Gæðastjórnun og ISO staðlar: Fréttir og pistlar

Hér er stórmerkilegur viðburður fyrir allt áhugafólk um ávinning af notkun stjórnkerfisstaðlanna ISO 9001, ISO 14001 og ISO 27001. 

Staður og stund: Í Þjóðarspeglinum 2024 í Háskóla Íslands, Lögbergi 101, hinn 1. nóvember nk. kl. 15:00 — 16:45.

Höfundar: Elín Huld Hartmannsdóttir MIS, gæða- og skjalastjóri hjá sýslumanninum á höfuðborgarsvæðinu og Jóhanna Gunnlaugsdóttir PhD, prófessor emerítus.

Nánari texta um erindið er að finna í heildardagskrá ráðstefnunnar, undir síðasta erindinu sem er nr. 46: https://virtual.oxfordabstracts.com/event/73508/session/134454

Vonandi hafa sem flestir tök á að hlýða á þær Elínu Huld og Jóhönnu á föstudaginn kemur.

Háskólinn á Bifröst býður örnám í gæðastjórnun. Þessi nýja og áhugaverða leið í háskólanámi er til 60 ECTS eininga og hentar bæði yfirstjórnendum og millistjórnendum sem þurfa starfa sinna vegna að sinna innleiðingu og rekstri gæðakerfa á vinnustað. Þá er örnámið kennt í fjarnámi og hentar einnig vel meðfram vinnu. Umsóknarfrestur er til 22. desember nk.

Félagsmenn í Stjórnvísi fá 15% kynningarafslátt

Til að virkja afsláttinn þarf að skrá STJÓRNVÍSI í athugasemdir í skráningarforminu. Nánari upplýsingar og skráning er á bifrost.is/ornam.

Í morgun hélt faghópur um gæðastjórnun og ISO fund í IÐAN fræðslusetur um rótargreiningar. Þeir sem reka stjórnunarkerfi þekkja að stjórnunarstaðlar gera kröfu um að frábrigði séu greind og orsakir þeirra ákvarðaðar. Málið er hins vegar, að það er okkur ekki eðlislægt að rótargreina og því er leiðin gjarnan að sleppa því ferli og fara bara beint í leiðréttingarhaminn þegar að frábrigði koma upp í kerfinu. Þetta getur valdið því að við sitjum uppi með galla í kerfinu sem geta valdið óþarfa sóun eða skaða í starfseminni.  Viðburðurinn var samansettur af tveimur 20 mínútna fyrirlestrum og 30 mínútna vinnustofu og í framhaldi fengu þátttakendur að spreyta sig við framkvæmd rótargreininga.

Í fyrirlestrunum var skoðuð annars vegar fræðilega hliðin á rótargreininigum, þar sem Birna Dís Eiðsdóttir, vottunarstjóri hjá Versa vottun, varpaði ljósi á hvers vegna við leitumst við að skoða málin of grunnt og hins vegar faglega hliðin þar sem Einar Bjarnason, kerfis- og gæðastjóri hjá LímtréVírnet, fór yfir eigin reynslu af gagnsemi vandaðra rótargreininga.

Í morgun fjallaði Aðalheiður Júlírós Óskarsdóttir, gæðastjóri Reykjanesbæjar um innleiðingu gæðastjórnunar en bæjarfélagið innleiddi þetta frá grunni á Covid tímum.  Fundurinn sem haldinn var hjá Origo var einstaklega vel sóttur. Fundurinn var tekinn upp og verður birtur á facebooksíðu Stjórnvísi.  Hérna má sjá myndir af fundinum: 

Aðalheiður Júlírós Óskarsdóttir lauk MLM gráðu í forystu og stjórnun með áherslu á mannauðsstjórnun frá Háskólanum á Bifröst. Aðalheiður hefur starfað hjá Reykjanesbæ frá árinu 2016 í ólíkum stöðum en tók við stöðu gæðastjóra í janúar 2020. Um var að ræða nýja stöðu hjá sveitarfélaginu sem hafði í för með sér ákveðnar áskoranir.

Rannsóknablaðamaðurinn Geoff White rýnir inn í COVID breytta framtíð? 

Staðlar og lög á borð við ISO og GDPR hafa hjálpað fyrirtækjum og stofnunum tryggja öryggi upplýsinga og gæða með eftirliti og stöðugum umbótum.

Það hefur einnig skapað ákveðnar áskoranir, svo sem að tryggja skjalafestingu og hlítingu krafna. COVID-19 faraldurinn hefur skerpt á þessu því ófyrirséðar breytingar í vinnuumhverfinu, með mikilli aukningu í heimavinnu, hefur bæði kallað á aukningu í skýjaþjónustu en líka breytingum á verklagi.

Hvert mun breyttur heimur leiða okkur?

Nýjar lausnir, ný hugsun og ný vinnubrögð hafa litið dagsins ljós úr óreiðu heimsfaraldursins og munu án efa fylgja okkur áfram þegar honum lýkur. Allt lítur út fyrir aukna notkun skýjaþjónusta, snjalltækja eða AGILE eða LEAN vinnubragða sem munu skapa ný álitaefni og umræðu í heimi gæðastjórnunar. Rannsóknablaðamaðurinn og rithöfundurinn Geoff White, sem hefur sérhæft sig í tæknibreytingum á tímum COVID-19, mun í vefvarpinu ræða helstu áskoranir þeirra sem vinna að gæðamálum og hvert við munum stefna í þeim efnum.

Dagsetning: 17. mars kl. 09:00 (vefvarp)

Nánari upplýsingar og skráning hér. 

Fundurinn var tekinn upp og er aðgengilegur á facebooksíðu Stjórnvísi. Ólafur Róbert Rafnsson, ráðgjafi og formaður tækninefndar hjá Staðlaráði Íslands um upplýsingaöryggi og persónuvernd fjallaði um helstu atriði sem hafa þarf í huga við innleiðingu á ISO staðlinum, að starfrækja stjórnunarkerfi um upplýsingaöryggi og almennt um staðla á þessu sviði.

Ásmundur Bjarnason, forstöðumaður upplýsingatækni hjá Landsneti sagði frá nýlegri vottun á ISO 27001 hjá fyrirtækinu og hvernig hefur tekist að bæta öryggismál og menningu á þessari vegferð.

Engilráð Ósk Einarsdóttir, verkefnastjóri gæðamála og samfélagsábyrgðar hjá Landsneti, fjallaði í morgun um hvernig stjórnunarkerfi Landsnets hefur þróast og orðið einfaldara með aukinni ferlavæðingu. Fundurinn var á vegum faghópa um gæðastjórnun og ISO staðla og stjórnun viðskiptaferla (BPM).

Farið var yfir ferðalagið sem felst í að gera ávallt betur í dag en í gær og hvernig umbótatækifæri finnast alls staðar, líka þegar verið er að keppa um Evrópumeistaratitilinn í Mýrarbolta.

María Hedman formaður faghóps um gæðastjórnun og ISO staðla bauð Stjórnvísifélaga velkomna á fundinn og kynnti félagið og faghópinn af sinni alkunnu snilld. 

Landsnet er þjónustufyrirtæki sem þrífst af umbótum og þar starfa 120  manns í dag. Gríðarleg áhersla er lögð á áhættustjórnun og „Allir heilir heim“ er þemað þeirra.  Stjórnstöðin hefur þróast mikið sem og nú er komið app.  Þau flytja rafmagn frá virkjunum til stórnotenda. Dreifiveitur sjá svo um að flytja rafmagn til heimilanna.  Landsvirkjun sér alltaf tækifæri til að gera betur og öllu er stjórnað út frá áhættu.

Engilráð er fædd og uppalin á Ísafirði og dýrkar vinnuna sína. Landsnet er með samþætt stjórnunarkerfi. Öll gæðaskjöl eru innan sama kerfisins. Þannig ná allir að vinna í takti og stöðugar umbætur eiga sér alltaf stað.  Þeirra leiðarljós er að hámarka ánægju viðskiptavina og hver einasti starfsmaður er gæðastjóri síns starfs. Þau eru með ISO 9001, ISO45000, ISO27001, IST85, Rösk og ISO14001.  BSI sér um allar vottanir Landsnets.  Margir aðilar koma að stjórnunarkerfinu og því getur þetta verið flókið. 

Engilráð sagði frá ótrúlega skemmtilegu ferðalagi ofurkvenna frá Ísafirði að Evrópumeistaratitli OK.  Þær greindu stöðugt hvar þær getu gert betur og tókst því að bæta sig stöðugt.

Varðandi BPM fór Engilráð yfir hvernig Landsnet ferlamiðaði kerfi sitt. BPM má rekja til Sig sigma aðferðafræðinnar. Markmiðið er að stuðla að umbótum innan fyrirtækja sem byggjast á gögnum, mælingum og greiningu. Viðskiptalíkanið lýsir hvernig fyrirtækið skapar verðmæti fyrir viðskiptavini og skipuleggur starfsemina svo þeir fái það sem þeir sækjast eftir. Af hverju BPM? 1. Greina hverjir eru meginferlar 2. Hvert er sambandið milli ferlanna sem unnið er að 3. Væntanleg ferli túlkuð eins og þau eru í gæðahandbók 4. Nánari greining á hvernig ná skal markmiðum.  BPM aðstoðar við að keyra ferlin rafrænt inn og er teikniferli eða ákveðið tungumál sem veitir myndræna framsetningu. Mjög auðskilið myndform.   

Gæðaskjölum hefur fækkað mikið sem og verklagsreglum á síðastliðnum þremur árum.

Glærur af fundinum eru aðgengilegar undir ítarefni.
Erla Einarsdóttir Marel formaður faghóps um BPM setti fundinn, kynnti stjórn faghópsins Stjórnvísi og Magnús.  Stjórn faghóps um BPM er stór stjórn sem heldur bæði smærri lokaða fundi einungis fyrir stjórn faghópsins sem og stærri opna fundi. Erla sagði að þar sem tíminn væri það mikilvægasta sem við ættum þá væri mikilvægt að faghópar héldu sameiginlega fundi. Að lokum kynnti Erla dagskrá faghópsins framundan og hvatti að lokum alla til að skrá sig í faghópinn og vera meðlimir í Stjórnvísi. 

Magnús Ívar Guðfinnsson sem var vottaður með svart belti í Lean Six Sigma fyrr á árinu, kynnti á morgunverðarfundi á vegum faghópa Stjórnvísi um lean, gæðastjórnun, verkefnastjórn og stjórnun viðsptaferla (BPM) hvaða námskeið og áfanga er hægt að sækja til að bæta við Lean Six Sigma (LSS) þekkingu á vefnum, ásamt því að fara í umgjörð um vottunina, vegferðina og sjálft verkefnið sem þarf að skila skv. ákveðnum skilyrðum fyrir svarta beltis vottun. Verkefnið sem Magnús Ívar vann úrbótaverkefni á alþjóðlegu teymi sem vinnur úr og metur ábyrgðarkröfum frá viðskiptavinum Marel víðs vegar um heiminn. Farið er yfir DMAIC nálgunina við úrlausn mála sem upp koma í starfseminni. Alþjóðlaga viðurkenndar LSS vottanir á gula, græna og svarta beltinu er afar áhrifarík leið til að ná bættum árangri í rekstri og innhalda og hafa breiða skírskoðun í Lean, Six Sigma, ISO gæðastjórnun, stjórnun viðskiptaferla (BPM) og breytingastjórnun.

Fundurinn var tekinn upp og má nálgast á facebooksíðu Stjórnvísi.
Faghópur um gæðastjórnun og ISO staðla hélt í morgun fund þar sem farið var yfir meðhöndlum ábendinga / frábrigði / atvik / úrbætur / umbætur og þau orð sem eru notuð.

Hvað er rétt og hvað er rangt? Mikill áhugi var fyrir fundinum sem var sóttur af yfir 60 manns. 
María Hedman formaður faghópsins setti fundinn og bauð alla velkomna. Einn mikilvægasti þátturinn hjá gæðastjórum er að meðhöndla ábendingar rétt því ef svo er ekki er orðspor fyrirtækisins í húfi.

María kynnti stjórn faghópsins og dagskrána framundan.  Í framhaldi fór Sveinn hjá Jensen ráðgjöf yfir mikilvægi hugtaka. Þeir stjórnunarstaðlar sem er búið að búa til eru samstilltir.  En nokkur hugtök eru samræmd alþjóðlega á milli staðlanna.   Kvörtun er gæðatengt hugtak. Atvik er atburður sem verður til vegna vinnu eða meðan á vinnu stendur og gæti valdið eða veldur áverka og vanheilsu.  Aðalatriðið er að skrá þau og þau koma fram í ISO 45001 og einnig í ISO 55000 sem er eignastjórnunarstaðall. Frábrigði kemur fram í ISO 9000, 27000, 45001, 55000, ISO /IEC 17025. Skilgreiningin er sú að krafa er ekki uppfyllt. Frávik (deviation) er ekki skilgreint hugtak en notað í texta. Mikilvægt er að vanda til verka hvernig orð eru notuð. Umbætur er athöfn til að bæta frammistöðu, stöðugar umbætur eru endurtekin athöfn til að bæta frammistöðu.  Úrbætur eru aðgerðir til að eyða orsök frábrigðis eða atviks og til að koma í veg fyrir endurtekningu. Orsakir frábrigða geta verið af ýmsum orsökum því er ekki til ein einföld skýring. 

