Fréttir og pistlar

Síðasta fræðsla ársins var í morgun, fimmtudaginn 5 . desember. Kristín Þórðardóttir og Enok Kjartansson hjá Advania sáu um fræðsluna sem var mjög áhugaverð. Kristín ræddi m.a um hagnýtingu upplýsingatækni í innkaupum, notkun vörulista, útboð, aðfangakeðjuna og fleira. Glærur frá fyrirlestrinum eru komnar inn á síðuna okkar. Advania bauð upp á kaffi og flott meðlæti, takk kærlega fyrir okkur.

Um leið og við óskum ykkur gleðilegra jóla og þökkum fyrir frábært fræðsluár 2013, okkar fyrsta, þá langar okkur að minna á fyrstu fræðslu ársins 2014, en Guðrún Gunnarsdóttir hjá Vodafone mun vera með erindi um "hagkvæmni útboða" nánar auglýst síðar.

Jólakveðja til ykkar allra.
Stjórnin

Fundur var haldinn í morgun þann 3.desember hjá Toyota á Íslandi. Fyrirlesari var Vilhjálmur Ragnar Kristjánsson umhverfis- og gæðastjóri Toyota á Íslandi.
Vilhjálmur fjallaði um innleiðingu ISO 14001 hjá Toyota á Íslandi. Fyrirtækið fékk ISO14001 umhverfisvottun í júní 2007.

Vilhjálmur sagði einnig frá því hvernig stjórnendur fengu starfsfólk í lið með sér.
Farið var yfir skrif gæðahandbókar, störf umhverfis-og öryggistengiliða, hvernig innri úttektir eru framkvæmdar o.s.frv.
Gagnlegar umræður mynduðust í lok fundarins.

Fyrir hönd stjórnarinnar vil ég þakka Vilhjámi fyrir áhugvert erindi. Glærur og myndir frá fundinum er nú aðgengilegt hér á vefnum.

Næsti fundur er 15.janúar næstkomandi sem ber heitið ,, Mikilvægi endurgjafa frá starfsmönnum og ávinningur af notkun ISO 9001“. Fyrirlesari er Laufey Kristjánsdóttir gæðastjóri Mannvits og Ari Hróbjartsson. Nánari upplýsingar og skráning hér: http://stjornvisi.is/vidburdir/502

Með kveðju,
Áslaug D. Benónýsdóttir
formaður faghóps um ISO staðla og vottanir

Veitingarhúsið Loftið var fullt út úr dyrum af áhugasömum gestum sem komu til að kynna sér Lean á síðasta Mannamóti ársins sem var á vegum Lean faghóps Stjórnvísi. Félagið þakkar þeim fjölmörgu gestum fyrir komuna og fyrirlesurunum Þórunni Maríu Óðinsdóttur Intru og Kristjáni Geir Gunnarssyni Nóa-Síríus hjartanlega fyrir frábær erindi.
Hér má sjá myndir og myndskeið frá viðburðinum

http://imark.is/imark/myndbond/

http://www.imark.is/imark/myndir/2013-2014/?catid=98c9f94a-57ae-11e3-b781-005056867cb9

Fundur var haldinn í morgun þann 27.nóvember hjá Staðlaráði Íslands. Fyrirlesari var Guðrún Rögnvaldardóttir framkvæmdastjóri Staðlaráðs Íslands.
Guðrún fjallaði um staðla og stjórnunarkerfi sem ISO hefur gefið út eða er að vinna að og lýsti því hvernig þeir tengjast og hvernig reynt er að samhæfa þá þannig að þeir styðji hver annan, þótt þeir fjalli um mismunandi stjórnunarkerfi. Guðrún benti einnig á ýmsa staðla sem geta komið að gagni við innleiðingu og rekstur ýmissa stjórnunarkerfa.

Fyrir hönd stjórnarinnar vil ég þakka Guðrúnu fyrir áhugvert erindi.

Næsti fundur er 3.desember næstkomandi sem ber heitið ,,Umhverfismál Toyota á Íslandi“. Fyrirlesari er Vilhjálmur Ragnar Kristjánsson umhverfis- og gæðastjóri Toyota á Íslandi. Nánari upplýsingar og skráning hér: http://stjornvisi.is/vidburdir/513

Hér má sjá myndir af fundinum: https://www.facebook.com/Stjornvisi/photos_albums

Með kveðju,
Áslaug D. Benónýsdóttir
formaður ISO hópsins

Hvers vegna umhverfismerki?

Veröldin er að breytast. Fyrirtæki þurfa að leita leiða til að spara, afla sér nýrra viðskiptavina sem hafa nýjar hugmyndir og kröfur, auk þess að halda í þá sem fyrir eru og þróast í takt við tímann. Ólíkt því sem margir halda fylgir sparnaður því að uppfylla kröfur umhverfismerkja. Það er vegna þess að kröfurnar snúast oftast um að nýta betur, kaupa minna og fara vel með. Fyrirtæki sem uppfylla kröfur umhverfismerkja sýna fram á rekstrarsparnað, bætta frammistöðu í umhverfismálum, aukna samkeppnishæfni vegna vistvænni innkaupa stofnana og fyrirtækja, bætta ímynd, betri þjónustu og bættara verklag svo nokkuð sé nefnt. Það er því til nokkurs að vinna.