Sveinn sagði að um leið og fólk fari að skilgreina hugtökin þá getur það búið til ferla og verklag.  Mikilvægt er að hafa sömu orð yfir sömu hugtökin. 

Sveinn talaði um ábendingu (indication) sem er sér íslenskt hugtak.  Hvorki skilgreint hugtak né notað í megintexta staðlanna.  Samskipti við viðskiptavini: að fá endurgjöf frá viðskiptavinum varðandi vörur og þjónustu þ.m.t. kvartanir viðskiptavina. Ábending er mikilvæg en það má ekki verða of upptekinn af kvörtunum.  Ábendingar eru ýmiss konar og orðið er ágætis safnorð.  Ábending, kvörtun og atvik eru á svipuðum slóðum.  Mikilvægt er að átta sig á hverju við viljum safna saman.  María hvatti Stjórnvísifélaga til að deila reynslu sinni og segja frá hvernig þetta væri á þeirra vinnustað.   Virkilega áhugaverðar umræður urðu meðal fundargesta í lok fundar. Að endingu sagði Sveinn að mikilvægt væri að hafa hlutina ekki of flókna fyrir starfsmenn. 

Í dag var haldið aðalfundi hjá faghóp Gæðastjórnun og ISO þar sem ný stjórn var kosið: 

Maria Hedman, Origo (formaður)

Arngrímur Blöndahl, Staðlaráð Íslands.

Rósa Guðmundsdóttir, Strætó

Elín Björg Ragnarsdóttir, Fiskistofa.

Rut Vilhjálmsdóttir, Strætó

Ingi Eggert Ásbjarnarson, Isavia

Birna Dís Eiðsdóttir, Versa Vottun

Bergþór Guðmundsson, Sorpa

Magnús Guðfinnsson, Marel

Jóna Björg Magnúsdóttir, Seðlabanki Íslands 

Við þökkum gömlu stjórnin kærlega fyrir gott samstarf síðasta árs og óskum sömuleiðis nýja stjórnin velkomin til starfa. 

Ítarefni má finna hér.

Í dag hittust Stjórnvísifélagar í ISAVIA og voru það faghópar um umhverfi og öryggi, gæðastjórnun og ISO staðla sem stóðu að vibðurðinum. Síðastliðna mánuði hefur tækni- og eignasvið Isavia á Keflavíkurflugvelli unnið að undirbúningi og innleiðingu vinnuöryggisstaðalsins ISO 45001. Jón Kolbeinn Guðjónsson, verkefnastjóri tækni- og eignasviðs Keflavíkurflugvallar og María Kjartansdóttir, verkefnastjóri staðla- og gæðadeildar Isavia fóru yfir undirbúning vinnunnar, vinnuna við gerð kerfisins, innihald staðalsins sem og helstu áskoranir og lausnir sem komið hafa upp..

ISAVIA er þjónustufyrirtæki í flugvallastarfsemi, stofnað 2010 og þar starfa í dag 1.500 manns, heildarveltan var 42 milljarðar 2018 og heildareignir 80 milljarðar.  Nýlega var kynnt nýtt skipurit fyrir samstæðu ISAVIA.  Fyrirtækið leggur mikla áherslu á samfélagsábyrgð í starfsemi sinni og vinnuverndin skipar stóran þátt.  Hagaðilar félagsins vilja leggja mikla áherslu á vinnuvernd.  Byggt er á þremur gildum, öryggi, samvinnu og þjónustu. Árið 2010 fóru rúmlega 2milljónir farþega um Keflavíkurflugvöll, 2020 voru þeir 7milljónir en 9 milljónir árið 2018. 

Verkefnið fór í gang í desember 2018 og markmiðið var að klára vottun í ágúst 2019.  Jón Kolbeinn sagði mjög mikilvægt að hafa skuldbindingu æðstu stjórnenda í verkefninu.  ISAVIA var með 9001 vottun og mikla reynslu af sambærilegu kerfi, einnig 14001 á einni einingu fyrirtækisins.  Skjölun kerfisins byggir á númeraröð Áttavitans, rekstrarhandbókar Isavia.  Númeraröðin 100 er t.d. svokölluð yfirskjöl og eru á ábyrgð æðstu stjórnenda.  Þegar farið var í þessa vinnu var mótuð vinnuvernd fyrir allt fyrirtækið.  Markmið voru sett með áherslu á að stuðla að menningu þar sem öryggi er í aðalhlutverki og starfsmenn leitist við að koma auga á, meta og stjórna áhættum í vinnuumhverfinu, að stuðla að góðri heisu, vellíðan starfsmanna og slysalausri starfsemi, fara lengra en lög og reglugerðir gera ráð fyrir, vinna að stöðugum umbótum í vinnuverndarmálum o.fl. 

Næstu skref voru að kanna hvaða áhrifaþættir í ytra og innra umhverfi og lög og reglugerðir geta haft áhrif á starfsemina.  Næst var farið í áhættumatið sem var stærsti og mikilvægasti hluti vinnunnar.  Ferillinn fyrir áhættumatið var teiknaður upp út frá ISO 31000 staðlinum.  Labbað var um svæðin og rætt við starfsmenn á vettvangi og í framhaldi gerð aðgerðaráætlun til að milda áhættu.  Fjöldi starfsmanna tók þátt í áhættumatinu og út frá því var verkefnum forgangsraðað eftir litum; gulur, rauður, grænn.  Í framhaldi var t.d. gefin út handbók um merkingar í flugstöðinni.  Áhættumatið varð grunnurinn að þjálfunaráætlun starfsmanna, vinnuverndarvitund 1, 2 og 3 (sértæk þjálfun fyrir verktaka).  Jón Kolbeinn sagði að hagkvæmast væri að að huga að öryggi og heilsu starfsmanna strax á hönnunarstigi fjárfestingaverkefna.  Mikilvægt er að hafa sameiginlega sýn, stefnu og markmið verktaka og ISAVIA.  Lokaúttekt fór fram í byrjun desember, þrettán athugasemdir bárust og ekkert frávik.  Athugasemdirnar voru allar minniháttar og snerust aðallega um að skerpa á ákveðnum ferlum innan kerfisins.  Vottun fékkst 23.12.2019.

Helstu áskoranirnar voru 1. Umfang vottunarinnar 2. Breytingar í umhverfinu (lykil skjöl á hæsta leveli hjálpar til við allar breytingar, skipurit, stjórnendum, ný svið), 3. Fá réttu aðilana að borðinu (mikilvægt að skoða hvaða fólk þarf að taka að borðinu, mikill tími sem fór til spillis vegna þess að hópurinn var of þröngur, stjórnskipulag verkefnisins var ekki nógu skýrt og það vantaði að virkja stýrihóp 4. Fá þátttöku hjá starfsfólki (viðhorf starfsfólks breyttist, mikil vinna á gólfinu sem voru mjög sýnileg, þátttaka frá lykil stjórnendum mikil.

Maj-Britt H. Briem vinnuréttarlögfræðingur á sviði mannauðs- og starfsumhverfis Reykjavíkurborgar tók á móti Stjórnvísifélögum í Borgartúni í morgun og fór yfir innleiðingarferli jafnlaunavottunar hjá borginni, helstu áskoranir og næstu verkefni í kjölfar vottunar. Það var faghópur um jafnlaunastjórnun sem stóð fyrir viðburðinum í samstarfi við Reykjavíkurborg, faghóp Stjórnvísi um gæðastjórnun og ISO staðla og mannauðsstjórnun.

Reykjavíkurborg hlaut jafnlaunavottun 20. desember 2019. Í tilkynningu kom meðal annars fram: "Með jafnlaunakerfinu er Reykjavíkurborg komin með öflugt verkfæri í hendurnar sem greiðir leiðina enn frekar að markmiðinu um að árið 2021 verði enginn óútskýrður kynbundinn launamunur til staðar hjá borginni."

Maj-Britt sagði Ísland hafa viljað vera í fararbroddi með innleiðingu jafnlaunavottunar og margir fylgjast með erlendis hvernig gengur.  Mikilvægt er að allir stjórnendur skilji af hverju við erum að innleiða staðalinn.  Þetta er hluti af lagalegum skuldbindingum sem Ísland hefur undirgengist bæði gegnum mannréttindasáttmála þar sem kveðið er á um „Equal pay for work of equal value“.  Skv.19.grein jafnréttislaga nr.10/2008 stendur: „Konum og körlum er starfa hjá sama atvinnurekanda skulu greidd jöfn laun og skulu njóta sömu kjara fyrir sömu eða jafnverðmæt störf“.   

Að jafnaði eru 9800 einstaklingar starfandi hjá Reykjavíkurborg og gerir borgin kjarasamninga við 28 stéttarfélög.  Maj-Britt sagði starfsmat ekki krónur og aurar og aðskilið jafnlaunakerfi.  Allir eru því á jafn góðum/slæmum launum.  Reykjavíkurborg notaði þá leið að nota Workplace og innri vefinn til að kynna stefnuna og reyna að senda pósta.  Mikil vinna fer í fræðslu hjá þeim sem koma að launaákvörðunum.  Þetta er mikil áskorun fyrir borgina því erfitt er að ná til allra starfsmanna.  Ekki lesa allir gögn né eru við tölvur. 

Aðgerðirnar sem á að fara í eru margar m.a.  1. Stjórnendastarfsmat 2. Greina yfirvinnugreiðslur 3. Greina fyrirkomulag fastlaunasamninga, tölur um kynbundinn launamun verði í mælaborði borgarbúa, jafnréttismeta kjarasamninga með hliðsjón af hugmyndafræði kynjaðrar fjárhags-og starfsáætlunar, viðhald jafnlaunakerfis, ábyrgðarmenn verklagsreglna, rýni æðstu stjórnenda, innri og ytri úttektir, kynningar og fræðsla. 

Að koma til Fiskistofu var eins og að koma heim til góðrar vinkonu sem bauð upp á kaffi, veitingar og  gott sæti í sófanum á skrifstofunni. Elín Ragnarsdóttir, byrjaði með því að segja frá áskorunum sem Fiskistofa stóð frammi fyrir þegar ákveðið var að höfuðstöðvarnar ættu að flytja norður. Hún sagði að þegar starfsfólk fékk að vita að þau hefðu tækifæri á að flytja með skrifstofunni eða hætta, hafi flest leitað á nýjar slóðir. Það hafði þær afleiðingar að stór hluti kunnáttu og þekkingar Fiskistofu labbaði út þegar starfsfólkið hætti. 

Kunnáttan var farin úr húsi og eftir var gamalt og úrelt gæðakerfi, þá stóð ekkert annað til boða en að byggja gæðastjórnunarstarfið upp á nýtt. Þau ákváðu að taka upp CCQ gæðakerfið frá Origo og hefur það sannarlega lukkast vel. Viðmót Elínar til þessa verkefnis var til fyrirmyndar og hefur henni tekist glæsilega til. Elín skoðaði skipulag Fiskistofu og hafði skiptingu niður á svið sem útgangspunktinn á uppbyggingu stjórnkerfisins og byggði efnisyfirlitið eftir sviðum þar sem verkefni geta flætt þvert yfir starfsemina. 

Til að ná tökum á heildarmyndinni teiknaði Elín upp starfsemina í einn stórar köngulóarvef sem hún notaði sem beinagrind fyrir gæðahandbókina. Hún sagði að þessi aðferð hafi veitt sér góða yfirsýn yfir uppbyggingu gæðahandbókar og mælir með því að byrja undirbúning svona. 

Því næst sagði Elín okkur frá lesborðinu í CCQ og sýndi okkur yfirlitið sem hún hefur þar, t.d. yfir þau verkefni sem bíða hennar, sem innihalda meðal annars „skjöl sem bíða útgáfu“. 

Þegar gæðahandbókin var komin vel af stað fór Fiskistofa að undirbúa sig fyrir jafnlaunavottun og hlaut vottun án athugasemda fyrir tæplega ári síðan. „Mér finnst sjónarhornið „tilvísun í staðla“ sem CCQ býður upp á sérstaklega gott, því ég get ekki munað hvað t.d. kafli 4.3.2 er og þegar endurskoðandi eða úttektaraðili spyr sérstaklega eftir skjalfestingu á þeim kafla þarf ég ekki að hugsa meira enn að finna sjónarhornið og láta viðkomandi fletta sig í gegnum það.“ 

Elín ítrekaði mikilvægi þess að varðveita kunnáttu starfsfólks og sagði að þegar nýr starfsmaður byrjar eigi hann að geta hafið starfið sitt einungis með því að lesa sig í gegnum tilheyrandi gæðaskjöl. Þá var spurt í salnum hvort hún hefði yfirsýn yfir lestur og þátttöku starfsfólks. „Já“, svaraði Elín, „CCQ býður upp á staðfestingu lesturs og ég er með lista yfir þau sem þurfa að gera það. Einnig er innbyggður vaktari í kerfinu sem minnir reglulega á. Til dæmis fyrir skjöl sem tilheyra starfsmannahandbókinni, fær starfsfólk yfirleitt viku til að kynna sér upplýsingarnar og staðfesta lestur, en fyrir mikilvægar upplýsingar sem tengjast lögum og reglugerðum er yfirleitt ekki veittur meira en tveggja daga frestur til að staðfesta lestur.“ 

Í dag eru 309 skjöl útgefin í gæðahandbókinni og 90 sem bíða samþykktar. 

Að lok fundarins skapaðist mikil umræða á milli þátttakenda.

Stjórnvísir þakkar Fiskistofu fyrir góða móttöku og veitingar.

Harpa Þrastardóttir, umhverfis-, öryggis- og gæðastjóri hjá Hlaðbæ Colas, segir að rekstur á gæðakerfinu þeirra sé gjörbreyttur eftir að þau tóku upp rafrænt kerfi, en þau nota CCQ frá Origo. „Áður vorum við með allt í möppum á drifum og erfitt að hafa yfirlit. Við erum oft með um 20 ytri úttektir á ári og þá getur verið alger martröð að hafa yfirlit yfir fjölda skráðra frávika. Ég hafði ekki hugmynd um hversu mörg frávik voru í gangi hjá okkur. Í dag hef ég yfirsýn yfir allt og mjög góða stjórn.“

Hlaðbær Colas er að reka nokkur stjórnkerfi eins og ISO9001, ISO14001 og OHSAS/18001. 

„Að taka nýtt rafrænt kerfi í notkun hefur gengið mjög vel og er flest starfsfólk á plani að fá sín gögn beint í símann sem auðveldar þeim að nálgast þær upplýsingar sem þau þurfa á að halda.“

Harpa segir að það sé einnig mikill ágóði að hafa yfirsýn yfir hvaða starfsfólk er búið að lesa nýútgefin skjöl, því kerfið býður upp á virkni um að staðfesta lestur. Harpa er með lista yfir starfsfólk sem þarf að staðfesta lestur og getur einnig séð hvenær einstaklingar kvitta fyrir lestur.

Hlaðbær-Colas hefur mikinn metnað í umhverfismálum og má nefna að þau leggja mikla áherslu á endurvinnslu malbiks.

Fyrirtækið hefur stækkað hratt á árunum 2016-2019 og gera eigendur þeirra, sem staðsettir eru í Danmörku og Frakklandi, ýmsar kröfur á stjórnkerfið. 

Þau leggja mikið upp úr árangri í gæðamálum og hafa gert það m.a. með viðhorfskönnunum með eftirfarandi niðurstöðum:

 Íslandsmet í meðmælum

• Sprengdu skalann hjá Gallup
• Fengu 63, á meðan hæsta gildið var 49,5
• Voru með 44,6 árið 2017
• 95% ánægð með þjónustu
• 69% töldu hana betri en annars staðar – enginn taldi þjónustuna verri en annarsstaðar
• 94% ánægð með framleiðsluvörur
• 35% töldu þær betri en annars staðar
• 93% ánægð með gæði vinnubragða
• 95% telja þjónustuna áreiðanlega

Eftir þessa vinnu og úrbætur hafa færri haft ástæðu til að kvarta. 

Þau eru í átaki með vinnuumhverfi með þemað "Pabbi og mamma vinna hér". Þetta er þema sem ákveðið var að nota um alla Evrópu, líka á Íslandi, en þar var einungis notað "Pabba vinnur hér". Hlaðbær-Colas hefur tekið skrefið enn lengra og notar að sjálfsögðu bæði mömmu og pabba, sem svo hefur smitast til hinna Evrópulandanna.  

Að loknum fyrirlestri sköpuðust miklar og góðar umræður um virkni og árangur í rekstri gæðakerfa hjá Hlaðbæ-Colas.  

Stjórnvísi þakkar Hörpu fyrir einstaklega fróðlegan og vel undirbúinn fyrirlestur. Viðburðinn var í húsnæði Origo og Stjórnvísir þakkar Origo einnig fyrir góðar móttökur, kaffi og meðlæti.  

Ítarefni má finna hér: 

Faghópur um ISO og gæðastjórnun bauð Stjórnvísifélögum í heimsókn í dag til að kynna „samhengi skipulagsheilda“ í nokkrum stöðlum þ.e. ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 og ISO 27001.  Það var Bergþór Guðmundsson, sérfræðingur í gæðastjórnun hjá SORPU sem var fyrirlesari dagsins en hann kynnti sig á einstaklega skemmtilegan hátt sem sonur, eignmaður, faðir, tengdafaðir, afi, vinnufélagi, unnandi tómstunda o.fl.  Bergþór sagði frá því að Sorpa hefur verið með ISO 9001 vottun frá 2011, ISO 14001 umhverfisvottun frá 2014, ÍST 85 jafnlauanvottun frá 2014, Svansvottun á metangasi sem eldsneyti frá 2016, ISO 27001 úttekt á upplýsingaöryggi SORPU fór fram í sept. 2019, mælt er með vottun og eru næstu skref ISO 45001.  Bergþór útskýrði hvað átt er við með „samhengi skipulagsheilda“.  Hann sýndi týpískt gæðakerfi: Kröfur viðskiptavina eru mældar t.d. með ánægju viðskiptavina á vörum og þjónustu.  Í kafla 4 er fjallað um samhengi, kafla 5 forystu, kafla 6 skipulagningu, 7.stuðning, 8 rekstur 9. Mat á frammistöðu 10. Umbætur.  Úrbætur er eitthvað sem lagað er en umbætur eru til að passa að eitthvað komi ekki fyrir aftur.  Plan – do- check- act er á öllum liðum.   

Í kafla 4.1. í stöðlunum segir: „Að skilja skipulagsheildina og samhengi hennar“. Ytri og innri málefni eru greind með PESTEL greiningu á starfsumhverfi fyrirtækisins. Áhrifaþættir hvers skilgreinds málefnis á stjórnkerfi SORPU eru tilgreindir (gæðamál, umhverfismál, öryggis-og heilbrigðismál, upplýsingaöryggismál, jafnlaunamál), áhrifin áhættumetin og þörf á stýringu metin fyrir hvert atriði. 

Bergþór sýndi excel-skjal þar sem einstakir þættir eru teknir fyrir með tilliti til áhrifaþátta þeirra í hverjum staðli er fyrir sig.  Allt mat er huglægt.  Skjalið tekur á innri og ytri málefnum.  Dæmi um innri málefni er t.d. þjálfun og hæfni starfsmanna ISO9001 (mikilvægt til að gæði þjónustu sé ásættanleg) ISO 14001 (mikilvæg til að meðhöndlum umhverfisþátta sé ásættanleg ISO 27001 (hæfni starfsfólks til að umgangast tölvubúunað og hugbúnað er mikilvæg til að gæta upplýsingaöryggis).    

Í kafla 4.2. í stöðlunum segir „Að skilja þarfir og væntingar hagsmunaaðila“.  Bergþór sýndi excel-skjal þar sem hagsmunaaðilar eru listaðir upp: Þeir sem hafa áhrif á getu fyrirtækisins til að láta að staðaldri í té vörur og þjónustu sem mæta kröfum ivðskiptavina og þeir sem hafa áhrif á fyrirtækið vegna viðeigandi laga og stjórnvaldsreglna.  Greining hagsmunaaðila: þarfir og væntingar, áhugi (mikill, meðal, lítill), áhrifamáttur (mikill, meðal, lítill), tækifæri /vöktun hagsmunaaðila, samskiptaáætlun. 

Í hagsmunaaðila-greiningunni var notuð SVÓT greining áhrifamáttur mikill/lítill á öðrum ásnum og áhugi lítill/mikill á hinum.   Dæmi um aðila með mikinn áhirfamátt og mikinn áhuga eru t.d. eigendur Sorpu, stjórn, stjórnendur, heilbrigðiseftirlitið, vinnueftirlitið, Gámaþjónustan, Endurvinnslan o.fl. Mikilvægt er að kasta fram öllum mögulegum hagsmunaaðilum og skoða hvernig þeir eru metnir.  Í kafla 4.3. segir að ákvarða eigi umfang stjórnkerfa.  Umfangið er það sama í 9001 og 14001. 

Origo tók á móti gestum þar sem fjallað var um ferli jafnlaunavottunar frá A-Ö.

Anna Beta Gísladóttir eigandi Ráðar og stjórnarmeðlimur faghóps um jafnlaunastjórnun sérhæfir sig í ráðgjöf í tenglsum við jafnlaunastaðal. Hún fjallaði á viðburðinum um snertifleti jafnlaunastjórnunar og ISO stjónunarkerfa ásamt því að veita yfirlit
yfir helstu verkefni við innleiðingu Jafnlaunastaðals.

Kristín Björnsdóttir sérfræðingur hjá Origo veitti yfirsýn yfir reynslu Origo af innri úttektum með CCQ og hvernig beita má kerfinu við framkvæmd og skipulag úttekta.

Gná Guðjónsdóttir vottunarstjóri hjá Versa vottun fjallaði um hvernig hægt er að lágmarka óæskilega ákvarðanatöku vegna ofnotkunar á einföldunarreglum og huglægra skekkja með vottuðum stjórnunarkerfum.

Fundinum var streymt af Facebook síðu Stjórnvísi og er aðgengilegur þar. Ítarefni fundarins má finna hér.

Þökkum fundargestum fyrir komuna og fyrirlesurum fyrir áhugaverð erindi.

Í morgun hélt faghópur um ISO og gæðastjórnun morgunverðarfund hjá Staðlaráði. Fyrirlesarinn Sveinn V. Ólafsson  fjallaði um ISO55000 og 55001 sem nýlega hefur verið þýddur yfir á íslensku. Þetta er ISO staðall um Eignastjórnun. 

Margt felst í eignastjórnun og mikið hefur verið rætt hvort staðallinn eigi  að heita verðmætastjórnun frekar en eignastjórnun en fyrirtæki leggja töluverð fé í fjárfestingu í búnaði, eignir og íhluti. Þá er mikilvægt að hafa stjórnkerfi í lagi þar sem það þarf að skipuleggja viðhald og skrá bilanir. 

Að lokum gafst tækifæri í spjall og umræður. 

Þetta var síðasti viðburðinn fyrir þessara önn og formaður hvatti hlustendum að hafa samband ef þeir vilja bjóða Stjórnvísi í heimsókn því við lærum af hvort öðru og þetta er góð leið til að veita innblástur til aðra þegar gott gæðastjórnunarstarf er að ræða.  

Strætó tók á móti okkur í ISO-Gæðastjórnun í morgun. Rut Vilhjálmsdóttir, sérfræðingur á Mannauðs- og gæðasviði sagði frá hvernig þróun fræðslu og umbótastarfs er hjá fyrirtækinu. Hún sagði frá nýju fræðslukerfi sem nýlega hefur verið innleitt og hversu vel það gengur fyrir starfsmenn að taka þátt í mikilvægri fræðslu sem tengist kröfu um vottun en fyrirtækið er vottað skv. ISO14001 og ISO 18.000. Starfsmenn, sem koma frá mjög mörgum þjóðlöndum, eru hvattir að sækja námskeið í íslensku en boðið er upp á öryggisnámskeið, fróðleiksnámskeið í „jakkafata-jóga“ og happy hipps.

Til að gera vinnuna enn meira fróðlega og skemmtilega hafa verið stofnuð „vöfflukaffi-teymi“ en þá eru hópar að hittast á kaffihúsi og fá sér einmitt vöfflur. Afleiðingarnar sem þessi fræðsla og námskeið hafa veitt er töluverð fækkun í fjarvistum.

Þar gafst einnig gott tækifæri að spyrja spurning og fræðast um starfsemi Strætó.

Stjórnvísi þakkar Strætó fyrir gott boð og fróðlegan fyrirlestur.   

Boðið var upp á lýsi og kaffi í morgun hjá Lýsi en þar fóru sérfræðingar yfir gæðastjórnunarstarf hjá fyrirtækinu. Lýsi var stofnað 1938 og eru starfsmenn í dag 136, veltan 7,9milljarðar, innlend sala 6% og útflutningur 94%. Lýsi er með alls kyns vottanir eins og GMP/API, MSC, GMP, FSSC 22000, HALAL og FOS.  Lýsi var fyrsta fyrirtæki á Íslandi sem fékk 9001 vottun en þeir hættu því í fyrra.  Ástæðan er sú að ISO 22000 og GMP eru fullnægjandi.  Kynnt var ferlið frá pappír yfir í rafrænt form.   Áður fyrr var alltaf verið að bregðast við og því mikilvægt að koma strúktúr á kerfið þ.e. hvernig gæðakerfið yrði byggt upp.  Öll starfsemin var brotin niður í verkferla og viðráðanlegar stærðir; stefnuskjöl, verklagsreglur, vinnulýsingar leiðbeiningar og eyðublöð og önnur skráningagögn.  Það tók innan við ár að koma öllu úr pappír yfir á rafrænt form.  Allt í allt eru skjölin næstum 1000.  Meðalstarfsaldur hjá Lýsi er 8 ár og 14% starfsmanna hefur starfað í 15 ár eða lengur.  Hjá Lýsi mega starfsmenn starfa eins lengi og þeir hafa getu til og vilja.  Þegar nýr starfsmaður hefur störf er hann settur í þjálfun og þau námskeið sem staðlarnir krefjast.  Námsefni og annað rafrænt fræðsluefni er aðgengilegt öllum.  Alltaf eru kröfur um þjálfun að verða meiri og meiri og staðlarnir með ítarlegar kröfur um þjálfun sem eru ekki að ástæðulausu.  Því betur þjálfað starfsfólk því öflugra verður fyrirtækið.  Lýsi notar Hæfnistjóra FOCAL.  Þegar tekið er á móti nýjum starfsmanni t.d. í verksmiðju þá á sér stað skilgreind þjálfunarleið; grunnþjálfun starfsmanna framleiðsludeildar,  grunnþjálfun starfsmanna vinnslu, verklega þjálfun vinnsla 1, verkleg þjálfun vinnsla 2, starfsmannahandbók og grunnþjálfun starfsmanna Lýsis ehf. Inni í kerfinu er kennari sem staðfestir þjálfun.  Sendir eru tölvupóstar á 5 daga fresti sem áminning um hvað þú þarft að læra næst.  Stjórnendur fylgjast með þjálfuninni í sjónarhorni Hæfnistjórans.  Á mánaðarlegum fundum gæðaráðs er farið yfir þjálfun starfsmanna og passað upp á að allir séu að sinna sinni þjálfun.  Kerfið ýtir starfsmönnum áfram en ekki yfirmenn nema nauðsyn beri til. 

Í morgun buðu Geislavarnir ríkisins í heimsókn og sagði Elísabet Dolinda Ólafsdóttir gæðastjóri stofnunarinnar frá þeirra reynslu af þróun gæðastjórnunar en stofnunin hefur verið með ISO 9001 vottun í 10 ár. Gæðakerfi Geislavarna ríkisins er byggt upp samkvæmt kröfum ISO 9001 og tekur til allrar starfsemi stofnunarinnar. Gæðakerfinu er lýst í virkri og útgáfustýrðri rafrænni handbók sem er aðgengileg öllum starfsmönnum. Gæðakerfið byggir meðal annars á virku ábendingakerfi sem tekur á öllum innri og ytri ábendingum sem varða starfsemi Geislavarna. Kerfið er vottað af bresku staðlastofnuninni (British Standard Institute, BSI). Kerfið var fyrst vottað í október árið 2008.

Elísabet Dolinda byrjaði á að segja frá þeirri víðtæku starfsemi sem á sér stað hjá Geislavörnum ríkisins.  Mikið er mælt af farsímasendum og spennustöðvum.  Hlutverk Geislavarna er að eiga mæla sem eru kvarðaðir og réttir, enginn mælir hefur farið yfir viðmiðunarmörk.  Leysir og leysi bendlar eru ekki leikföng og núna er verið að skoða húðflúr-og snyrtistofur.  Þessi tæki geta verið hættuleg ef ekki er rétt með þau farið. Fyrsta vottun Geislavarna kom  2008 og ávinningurinn er gríðarlegur.  Handbókin varð að vera ákaflega einföld.  Ferlum er skipt eftir köflum, stundum eru leiðbeiningar, stefnuskjöl og sérhæfð skjöl.  Fyrir sumt að því sem verið er að gera þarf sérhæfð störf og þá sést hvaða starfsmenn er hæfir og í hvað.  Nýtt er í handbókinni að sjá sérhæfð störf.  Mælingarnar sjást mjög skýrt og mælingar sjást grafískt.  Ódýrt, einfalt og í samræmi við óskir starfsmanna. Geislavarnir hentu öllum verklagsreglum því enginn var að nýta sér þær.  Skjalið er á Excel og vistað sem vefyfirlit, vinnuskjöl eru í Excel og allt sem er virkt er í pdf.  

En hvernig er að vinna fyrir og eftir vottun.  Aðalbreytingin er í ráðningu starfsmanna.  Þjálfun nýrra starfsmanna er öll önnur því allar lýsingar eru til og komast hraðar inn.  Núna er einungis 12 kaflar, í hverjum kafla eru skilgreindar skrár og mappa sem heitir „gamalt“.  Nýir starfsmenn koma með góðar ábendingar um hvernig á að merkja skrár og mappa.  Öll verkefni eru möppuð upp og hver og einn starfsmaður raðar sér eftir hlutverki á verkefni.  Starfslýsingin er útprent á verkefni.  Þurfa að vera starfslýsingar til að fá vottun? Nei, þær eru ekki nauðsynlegar gagnvart vottunaraðilum.  Eitt það ánægjulegasta sem hefur gerst er að starfsánægja er sífellt að aukast.  Í dag styðst stjórnun Geislavarna  við þjónandi forystu í sínu verklagi. Þróunin er sú að nú er verið að horfa meira á væntingar viðskiptavina, staðallinn þvingar mann inn í það. 

Áskorunin í dag er að hafa heildarstefnu Geislavarna ríkisins og síðan koma áherslur í hinum ýmsu málum s.s. Persónuverndarstefna – Jafnréttisstefna – upplýsingastefna – umhverfisstefna -.  Þegar farið var í 2015 vottunina þá þurfti að fara í óvissugreiningu – áhættumat.  Þau notuðu www.oxebridge.com/emma/ sem er ótrúlegur vefur fyrir 9001 með alls kyns tólum sem frábært er að nýta.  Á vefnum eru leiðbeiningar hvernig þú innleiðir ISO 9001 á 40 dögum.  Þarna er hægt að sækja fullt af skjölum.  Vottunaraðilar fara út um allt, sjá kerfin og þú bætir þig í hverri einustu vottun.  Athugasemdirnar frá vottunaraðilunum skipta miklu máli.  Tilvísun í ISO 9001

Í morgun buðu sérfræðingar hjá Þjóðskjalasafni Stjórnvísifélögum í heimsókn og fóru yfir reglur um skjalavörslu og rafræn skil. Frábær mæting var á fundinn. Formaður faghóps um gæðastjórnun og ISO staðla setti fundinn og kynnti spennandi dagskrá sem er framundan hjá faghópnum.  Farið var yfir hverjir það eru sem eru afhendingarskyldir aðilar og skyldur þeirra. Afhendingarskyldir aðilar eiga að afhenda pappírsskjöl þegar þau eru orðin 30 ára og rafræn gögn ekki eldri en 5 ára.  Skjal eru hvers konar gögn, jafnt rituð sem í öðru formi er hafa að geyma upplýsingar.  Í lokin var tími fyrir spurningar og umræður. Glærur voru einstaklega fræðandi og verða aðgengilegar inn á viðburðinum.

Það voru þeir Jakob Guðbjartsson gæða- og öryggisstjóri Sýnar og Bæring Logason verkefnastjóri gæða- og öryggisdeildar Sýnar sem kynntu aðferð félagsins við að stýra áhættum og þá möguleika sem þeir hafa nýtt sér undanfarin ár á fundi gæðastjórnunar og ISO. Í tengslum við gæðakerfi sitt hefur Sýn hf (áður Vodafone) notað skemmtilega aðferðafræði við áhættumat undanfarin ár. Aðferðarfræðin nefnist BowTie og er afar myndræn og aðgengileg. Í BowTie er sett fram skýringarmynd sem ákveðin áhætta er kortlögð. Myndin er í laginu eins og slaufa sem skýrir nafngiftina. Í ferlinu er safnað upplýsingum um hættur,  ógnir, afleiðingar og þær stýringar sem koma til áhættuminnkunar. Aðferðin veitir einfalda og sjónræna heildarmynd af sviðsmyndum og þeim ógnum og afleiðingum sem henni tengjast. Einnig skýrði Alex de Ruijter, hollenskur sérfræðingur í aðferðarfræðinni aðferðarfræðina, uppruna hennar og notkunarmöguleika.

Origo tók á móti gestum til að fjalla um snertifleti gæðastjórnunar og janflaunastjórnunar. Erindin fjölluðu um uppbyggingu gæðahandbóka og gæði í jafnréttismálum.

Gyða Björg Sigurðardóttir formaður faghóps um jafnlaunastjórnun og eigandi Ráðar, sérhæfir sig í ráðgjöf í tenglsum við jafnlaunastaðal og fjallaði á viðburðinum um hvað eru gæði í launaákvörðunum. 

Kristín Björnsdóttir viðskiptastjóri hjá Origo ræddi um uppbyggingu handbóka og hvernig á að virkja starfsmenn í gæðamálum og lagði áherslu á mikilvægi þess að skilja markhóp fyrir gæðaskjöl svo hægt sé að tryggja að upplýsingar skili sér til réttra aðila. 

Maria Hedman formaður faghóps um gæðastjórnun og vörueigandi CCQ hjá Origo sýndi hvernig hægt að er að nýta tækni til að auðvelda aðgengi að mikilvægum skjölum og nota myndræna birtingu til að koma upplýsingum til skila á skilvirkan hjátt. 

Góðar umræður sköpuðust í kjölfar erinda um áskoranir og tækifæri í tengslum við jafnlaunavottunina. 

Glærur má finna undir ítarefni viðburðarins og Origo skólinn bíður einnig upp á meiri fræðslu í tengslum við CCQ fyrir þá sem hafa áhuga. 

Sjóvá bauð Stjórnvísifélögum heim í morgun á áhugaverðan fund sem var haldinn í samstarfi faghóps um gæðastjórnun og ISO staðla hjá Stjórnvísi og Félags um innri endurskoðun.  Framsögumenn voru þau Guðmundur Bergþórsson, innri endurskoðandi og Ingigerður Guðmundsdóttir, gæðastjóri hjá Sjóvá.

Guðmundur kynnti örstutt Félag um innri endurskoðun en það er fagfélag endurskoðenda og eru í því 100 félagar.  Þar eru faghópar um fjármál og upplýsingaöryggi og er félagið aðili að alþjóðlegu félagi innri endurskoðenda. Fagið varð til 1946 í Bandaríkjunum og hefur breiðst út um heiminn.  Guðmundur situr í alþjóðlegri fræðslunefnd sem tengir félagið saman.  Fagið er ekki vísindagrein en er byggt upp á ákveðnu greinum.  Starfið snýr að öllum þáttum í fyrirtækjum.  Meginmarkmið innri endurskoðenda er aukin skilvirkni og hagkvæmni.   

Kostnaður er ekki einungis útlagður kostnaður heldur einnig umhverfisþættir o.fl.  En hvert er hlutverk innri endurskoðenda í fyrirtækjum.  Innri endurskoðun fer fram í margvíslegu lagaumhverfi og menningarheimum, hjá fyrirtæjum sem hafa mismunandi tilgang og eru breytileg að stærð, uppbyggingu og flækjustigi og hún er unnin af einstaklingum innan eða utan fyrirtækis.  Staðfestingarvinna felur í sér hlutlægt mat innri endurskoðandans á gögnum til þess að gefa álit eða niðurstöður um rekstrareiningu, rekstur, starfsemi, ferli kerfi eða aðra efnisþætti.  Almennt koma þrír aðilar að staðfestingarvinnu: 1. einstaklingurinn eða hópurinn sem tengist með beinum hætti rekstrareiningunni, rekstrinum, starfseminni, ferlinu, kerfinu eða öðrum efnisatriðum – ferlaeigandinn 2. Einstaklingurinn eða hópurinn sem vinnur matið – innri endurskoðandinn og 3. Einstaklingurinn eða hópurinn sem nýtir sér matið notandinn.  Endurskoðunarferillinn er samvinna og samtal við hagsmunaaðila.  Mikilvægt er að fá alla með og að allir skilji.  Einnig að allir megi segja hlutina eins og þeir eru.    

Ingigerður Guðmundsdóttir gæðastjóri Sjóvá fór yfir stjórnkerfi félagsins sem er virkt stjórnkerfi.  Vinnubrögð hjá Sjóvá eru bæði öguð og samræmd. Sjóvá er með vottun skv. ISO27001 um upplýsingaöryggi frá árinu 2013 og jafnlaunavottun frá árinu 2014.  Reglulegt eftirlit er með afkomu og þjónustu einstakra sviða, innri úttektir eru framkvæmdar reglulega, innra eftirlit er innbyggt í verkferlana og verkskipting og ábyrgð er skýr. 

Sjóvá heldur skrá yfir kvartanir, ábendingar, hrós og frávik.  Í framhaldi er greint, metið og fundnar leiðir til að stýra áhættum ef mögulegt er.  Sífellt er verið að horfa á hvar megi bæta ferla.  Þegar koma áhættur eru búnar til úrbætur.  Í dag eru 20 innri úttektaraðilar hjá Sjóvá sem finnst verkefnið áhugavert og kynnast í leið störfum annarra.  Úttektir eru 2svar á ári og við það eykst áhuginn á gæðakerfinu sjálfu.  Innri endurskoðandi er ráðinn af stjórn og hefur endurskoðunarnefnd eftirlit með störfum hans.  Endurskoðunaráætlun er samþykkt af nefndinni.  Innri úttektaráætlun byggir á áætlun endurskoðanda og eru niðurstöður kynntar.  Innri endurskoðandi hefur óskertan aðgang að gögnum og starfsfólki félagsins. 

Forstjóri tryggir að innra og ytra eftirlit fái forgang og framkvæmdastjórar bregðast hratt við ábendingum.  Endurskoðunarnefnd fær stöðuyfirlit að minnsta kosti tvisvar á ári.  Áhættu-og öryggisnefnd fjallar um álitamál og stöðu innra eftirlitskerfis. 

Gott samstarf innri endurskoðanda og gæðastjóra bætir yfirsýn, eykur skilning allra aðila, umbætur verða hraðari, meiri skilvirkni og minni líkur að margir séu að vinna sama verkefnið, stærri hluti stjórnkerfisins er tekinn út á hverju tímabili, þetta sparar tíma og peninga, styttir boðleiðir og gríðarleg þjálfun og fræðsla á sér stað milli aðila. 

Faghópar um gæðastjórnun, kostnaðarstjórnun og ISO staðla héldu í morgun fund í Staðlaráði þar sem farið var yfir ISO 55000 staðlaröðina, grundvallaratriði hennar, stefnu, strategíu og markmiðasetningu sem og samstillingu við aðra staðla fyrir stjórnunarkerfi. Farið var yfir hvað einkennir þessa staðla og hver er ávinningur af eignastjórnun sem uppfyllir ISO 55000. Einnig var farið yfir þá fjölbreyttu starfsemi sem mögulega þarf að skoða við gerð eignastjórnunarkerfis.

Framsögumaður var Sveinn V. Ólafsson, ráðgjafi hjá Jensen Ráðgjöf.  Sveinn er verkfræðingur að mennt og hefur lengst af starfað hjá Staðlaráði Íslands og Flugmálastjórn Íslands/Samgöngustofu í margvíslegum verkefnum tengdum stjórnunarkerfum, fræðslu, úttektum og flugöryggi. Sveinn hefur kennt fjölda námskeiða hjá Staðlaráði Íslands og innan Flugmálastjórnar Íslands/Samgöngustofu.

Fundurinn hófst með því að Arngrímur kynnti Staðlaráð og starfsemi þess og í framhaldi kynntu aðilar sig á fundinum.  Arngrímur hóf fyrirlesturinn á að fara yfir ISO 55000 staðlaröðina en hún er ISO 55000:2014 55001:2014 og ISO 55002:2014.  Kröfustaðlarnir enda alltaf á tölunni einn. Markhópur þessara staðla eru þeir sem íhuga hvernig megi bæta raungerð virðis fyrir skipulagsheild sína úr eignastofni sínum, þeir se koma að stofnun, innleiðingu, viðhaldi og umbótum á eignastjórnunarkerfi.  Þýðingarvinna er hafin innan Staðlaráðs og í henni eru sjö manns. Allt snýst í staðlinum um EIGN.  PDCA (plan do check act) eiga staðlarnir sameiginlegt; 27001, 14001, 22301 og ISO9001.  Hver kafli í öllum þessum stöðlum hefur sama efnisyfirlit.

Það sem einkennir ISO 55000 eru fjögur atriði:  Virði: eignir eru til í því skyni að skila virði til skipulagheildarinnar og hagsmunaaðila hennar.  Samstilling: með eignastjórnun eru heildarmarkmiðin sett fram í formi tæknilegra og fjárhagslegra ákvarðana, skipulags og athafna. Forysta:  Forysta og vinnustaðamenning eru ákvarðandi þættir í raungerð virðis.  Trygging: Eignastjórnun veitir tryggingu um að eignir muni þjóna þeim tilgangi sem krafa er gerð um.  Skilgreining á eign: atriði, hlutur eða aðili sem hefur mögulegt eða raunverulegt virði fyrir skipulagsheild.  Stefna skipulagsheildar (fyrirtækið): markmið og skipulag fyrir skipulagsheildina: SAMP (strategic asset management plan) markmið eignastjórnunar og skipulag fyrir eignastjórnun. Þetta fjallar um strategíuna/leikjafræðina og skipulagið.  Áætlun er yfirleitt með tímasetningu i sér en strategia ekki. 

Ávinningur af eignastjórnun:  1. Bætt fjárhagsleg frammistaða 2. Upplýstar ákvarðanir um fjárfestingar í eignum 3. Stjórnun áhættu 4. Bætt þjónusta og frálag 5. Samfélagsleg ábyrgð sýnileg 6. Reglufylgni sýnileg 7. Bætt orðspor 8. Bætt sjálfbærni skipulagsheildar 9. Bætt hagkvæmni og markvirkni. 

En hvað situr eftir þegar unnið er með þennan staðal:  1. Líftímakostnaður 2. Stefna, strategía, markmið og skipulag 3. Traustleiki, áreiðanleiki og viðhald.  

Fræðslufundur Stjórnvísi og Festu um ábyrgar fjárfestingar var haldinn í morgun í KPMG.   Það voru faghópar um fjármál fyrirtækja, gæðastjórnun og ISO staðla, góða stjórnarhætti og samfélagsábyrgð sem stóðu að fundinum.  Fundarstjóri var Viktoría Valdimarsdóttir, CEO Business Group Luxemborg s.ár.l. og stjórnarformaður Ábyrgra lausna ehf. Yfirskrift fundarins var: „ Er innleiðing nýrra laga um ófjárhagslega upplýsingaskyldu og fjárfestingarstarfsemi sjóða tækifæri til nýsköpunar og aukinna sóknarfæra?

Ketill Berg Magnússon, framkvæmdastjóri Festu - miðstöðvar um samfélagsábyrgð fjallaði um mismunandi leiðir sem fjárfestar geta valið til að innleiða stefnu um ábyrgar fjárfestingar og tækifæri sem þeim fylgja. Festa er að fjalla um fjárfesta sem hluta af stóru myndinni. Samfélagsábyrgð er heildarábyrgð á fyrirtækjarekstur og fjárfestar eru einn af hagsmunaaðilunum.  En hvað eru ábyrgar fjárfestingar? „Ábyrgar fjárfestingar felast í að taka mið af umhverfis-og samfélagsþáttum, auk stjórnarhátta og siðferðis þegar fjárfestingaákvarðanir eru teknar. Það eru langtímasjónarmið, hlusta á hagaðila og að fyrirtæki líta svo á að þau hafi það markmið að búa til betra samfélag fyrir alla aðila.  Þetta tengist sjálfbærni og sjálfbærri þróun.  Sumar tegundir fjárfestinga eru kallaðar kynslóðafjárfestingar þ.e. þær munu koma næstu kynslóðum vel.  Samfélagábyrgð felst í að fyrirtæki axli ábyrgð á áhrifum sem ákvarðanir og athafnir þess hafa á samfélagið og umhverfið.  Það er gert með gagnsæi og siðrænni hegðun, með gagnkvæmum ávinningi, stuðli að sjálfbærni, hlusti á væntingar hagsmunaaðila og fari að lögum.  Samfélagsábyrgð er með auknum mæli að færast inn í lög.  T.d. skylda lög ESB stór fyrirtæki í Evrópu til að gefa árlega út skýrslu um samfélagsábyrgð sína. Ketill kom inn á að samfélagsábyrgð borgar sig.  Því til stuðnings nefndi hann að Deutsche Bank komst að því að fyrirtæki sem skora hátt á samfélags-,umhverfis-og stjórnarháttum bera lægri vaxtarkostnað og vegna betur til miðlungs-og langs tíma.   Einnig gerðu þrír hagfræðingar frá Harvard og LBS saman tvo hópa með 90 fyrirtækjum frá 1993-2001.  Í öðrum hópnum voru öll með stefnu um SÁ. Sá hópur skilaði mun betri rekstri.  Ketill sýndi líka módel (Sheila Bonini and Stephan Börner 2011) hvernig hægt er að aðstoða fjármálastjóra við að sjá ávinning. En hvað ýtir á samfélagsábyrgð fyrirtækis?  Áhætta, rekstur, siðferði og samfélag.

Tómas N. Möller, lögfræðingur Lífeyrissjóðs verslunarmanna fjallaði um nýlegar breytingar á lögum og reglum um fjárfestingarstarfsemi lífeyrissjóða. Tómas velti upp spurningum og ábendingum varðandi umboðsskyldu, tengsl reglnanna við aukna umræðu um ábyrgar fjárfestingar (SRI - Social Responsible Investment) og auknar kröfur varðandi umhverfismál, samfélagsábyrgð og góða stjórnarhætti (ESG - Environment, Social, Governance). Lífeyrissjóðir eru langstærsti fjárfestirinn á Íslandi í dag. Starfsemi lífeyrissjóðs takmarkast við móttöku, varðveislu og ávöxtun iðgjalda og greiðslu lífeyrir.  Í dag þurfa lífeyrissjóðir að horfa til fimm viðmiða/vegvísa.  Í frjálsara umhverfi þurfa lífeyrissjóðir að taka meðvitaða ákvörðun um það hversu stórum hluta fjárfestinga sinna þeir verja í innlend verkefni.  Sú ákvörðun ætti bæði að byggjast á viðleitni til að takmark áhættu með eignadreifingu og tryggja að hérlendis ríki til lengri tíma litið fjölbreytt og góð atvinnuskilyrði sem stuðla að búsetu og lífsgæðum í landinu.  En hvað hefur Lífeyrissjóður VR gert?  Lífeyrissjóður Verslunarmanna hefur sett sér gildi og viðmið. Fjárfesting í nýsköpun getu falið í sér áhugaverð fjárfestingartækifæri.  Mikilvægt að forsvarsmenn nýsköpunarverkefna skilji þarfir og skyldu lífeyrissjóða sem fjárfesta. Mikilvægt að fara vel með það fé sem fengið er frá fjárfestum til nýsköpunarverkefna varðandi orðspor og framhaldið.

Hrefna Ö. Sigfinnsdóttir, framkvæmdastjóri Markaða Landsbanka Íslands fjallaði um innleiðing stefnu um ábyrgar fjárfestingar (RI) hjá Landsbankanum. Hrefna fór yfir innleiðingu Landsbankans á stefnu um ábyrgar fjárfestingar og einnig fjallaði hún um nýstofnuð samtök um ábyrgar fjárfestingar. Stóru sporin eru í fjárfestingum og lánveitingum.  Árið 2013 setti Landsbankinn niður stefnu. Flottir sérfræðingar voru fengnir inn í bankann og bankaráðið þurfti að vera með ásamt framlínunni.  Þetta var ekki samkeppnismál því nú var þörf á að nýta reynslu fræðimanna sem komu erlendis frá og því bauð Landsbankinn samkeppnisaðilum á fræðslufundi þeim tengdum.  Allt hófst þetta með fræðslunni og sendur var spurningarlisti til hlutafélaga í Kauphöllinni.  Stofnuð hafa verið samtök og byggir starfsemin á faglegri virkni stjórnarmanna en stjórnina skipa: Arnór Gunnarsson, VÍS, Davíð Rúdólfsson, Gildi, Hrefna Sigfinnsdóttir Landsbanki, Jóhann Guðmundsson Live, Kristín Jóna Kristjánsdóttir Íslandssjóði og Kristján Geir Pétursson, Birta.  Ný stjórn hefur fyrst og fremst það hlutverk að forma starfsemina og setja fræðslu af stað með fræðsluviðburðum og vinnuhópum stjórnar.  

Faghópar um mannauðsstjórnun, gæðastjórnun og ISO staðla héldu í morgun fund í Háskólanum í Reykjavík sem fjallaði um innleiðingarferli jafnlaunakerfis hjá velferðarráðuneytinu.  Frumvarp velferðarráðuneytisins um jafnlaunavottun var samþykkt á vorþingi 2017 og mun breyting á lögum nr. 10/2008, um jafna stöðu og jafnan rétt kvenna og karla, taka gildi 1. janúar nk. Munu fyrirtæki og stofnanir landsins með 25 starfsmenn eða fleiri innleiða jafnlaunakerfi í áföngum til ársloka 2021.  

Unnur Ágústsdóttir, jafnréttisfulltrúi ráðuneytisins, sagði frá innleiðingarferlinu ásamt Guðnýju Finnsdóttur, ráðgjafa hjá Goðhól ráðgjöf, sem aðstoðaði ráðuneytið við innleiðinguna.  Unnur sagði frá því að starfaflokkunin væri grunnurinn.  Notast var við exel-módel.  Aðhvarfsgreining var notuð og laun sem fall af vogun.  Samanburðarhæfir hópar skoðaðir, frammistaða í jafnlaunamálum sett myndrænt fram og úrbætur.  Úrbætur sem lagðar voru til:  áætlun um leiðréttingu á óútskýrðum launamun, 38 starfsmenn hækkaðir bæði karlar og konur, áætlun um að fjölga karlmönnum, viðmið endurskoðuð og markmið endurskoðuð.  Guðný fór síðan yfir hvernig 1.og 2.stigs úttektir voru unnar.  Ef frávik koma upp þarf að bregðast við þeim strax.  Hins vegar ef athugasemdir koma upp þá er nægjanlegt að gera aðgerðaráætlun og laga athugasemdina fyrir næstu úttekt.  Skírteinið gildir í 3 ár.  Hverjir mega gera úttektina? Einungis þeir sem hafa faggildingu á ÍST ISO/IEC 7021-1. Ein vottunarstofa er með leyfi í dag.  Vottunarstofur hafa frest fram til ársloka 2019 að fá faggildingu á ÍST 85.  En hvað er faggilding?  Staðfesting á því að vottunaraðili uppfylli kröfur staðalsins og kröfur reglugerðar nr.365/2017 til að framkvæma vottun.  ISAC er faggildingarsvið Einkaleyfastofu, ein í hverju landi.  Fyrirtæki með 250 starfsmenn eða fleiri þurfa að vera búin að innleiða jafnlaunakerfi fyrir árslok 2018, 150-249 fyrir árslok 2019, 90-149 fyrir árslok 2020 og 25-89 starfsmenn fyrir árslok 2021.  Fyrir þá sem eru að byrja er hægt að kaupa staðalinn hjá Staðlaráði og kostar hann 10þúsund krónur.  ÍST 85:2012 er fyrsti staðall sinnar tegundar í heiminum.  Í loka fundar var sýnt þetta áhugaverða myndband:  http://www.bbc.co.uk/news/av/magazine-41516920/the-country-making-sure-women-aren-t-underpaid

Faghópur um gæðastjórnun og ISO staðla hélt fyrsta fund vetrarins í Blóðbankanum.  Mikill áhugi var fyrir fundinum og fullt út úr dyrum í matsal Blóðbankans. Staðlar um stjórnunarkerfi (ISO9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001, ISO 17065 o.fl.) gera kröfur um innri úttektir. Með breytingum á stöðlunum koma breyttar áherslur. Á fundinum var rætt um hvort nýjustu útgáfur staðlanna breyti hlutverk innri úttektaraðila.  Umræðunni stýrðu þau Michele Rebora, ráðgjafi og Ína Björg Hjálmarsdóttir, gæðastjóri.

Komin er út grein um gæðastjórnun eftir Helga Þór Ingason og Elínu Ragnhildi Jónsdóttur

The house of competence of the quality manager
https://www.cogentoa.com/article/10.1080/23311975.2017.1345050

Í greininni sem er birt í “Cogent OA”, ritrýndu, opnu tímariti, er leitast við að svara þeirri spurning, hvaða almennu hæfni gæðastjórar þurfi að búa yfir í flóknu og marbreytilegu umhverfi fyrirtækja. Niðurstöður eru fengnar með margvíslegum aðferðum, m.a. með leit í fræðiritum og greinum, með hugarflugsfundi með reyndum gæðastjórum og með því að leggja spurningakönnun fyrir gæðastjórnunarhóp Stjórnvísis. Síðasta skrefið fólst í flokkun hugtaka eftir því hvort um var að ræða þekkingu, færni eða hæfni. Niðurstöður eru settar fram sem sem líkan - Hæfnishús gæðastjórans, sjá mynd. Líkanið getur nýst gæðastjórum til þess að skilja betur hvernig styrkja megi hæfni sína í starfi en einnig fyrirtækjum til þess að sjá hvaða hæfni ber að leita eftir þegar ráða á gæðastjóra.

Mikilvægur þáttur gæðastjórnunar er að skilja þarfir og væntingar viðskiptavina. Ýmsum aðferðum er hægt að beita til þess að fá fram þessar upplýsingar og mikilvægt að nota þær með skipulögðum hætti til þess að bæta starfsemina.
Á fundi faghópa um gæðastjórnun og þjónustu-og markaðsstjórnun í Kerhólum í morgun fjallaði Reynir Kristjánsson, gæðastjóri Hagstofu Íslands um hvernig Hagstofan hefur flokkað viðskiptavini sína og komið á reglubundnum fundum til að ræða þarfir og væntingar. Viðskiptavinir sjálfir koma með hugmyndir að umbótum og forgangsraða. Reynir kallar viðskiptavini Hagstofunnar notendur eða notendahópa. Hagstofan er með vörumiðaða notendahópa. Notendahópar Hagstofunnar voru ekki verulega virkir en það kom fram í gæðaúttekt 2013. Það sem gert var að fjölga hópum sem höfðu áhuga á tilteknum málefnum. Hagstofan á að hlusta á viðskiptavininn en ekki láta viðskiptavininn hlusta stöðugt á Hagstofuna. Núna hefur þessu algjörlega verið snúið við og stofnaðir hafa verið notendamiðaðir notendahópar. Mikilvægt að það séu svipaðar þarfir og væntingar innan hvers hóps. Markmiðið er að bæta gæðin. Byrjað var að flokka notendurna. 1.Almenningur 2.fjölmiðlar 3. Fyrirtæki 4. Greiningaraðilar 5. Nemendur 6. Rannsóknarsamfélagið, 7. samtök stjórnvöld 8. alþjóðastofnanir og 9. aðrir erlendir notendur. Notaðar voru vinnustofur til að sjá hvað vantaði. Umbótahugmyndir komu og viðskiptavinir forgangsraða hvað skiptir mestu máli. Eftir notendafundi er fundað með öllum deildarstjórum og valin umbótarverkefni. Stjórnendur og notendur eru mjög ánægðir. Fundirnir voru mjög skilvirkir. Núna er það þannig að á haustin eru umbótahugmyndir fengnar og á vorin er viðskiptavinum boðið að koma og sjá hvað hefur verið gert.

Gunnar Hersveinn verkefnastjóri miðlunar hjá umhverfis- og skipulagssviði Reykjavíkurborgar nefndi dæmi um hvernig sviðið hefur markvisst unnið að því að auka gæði samskipta milli borgarbúa og sviðsins en verkefni þess spanna viðamikið svið og tengist m.a. skipulagi, umhverfi, heilbrigðismálum, sorphirðu, framkvæmdum og umhirðu. Miðlunarteymi Reykjavíkurborgar undirbýr fundi sem haldnir eru með borgarbúum til þess að þeir heppnist. Einnig eru haldnir umræðufundir þar sem ekki er verið að kynna eitthvað ákveðið heldur vekja umhugsun. Þann 15.nóvember nk. verður t.d. haldinn fundur á Kjarvalsstöðum sem ber yfirskriftina „Ríkir hugarfar sköpunar í Reykjavik?“. Á þessa fundi eru allir velkomnir og haft heitt á könnunni. Búin er til kaffihúsastemningu og hver aðili hefur 8 mínútur til að kynna sitt verkefni og í framhaldi er boðið upp á fyrirspurnir. Fundirnir eru teknir upp og eru aðgengilegir á netinu. Þessir fundir eru til að kanna viljann og óbeint unnið úr niðurstöðum öfugt við aðra fundi þar sem er unnið beint úr niðurstöðum. Miðlunarteymið vinnur ferla; hvað þarf að muna eftir t.d. lista upp allt sem þarf að gera og búnir til tékklistar. Teymið skiptir nákvæmlega með sér verkum. T.d. þarf að passa upp a að boðið sé upp á endurnotanlega bolla, skilgreina gögn sem dreift er ti gesta, gestir hafi aðgang að ílátum undir flokkaðan úrgang, leita uppi vistvænu kostina við val á ferðamáta á viðburðinn. Verkefnið Græn skref í starfsemi Reykjavíkurborgar snýst um að efla vistvænan rekstur í starfsemi borgarinnar og núna eru allir vinnustaðir með. Grænu skrefin leiða af sér minni úrgang, aðgang að hjólagrindum, upplýsingum um strætó, minni pappírsnotkun o.fl. Vinsemd, samvinna, hófsemd og kraftur eru gildi allra vinnustaða borgarinnar. Verið er að vinna með líðan starfsfólks sem hefur áhrif á borgarbúa.

Breytt persónuverndarlöggjöf frá 2018 var viðfangsefni faghópa um CAF/EFQM, gæðastjórnun, ISO og upplýsingatækni var haldinn á Veðurstofu Íslands í morgun.
Fyrr á árinu voru samþykktar umfangsmestu breytingar sem gerðar hafa verið á evrópskri og þ.a.l. íslenskri persónuverndarlöggjöf í rúm 20 ár. Breytingarnar taka gildi á árinu 2018 en fyrir þann tíma þurfa fyrirtæki og stofnanir að aðlaga starfsemi sína að breyttum - og auknum - kröfum til persónuverndar og öryggis persónuupplýsinga. Réttindi einstaklinga eru jafnframt aukin til muna sem einnig kallar á breytingar í starfsemi þeirra sem vinna persónuupplýsingar.
Alma Tryggvadóttir, skrifstofustjóri upplýsingaöryggis frá Persónuvernd sagði lögin hafa haft langan aðdraganda og undirbúning. Annars er reglugerð um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga og frjálst flæði slíkra upplýsinga og hins vegar tilskipun um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga hjá löggæsluaðilum. Markmiðið er að einstaklingar fái betri stjórn yfir upplýsingar um sig. Þetta er því liður í að bæta réttarvernd. Reglugerðin tekur formlega gildi 25.maí 2018. Þeir sem vinna persónuupplýsingar hafa því 1,5ár til að samræma sig. Reglugerðin lýtur að öllum fyrirtækjum í heiminum sem vinna með upplýsingar um Evrópubúa hvar sem þeir eru í heiminum. Ef boðin er þjónusta eða vara til sölu fellurðu innan gildissviðsins. Upplýsingar sem beint má rekja er t.d. nafnið þitt og óbeint IP tölur. Reglugerðin nær til ábyrgðaaðila þ.e. þeirra sem hefja vinnslu og einnig til þeirra sem vinna úr upplýsingum. Hingað til hafa úrvinnsluaðilar verið í skjóli. Ábyrgðar-og vinnsluaðilar eru því báðir orðnir ábyrgir.
Rík krafa er um gagnsæi og að veitt sé fræðsla um upplýsingarnar. Hver er tilgangurinn og hvenær er þeim eytt. Verið er að einfalda aðgang að upplýsingum til einstaklinga. Einstaklingar eiga að geta flutt upplýsingar sínar til, þetta er nýr réttur. Hægt á að vera að fara til einstaklinga og færa allt á milli. Ekki er lengur hægt að loka á upplýsingar. Fyrirtæki og stofnanir þurfa að gefa upplýsingar um eðli upplýsingabrests. Síðan er réttur til að gleymast. Hann felst í að einstaklingur á rétt á að ákveðnum upplýsingum um hann sé eytt. Opinber aðili hefur ekki sama rétt og borgari. Mjög strangar reglur eru komnar. Stofnanir og fyrirtæki þurfa að uppfæra samþykkisferla. Gera einstaklingum kleift að fá allar upplýsingar um sig. Halda skrá yfir vinnsluaðgerðir. Hvaða upplýsingar er ég að vinna, hvar flokkast þær og hvaða tegund er ég að vinna með, eru þær almennar? Undantekning er fyrir stofnanir sem eru undir 250 manns. Síðan er breytt tilkynningarskilda þ.e. tilkynna þarf um allar persónuupplýsingar. Nú þarf að tilkynna um öryggisbrest til Persónuverndar innan 72 klst. frá því bresturinn varð. Einnig þarf að tilkynna hvernig vinna á úr öryggisbrestinum. Einnig er skylda að tilkynna öryggisbrest til einstaklinganna sjálfra.
Fyrirtæki og stofnanir þurfa að skipa sér persónuverndarfulltrúa óháð stærð sinni. Ef kjarnastarfsemi felst í því þá er það nauðsynlegt. Þetta á við tryggingarfélög, banka o.fl. Þessi fulltrúi heyrir beint undir forstjóra, hann þjálfar starfsmenn sem vinna með persónuupplýsingar. Ekki er hægt að pikka hvern sem er út heldur velja þann sem þekkir persónuverndarlögin.
Fyrirtækin eiga að framkvæma mat. Hvað er ég að fara að vinna? Er ég að gæta hófs? Í alvarlegustu tilvikunum á að leita álits persónuverndar samræmist gildandi lögum og reglum. Evrópska persónuverndarráðið (EDPB) mun stórauka sektarheimildir allt að 4% af heildarveltu fyrirtækis.
Það er alveg ljóst að persónuvernd er komin í fyrsta sæti. Nú þarf vitundarvakningu þannig að allir skilji hvaða skyldur hvíla á þeim. Þetta er viðvarandi verkefni fyrir gæðastjórnun og auka þarf vitundina. Nú þarf að byrja á að greina allar upplýsingar. Erum við ábyrgðar eða vinnsluaðili? Það er alveg ljóst að þetta mun kalla á tíma. Tækifæri felast í verndinni, það eykur traust og sá sem fylgir reglunum ætti að fá aukin viðskipti. Framundan er fundarröð hjá Persónuvernd. Haldnar verða málstofur fyrir aðila.
Hörður Helgi Helgason, hdl. Landslög sagði komin tími til að huga að því hvernig hægt væri að aðstoða fyrirtæki við innleiðingu nýju laganna. Núgildandi reglur 77/2000 um persónuvernd hafa kjarnann um hvernig megi vinna með persónuupplýsingar. Lögin kveða á um ákveðnar heimildir og upplýsingaöryggi. Gull hvers fyrirtækis og stofnana eru upplýsingar. Sjávarútvegsfyrirtæki vinna í dag mikið með upplýsingar. Upplýsingar eru þrennt: leynd, réttleiki og aðgengileiki. Tryggja þarf að upplýsingar séu réttar og þeir sem þurfa að komast í upplýsingarnar komist í þær og þær séu réttar t.d. á Landspítalanum.
Á ISO.org er hægt að sjá alla staðla um persónuvernd. En hvað breytist í nýju reglugerðinni? Í fyrsta lagi þá verður sjálfstæð heimild til að vinna með persónuupplýsingar í öryggisskyni. Ef það er þörf eða nauðsyn þá er það heimilt. Annað þá er það uppsetning kerfanna. Ef þau snúa að starfsmönnum þá þarf að passa að starfsmenn fái ekki meiri upplýsingar en þau þurfa. CRM kerfi koma tilbúin uppsett með að vinna mjög mikið með sínum viðskiptavini. Þar þarf að skoða hvort safna megi/eigi öllum þessum upplýsingum. Gegnumgangandi er að menn eru að skipta úr að segja hér eru skyldur í stað þess að nú þarf að skjala jafn óðum og sanna að yfir árabil hafi ráðstafanir verið til sönnunar. Nú þurfa því allir að fara af stað og vera tilbúnir að standa skil á. Nú er komin ný gullin regla. Hver og einn á rétt á að gætt sé öryggis varðandi upplýsingar um hann sem einstakling. Fyrirtæki þurfa núna að kóta niður og sýna hvernig þau gæta upplýsingaöryggis. Fylgt verður hart eftir öryggisreglunni um upplýsingabrest og því að tilkynnt sé um upplýsingabrest til Persónuverndar inna 72 klst.
Hörður benti á að hjá Persónuvernd eru prýðilegir bæklingar personuvernd.is Mikill GDPR-iðnaður er sprottinn upp erlendis og eru linkar á tékklistann í glærum með fyrirlestrinum á innra neti Stjórnvísi. Hörður nefndi að lokum að mikilvægt væri að hafa hliðsjón af ISO 27001 við undirbúning verkefnisins: Tryggja stuðning stjórnenda og halda þeim vel upplýstum, ekki reiða sig um á ráðgjafa því þetta verður að vera sjálfsprottið, fara strax af stað því kostnaðurinn verður mikill ef allt á að gerast á sama tíma. Taka saman skrá um alla vinnslu, setja saman og halda uppfærðri tíma-og kostnaðaráætlun sem taki til gerðar allra verkferla, verklagsreglna og mannaráðninga. Stilla saman þeim sviðum sem eru helstu neytendur persónuupplýsinga, UT-sviði, gæðasviði og lögfræðisviði.

Faghópar um gæðastjórnun og ISO héldu fund í morgun í Innovation House um bætt samskipti og að nota sáttamiðlun sem verkfæri til lausnar ágreinings. Góð samskipti á vinnustað eru grundvöllur þess að hægt sé að koma á gæðastjórnun og viðhalda henni. Fyrirlesarinn Lilja Bjarnadóttir fjallaði um hvenær og hvernig fyrirtæki geta nýtt sér sáttamiðlun ásamt því hvernig hægt er hægt að nýta sáttamiðlun til þess að leysa úr ágreiningsmálum og draga úr kostnaði. Hugmyndafræði sáttamiðlunar byggir á því að deiluaðilar séu sérfræðingar í sinni deilu og því best til fallnir að leysa úr henni, t.d. með aðstoð hlutlauss sáttamiðlara.
Lilja fjallaði um kosti sáttamiðlunar og hvernig við getum lært að koma í veg fyrir að deilur stigmagnist. Lilja Bjarnadóttir er sáttamiðlari, lögfræðingur og sérfræðingur í lausn deilumála. Lilja er stofnandi Sáttaleiðarinnar, sem er fyrsta íslenska fyrirtækið sem sérhæfir sig í sáttamiðlun fyrir viðskiptalífið.
Til að innleiða sáttamiðlun þarf að byrja að ákveða hvar hún passar inn. Varðandi forvarnir þarf að horfa hvernig hægt er að leysa úr ágreiningi á fyrri stigum.
Sáttamiðlun er ferli þar sem hlutlaus sáttamiðlari hjálpar deiluaðilum að eiga samskipti svo þeir skilji hvorn annan. Sáttamiðlun er valkvætt ferli, allir aðilar þurfa að samþykkja að fara í sáttamiðlun. Sáttamiðlun sparar tíma og peninga, starfsandi verður betri sem og samskipti, engin gögn verða til um sáttamiðlun.
Sáttamiðlun snýst um samskipti. Ekki er hægt að leysa vandamál ef þau eru ekki rædd. Því fyrr sem náð er að grípa inn í því betra. Alltaf skal byrja á að horfa inn á við. Helstu mistökin sem við gerum eru að við gleymum að hugsa, flestir læra að tala og halda ræður. Þegar við hlustum fáum við tækifæri til að læra eitthvað nýtt, þegar við tölum erum við að segja eitthvað sem við þegar vitum. Þrjár leiðir til að æfa hlustun: Æfa sig í að stela ekki sögunni, æfa sig að hlusta án þess að vera að gera neitt annað á meðan og æfðu þig að hlusta án þess að vera að æfa svarið þitt á meðan. Við höldum að við höfum alltaf rétt fyrir okkur en fyrir hvern og einn er hegðun hans rökrétt. Heilinn okkar virkar þannig að við réttlætum hegðun okkar út frá aðstæðum en hegðun annarra út frá öðru þ.e. setjum oft miða t.d. leti ef viðkomandi er of seinn Þegar okkur finnst að aðrir hagi sér eins og „api“ þá þurfum við að vera forvitin og spyrja spurninga áður en við dæmum. Við þurfum að varast að draga ályktanir um hvað aðrir vilja út frá því sem okkur finnst best eða skynsamlegast.

Faghópur um gæðastjórnun hélt í morgun fund sem bar yfirskriftina „Samspil Lean og gæðastjórnunar“. Hvernig kemur Lean hugmyndafræðin og verkefni Lean með að vinna með innleiddri gæðastjórnun fyrirtækja eða stofnana? Umbætur byggjast á stöðluðum vinnubrögðum. Með virku gæðakerfi sem tryggir það hefur hugmyndafræði straumlínustjórnunar nýst vel hjá Ölgerðinni við innleiðingu á stöðugum umbótum, ferlagreiningu, að ná fram hagræðingu og auka ánægju viðskiptavina. Erla Jóna Einarsdóttir, framkvæmdastjóri samskiptasviðs hjá Ölgerðinni fór yfir hvernig Ölgerðin er að nýta Lean til að styðja við gæðakerfið og til að ná fram hugarfars- og hegðunarbreytingu hjá starfsmönnum með aukinni gæðavitund. Haustið 2015 var endurskipulagning á Lean fagráði og hlutverki þess. Í kjölfar faghópsins var búið til „hús“, slík hús þekkjast í Lean. Í kassann eru sett verkefni eins og 1. Stöðluð vinnubrögð, sjónræn stjórnun, eyða sóun, fókus á flæðið og stöðugar umbætur. En hvað er virði og sóun? Vinnuskref er talið sem virði ef: viðskiptavinur viðurkennir að þetta er virðisaukandi fyrir sig. Átta tegundir sóunar: gallar, offramleiðsla, flutningar, hreyfing, biðtími, of mikil vinnsla, lager og þekking vannýtt. Sérfræðingar í hverju ferli eru þeir sem vinna í þeim á hverjum degi.
En hvað er 4DX? = Four diciplane of execution. 1. Focus on the wildly important 2. Act on the lead measures 3. Keep a compelling scoreboard 4. Create a candence of accountability. Frá því í mars sl. er búið að halda 319 Viggfundi (Wildly important goal), 3.959 skuldbindingar af þeim eru 3.042 eða 77% kláraðar. Það er því ljóst að 4DX nýtist vel til að breyta hegðun og hefur haft góð áhrif á menningu Ölgerðarinnar. Ölgerðin vinnur með sjónræna stjórnun sem er leið til að gera óeðlilega stöðu sýnilega svo auðvelt sé að bregðast við áður en vandamál verður til. Einnig notar Ölgerðin 5S sem er tækni til að skipuleggja vinnustöð og vinnuumhverfi með það að markmiðið að auka gæði, gera vandamal sýnileg og vinnuna þægilegri.

Um 100 manns mættu á fund á vegum faghóps um gæðastjórnun hjá Stjórnvísi í morgun. Fundurinn bar heitið: "Rafræn skjalavarsla stofnana - helstu áskoranir" og var haldinn í Þjóðskjalasafni Íslands á Laugavegi 162. Svo mikill var áhuginn á málefninu að loka þurfti fyrir skráningu og komust því færri að en vildu. Eiríkur G. Guðmundsson þjóðaskjalavörður setti fundinn og sagði það einstaklega ánægjulegt að Stjórnvísifélagar ásamt Gæðastjórnunarfélagi Íslands skyldu vígja nýjan glæsilegan sal á efstu hæð hússin. Á síðasta áratug hafa miklar breytingar orðið á skjalavörslu þar sem rafræn kerfi eru að taka yfir þar sem áður var pappír. Strangar reglur gilda um skjalavörslu opinberra aðila en eitt af hlutverkum Þjóðskjalasafns Íslands er að setja reglur um skjalavörslu og hafa eftirlit þar um. Það er umfangsmikið verkefni fyrir allar stofnanir að viðhalda heildstæðu málasafni og að færa skjalavörslu úr pappírsumhverfi yfir í rafræn kerfi.
Anna Guðrún Ahlbrecht, gæðastjóri Landmælinga og í stjórn faghóps um gæðastjórnun stjórnandi fundinum og kynnti Stjórnvísi. Gæðastjóri Mannvirkjastofnunar, Bjargey Guðmundsdóttir og gæðastjóri Einkaleyfastofunnar Bergný Jóna Sævarsdóttir sögðu frá helstu áskorunum við að taka upp rafræna skjalavistun en stofnanirnar hafa nýlega fengið samþykki Þjóðskjalasafns fyrir rafrænum skilum. Þær fjölluðu um það hvernig skjalastjórnun og gæðastjórnun tvinnast saman. Njörður Sigurðsson, sviðsstjóri skjalasviðs hjá Þjóðskjalasafnisagði frá því hvernig málið horfir við Þjóðskjalasafni. Velt var upp spurningum um þróun skjalamála hjá nágrannaþjóðunum og framtíðarsýn Þjóðskjalasafns varðandi þróunina hér á landi.

Fundurinn var haldinn í samstarfi við Félag gæðastjóra í opinberri stjórnsýslu.

Þjóðskjalasafn Íslands
Laugavegi 162, 105 Reykjaví

Birginn má ekki vera veiki hlekkurinn í keðjunni okkar.

Guðmundur S. Pétursson, gæða-og öryggisstjóri Tollstjóra bauð gesti velkomna og kynnti stjórn faghópsins. Hann sagði að í hópnum væru 566 aðilar og hlutverk hópsins væri að fjalla um gæðastjórnun. Gæðastjórnun byggir undir vottun en ISO faghópurinn höfðar meira til þeirra sem komnir eru með vottun. Guðmundur ræddi um 7 kafla ISO staðalsins sem felur í sér að fyrirtækið skal tryggja að keypt vara samræmist tilgreindum innkaupakröfum. Varðandi innkaupaferlið sjálft þá hefur birginn mikil áhrif á hvernig fyrirtækinu vegnar. Horfa þarf á birgja sem samstarfsaðila, kalla hann inn og horfa til þess hvernig best er að vinna með honum. Fjalla um ákveðin mál og hafa möguleika á að ræða hvernig samstarfið hafi gengið og meta saman hvað hefði getað verið gert betur.
En hvað felst í hinu eiginlega birgjamati? Velja þarf birgi út frá hæfni en það er ekki hægt nema vita hvað við viljum frá honum. Gera þarf færniúttekt. Samningurinn við birgja getur verið birgjamatið. Ef allir birgjar eru jafn góðir þegar verið er að meta gæti sá orðið fyrir valinu sem er hagstæðastur. Í upplýsingum um innkaup skal lýsa vörunni sem ætlað er að kaupa. Eiga þarf verklagsreglu og gerð er krafa um um verklagsreglur þeirra, hæfnismat starfsfólks og kröfur til gæðastjórnunarkerfis. Birginn má ekki vera veiki hlekkurinn í keðjunni okkar.

Birna Magnadóttir verkefnastjóri Ríkiskaupa fjallaði um fyrstu skref Ríkiskaupa í átt að birgjamati í rammasamningum. Ríkiskaup þurfa að gæta þess að vera ekki með of íþyngjandi kröfur sem fæla frá og gæta meðalhófs. Hæg en góð gróska er á vottuðum birgjum.

Fundur var haldinn í faghópi um gæðastjórnun fimmtudaginn 20. nóvember. Á fundinum fjallaði Reynir Kristjánsson, gæðastjóri hjá Hagstofu Íslands, um innleiðingu gæðastjórnunar hjá stofnuninni.

Í upphafi erindis síns fjallaði Reynir um hvað felst í gæðastjórnun, þ.e. að bæta gæði vinnu og afurða fyrirtækja. Reynir lagði áherslu á að gæðastjórnun væri ekki pappírsvinna og rökstuddi þá skoðun sína með sannfærandi hætti.

Síðan rakti Reynir með nokkrum orðum hvernig gæðastjórnun japanskra fyrirtækja hrakti vestræn ríki til gagngerðar endurskoðunar á eigin stjórnunarháttum. Þá sagði hann frá þeirri vinnu sem fram hefur farið hjá Hagstofu Íslands.

Farið var í skoðun á því hver hin eiginlegu verkefni eru, ferli greind sem og undirferli. Við kortlagningu ferla telur Reynir mikilvægt að skrásetja ferlin eins og þau raunverulega eru, en með notkun almennra líkana eins og GSBPM (almennt verkferlalíkan í hagskýrslugerð) er hægt að gera það með stöðluðum hætti. Slíkt eykur verulega notagildi ferlarita þegar kemur að samanburði og lærdómi. Þá hafa verið skrifaðar verklagsreglur með upplýsingum um hver ber ábyrgð á hverjum verkþætti. Reynir lauk erindinu með umfjöllun um stöðu innleiðingar gæðastjórnunar hjá stofnuninni.

Í morgun var haldinn í Capacent sameiginlegur fundur þriggja faghópa hjá Stjórnvísi; faghóps um ISO, gæðastjórnun og mannauðsstjórnun. Elín Ragnhildur Jónsdóttir í stjórn gæðastjórnunarfaghópsins bauð gesti velkomna. Guðrún Ragna og Kristjana Milla kynntu rannsókn sína sem fjallaði um áhrif gæðastjórnunar á starfsánægju og helgun starfsmanna. Þær útskrifuðust úr MPM náminu í vor og fengu að nýta gögn frá Capacent. Tómas Bjarnason veitti þeim ómetanlega aðstoð.
Hugtakið gæði má skilgreina „að uppfylla væntingar viðskiptavina“. Gæðastjórnun er stjórnunarstíll sem miðar stöðugt að umbótum. Gæðastjórnunarkerfi miðar að því að allir starfsmenn tileinki sér kerfið og miðar að því að hámarka hagnað. Ein leið er að taka upp ISO 9001. Meginreglurnar í ISO eru 8 talsins. Til að fyrirtæki nái framúrskarandi árangri þarf starfsánægja að ríkja. Starfsánægja hefur verið skilgreind sem tilfinning þ.e. hvernig starfsmanni líkar starfið.
Ýmsir forspárþættir: teymisvinna, upplifa sig sem þátttakenda, framþróun, hvatning frá stjórnendum og almenn lífshamingja. Starfsánægjan leiðir síðan til hollustu starfsmannsins. Ýmsar rannsóknir hafa verið gerðar um tengsl milli gæðastjórnunar og starfsánægju og eru niðurstöðurnar mismunandi. Innleiðing gæðastjórnunar kallar á meiri nákvæmni en ekki endilega meiri ánægju. En þegar starf verður skýrara þá verður starfið skipulagðara og meiri tími vinnst í nýsköpun o.fl.
Ákveðnir þættir geta eflt starfsánægju s.s. forysta stjórnenda og teymisvinna.
Kristjana Milla talaði um helgun starfsmanna og hve starf hefur breyst. Merking vinnu hefur breyst því aðrar kröfur eru gerðar og væntingar til starfa. „Hvað fæ ég út úr þessu starfi?“. Vinnusamstarf hefur breyst mjög mikið. Helgun felur í sér starfsánægju, fyrirtækjahollustu. Helgun er skilgreind sem jákvætt viðhorf einstaklings sem skilur hver áhrif hans eru á heildarmyndina. Helgun er hvernig starfsmenn bregðast við stjórnun.
Gallup fjallar um 3 stig. Engaged- þeir sem helga sig starfinu Not Engaged - þeir sem helga sig ekki starfinu - þeir sem eru orðnir andsnúnir starfinu. Viðmót skiptir miklu máli. Fyrirtækið nýtur góðs af helgun starfsmanna v.bætir þjónustu við viðskiptavini. Því hærri helgun, því ánægðari viðskiptavinir. Helgun dregur úr starfsmannaveltu. Nýleg rannsókn Gallup sýnir að 13% starfsmanna helgar sig starfinu, rannsóknin fór fram í 140 löndum.
Þrír meginþættir ýta undir helgun: 1. Forysta sjtórnenda 2. Jákvæðir starfsmenn, samviskusemi og frumkvæði. Gegnsær leiðtogastíll er líklegastur til að ýta undir helgun. Gallup hefur þróað Q12. Öll þessi atriði er framkvæmdamiðuð og þar með sjá stjórnendur hvar þeir eiga að vinna.
Q12 má líkja við Þarfapýramíta Maslowz.
Rannsóknin fór þannig fram að skoðuð var helgun starfsmanna fyrir og eftir 9001 vottun. Hins vegar voru mældar niðurstöður hjá svipuðum fyrirtækjum sem eru með 9001 vottun og ekki með vottun. Minni helgun mældist hjá fyrirtækjum með ISO 9001 vottun.
Rannsóknin var unnin með fyrirliggjandi gögnum. Því var ekki hægt að skoða hvort fyrirtæki sem hafa tekið upp vottun að hafa haft starfsmenn með sér í breytingunum. Allar stórar breytingar eins og vottun á ISO valda óánægju.
Gæðastjórnun leggur áherslu á afurðir en ekki starfsánægju. Helgun er flókið fyrirbrigði þar sem margir þættir koma saman. Ef forysta stjórnenda er góð getur hún leitt til aukinnar helgunar.

https://www.facebook.com/media/set/?set=a.774182899316329.1073741942.110576835676942&type=3&uploaded=8

Í morgun var haldinn fundur á vegum gæðahóps Stjórnvísi þar sem fjallað var gæðakerfi í byggingariðnaðinum sem er gerð krafa um í nýlegri byggingarreglugerð. Í lögum um mannvirki frá 2010 og í byggingarreglugerð frá 2012 kemur fram að iðnmeistarar, byggingastjórar og hönnuðir skuli hafa gæðastjórnunarkerfi samþykkt af Mannvirkjastofnun. Byggingafulltrúar og Mannvirkjastofnun þurfa einnig að koma sér upp gæðakerfi sem fyrsta skref í átt að faggildingu.

Loka dagsetning fyrir innleiðingu og skráningu gæðastjórnunarkerfa hjá Mannvirkjastofnun er 31. desember 2014. Kröfurnar koma til með að hafa áhrif á alla sem koma að mannvirkjagerð og töluverð vinna liggur fyrir hjá þeim aðilum sem ekki eru búnir að laga sig að nýju umhverfi.

Á heimasíðu Mannvirkjastofnunar er að finna leiðbeiningar um gæðastjórnunarkerfi byggingarstjóra, hönnuða og iðnmeistara. Einnig hafa Samtök Iðnaðarins lengi unnið að því að aðstoða við innleiðingu á aðferðum gæðastjórnunar. Á heimasíðum samtakanna er að finna leiðbeiningar og upplýsingar sem nýtast verktökum og jafnframt geta þessir aðilar hýst gæðaskjöl sín inn í mótuðu umhverfi á heimasíðunni.

Nánari upplýsingar er að finna í glærum frá fundinum undir ítarefni: http://stjornvisi.is/vidburdir/564

Morgunfundur gæðastjórnunarhóps Stjórnvísi „Skjalastjórnun - Gæðastjórnun - Stjórnun upplýsinga“ var haldinn hjá Endurmenntun 23. september síðastliðinn. Fyrirlesarar voru þær Jóhanna Gunnlaugsdóttir, prófessor við Háskóla Íslands og Gunnhildur Lilja Sigmundsdóttir, skjalastjóri hjá Motus.

Í erindi sínu fjallaði Jóhanna annars vegar um mikilvægi stjórnunar upplýsinga fyrir gæðastjórnun og hins vegar um niðurstöður meistararannsóknar Ingibjargar Hrundar Þráinsdóttur. Markmið rannsóknarinnar var að leitast við að greina hvort munur væri á milli opinberra stofnana, hvað skjalastjórnun varðar, sem hafa fengið ISO 9001 vottun á gæðastjórnunarkerfi sitt og opinberra stofnana sem ekki eru með vottað gæðastjórnunarkerfi.

Gunnhildur kynnti niðurstöður meistararannsóknar sinnar. Markmið hennar var að öðlast innsýn í innleiðingu og viðhald vottunar á ISO 9001 gæðastjórnunarkerfi hjá íslenskum skipulagsheildum með tilliti til þess hvaða ávinning gæðastjórar teldu hafa hlotist af vottuninni og hvað hvatti skipulagsheildir til að öðlast og viðhalda henni.

Í máli Jóhönnu og Gunnhildar kom meðal annars fram að upplýsinga- og skjalastjórnun, gæðastjórnun og verkefnastjórnun eru fræðigreinar sem vinna saman.

Skjalfesting og skjalastýring eru ekki markmið í sjálfu sér heldur virðisaukandi starfsemi til stuðnings skilvirku gæðastjórnunarkerfi. Skjalastjórnun á að tryggja að hægt sé að endurheimta skjöl fljótt og örugglega og þannig auka skilvirkni í rekstri skipulagsheilda. Ennfremur að fyrirbyggja að skjöl verði fyrir skemmdum, tapist eða komist í hendur óviðkomandi aðila, auk þess að afstýra ótímabærri eyðingu þeirra og koma í veg fyrir óþarfa uppsöfnun upplýsinga á skrifstofum og í geymslum.

Meginmarkmið gæðastjórnunar er að ná fram mestu gæðum í framleiðslu eða þjónustu. Með gæðastjórnunarkerfi er kerfisbundinni stjórnun komið á. Kerfisbundin stjórnun miðar almennt að samkeppnisforskoti með bættri frammistöðu, auknum verðmætum með sjálfbærum starfsháttum og/eða lágmörkun rekstrartruflana með skilvirkri áhættustjórnun. Ferlastjórnun er þar kjarninn; ferlar eru skjalfestir m.a. í þeim tilgangi að samræma verklag, auðvelda rýni og úrbætur á því (stöðugar umbætur, þróunarstarf).

Verkefnið innleiðing gæðastjórnunarkerfis kallar á verkefnastjórnun. Verkefnastjórnun leggur meðal annars áherslu á undirbúning og áætlanagerð, eftirfylgni og samskipti. Að hafa gott innleiðingarmódel skiptir sköpum í undirbúningi og áætlanagerð. Í módelinu sem að þessu sinni var kynnt er meðal annars gert ráð fyrir að; stuðningur æðstu stjórnenda sé tryggður, einn aðili sé ábyrgur fyrir verkefninu (verkefnisstjóri), komið sé á þverfaglegri nefnd, umfang gæðastjórnunar sé skilgreint, þarfagreining fari fram, gerð sé tíma- og kostnaðaráætlun, hugað sé að andstöðu (stjórnun breytinga) og verkefnið sé kynnt meðal starfsmanna, þeir virkjaðir og hljóti viðeigandi menntun og þjálfun.

Fyrsti fundur gæðahóps Stjórnvísi var haldinn í húsakynnum Johan Rönning að Klettagörðum þann 4. september síðastliðinn. Hugmyndin að fundinum varð til í vor þegar fyrstu fyrirtækin ákváðu að innleiða jafnlaunakerfi sem byggir á nýjum íslenskum staðli þess efnis. Vinnustaðirnir Johan Rönning og Landmælingar Íslands eiga það sameiginlegt að hafa verið efstir í sínum flokkum í könnun VR og SFR á starfsumhverfi og starfsánægju síðastliðið vor og hlutu viðurkenninguna Fyrirtæki ársins 2013 og Stofnun ársins 2013. Báðir vinnustaðirnir fengu jafnlaunavottun VR í vor og voru Landmælingar Íslands fyrst opinberra stofnana til að fá vottunina.
Á fundinum var sagt frá tengslum milli jafnlaunakerfisins og gæðakerfis sem byggir á gæðastaðlinum ISO 9001. Einnig var sagt frá innleiðingarferlinu hjá báðum vinnustöðunum. Margar spurningar brunnu á fundargestum og sköpuðust líflegar umræður í kjölfarið.
Staðallinn sem jafnlaunkerfið er byggt á heitir ÍST 85:2012 Jafnlaunakerfi - kröfur og leiðbeiningar og er fáanlegur hjá Staðlaráði Íslands. Staðallinn var búinn til í þeim tilgangi að styðja við innleiðingu nýrra jafnréttislaga nr. 10/2008.
Gæðahópurinn þakkar Johan Rönning fyrir sérstaklega góðar móttökur. Á Facebook síðu Stjórnvísi má sjá myndir af fundinum en líka hér á heimasíðunni.

Gámaþjónustan bauð Stjórnvísi félögum í heimsókn þriðjudaginn 26. mars 2013. Fyrirlesarar voru þau Áslaug Dagbjört Benónýsdóttir, verkefnastjóri Gámaþjónustunnar og Gunnar Bragason, markaðs- og gæðastjóri Gámaþjónustunnar. Áslaug kynnti niðurstöður meistaraverkefnis í iðnaðarverkfræði sem hún vann við Háskóla Íslands árið 2012. Verkefnið fjallar um ástæður, hindranir og ávinning af umhverfisstjórnunarkerfum. Gunnar fór svo yfir starfsemi Gámaþjónustunnar ásamt ferli innleiðingar á umhverfisstjórnunarkerfi fyrirtækisins sem uppfyllir staðalinn ISO 14001.

Það er óhætt að segja að Gámaþjónustan hafi tekið vel á móti félögum Stjórnvísi sem fjölmenntu á fundinn, en allir voru leystir út með lítilli grænni ruslatunnu að gjöf í lok fundar sem tákn um þá umhverfisvitund sem fyrirtækið setndur fyrir.