Umhverfismerki er vottun sem tryggir að varan eða þjónustan hafi minni neikvæð áhrif á umhverfið en aðrar sambærilegar vörur eða þjónusta. Umhverfismerki er því góð leið fyrir fyrirtæki til að segja viðskiptavininum á einu augnabliki að varan uppfylli hans kröfur og sé betri en vara keppinautanna. Vinna við umhverfismerki er einföld og áhugaverð leið til að bæta reksturinn.

Á bak við umhverfismerki eru kröfur um umhverfisáhrif á öllum lífsferli vörunnar, allt frá hönnun til förgunar og kröfurnar eru ólíkar milli vöru- og þjónustuflokka. Til að fá umhverfismerki á vörur og þjónustu þarf að fá vottun óháðs aðila um að kröfurnar séu uppfylltar. Dæmi um vottuð umhverfismerki eru norræna umhverfismerkið Svanurinn og Blómið, umhverfismerki Evrópusambandsins. Slík umhverfismerki hjálpa bæði fyrirtækjum og neytendum að velja og selja sannanlega umhverfisvænt.

Greinarhöfundur: Hulda Steingrímsdóttir, ráðgjafi hjá ráðgjafarfyrirtækinu Alta

Áhugaverður fundur var haldinn um
Hér má sjá myndir af fundinum: https://www.facebook.com/media/set/?set=a.592145927520028.1073741870.110576835676942&type=3

Straumlínustjórnun í Evrópu
Þann 28.október héldum við á ráðstefnuna European Manufacturing Strategy Summit, sem haldin er árlega með mismunandi áherslum. Áherslan að þessu sinni var stefnumótun í fyrirtækjum og komu fyrirlesarar víða að m.a. frá Airbus, BMW, Siemens o.fl. Flestir virtust komast að sömu niðurstöðunni sem er að fyrirtæki ná ekki árangri nema að fá starfsmenn með sér í lið og að allir stefni í sömu átt. Fyrirtækin nýttu sér flest aðferðarfræði straumlínustjórnunar og mörg voru búin að aðlaga straumlínustjórnun að sinni stefnu og menningu. Það virðist sem sú leið sé vænlegust til árangurs í stað þess að innleiða eitt og eitt tól. Einnig var skýrt hversu mikilvægt er að rótargreina öll vandamál til þess að öðlast stöðugleika sem gefur yfirmönnum tíma til að vinna að umbótum og fara í „gemba“. Þar sem tími er af skornum skammti þá skiptir máli að leysa réttu vandamálin og fara í réttu umbótarverkefnin, skoða þær vörur sem fyrirtækið býður upp á og reyna að einbeita sér að þeim sem skipta fyrirtækið mestu máli og að sjálfsögðu að hugsa um innri og ytri viðskiptavini. Það er áhugavert af hverju Toyota leyfir samkeppnisaðilum sínum að skoða verksmiðjunar sínar en ein af ástæðunum er sú að þeir eru búnir að þjálfa starfsmenn sína í að leita stöðugt af umbótum og því ætla þeir að verða miklu betri þegar samkeppnisaðilar þeirra hafa loks náð þeim. Viktoría hélt fyrirlestur um hvernig við hjá Össuri notum A3 til þess að miðla stefnu okkar áfram í framleiðsludeildum á Íslandi, það hefur gefist vel og ferillinn er í stöðugum umbótum. Hægt er að fá nánari upplýsingar um hvað straumlínustjórnun er á lean.is.

Höfundar: Viktoría Jensdóttir, deildarstjóri umbóta og öryggis
Guðbjörg Sæunn Friðriksdóttir, sérfræðingur í umbótum og öryggi.

Hvernig líður fólkinu á þínum vinnustað?

Vissir þú að inniloft hefur áhrif á heilsufar og afköst starfsfólks? Og að algengustu kvartanir vegna vinnuumhverfis tengjast innilofti og gæðum þess? Umhverfi innandyra hefur bein áhrif á einbeitingu, afköst og á vinnugleði almennt. Rannsóknir sýna að með því að auka gæði innilofts þá aukast afköst til muna.

Slæm loftgæði hafa mjög ólík áhrif á einstaklinga, en algengt er að fólk finni fyrir einkennum eins og höfuðverk, húðroða, ertingu í nefi, augum og hálsi og einbeitingaskorti, án þess að tengja það beint við slæm loftgæði.

Það eru margir samverkandi þættir sem hafa áhrif á loftgæði, s.s. hita- og rakastig, loftræsing, gæði útilofts, umbúnaður í vinnurýmum, húsgögn, raftæki, þrif og hreinsiefni svo fátt eitt sé nefnt. Ókleift er í raun að mæla loftgæði beint með mælitækjum, þó vissulega sé hægt að mæla hita- og rakastig og koltvísýring á einfaldan hátt.

Besta leiðin og sú sem gefur raunhæfustu niðurstöðuna er mat starfsfólks á sinni líðan. Til eru stöðluð erlend próf sem lögð eru fyrir starfsfólk sem tengjast upplifun, hugsanlegum einkennum og óþægindum m.t.t. loftgæða, aðbúnaðar og almennra vinnuaðstæðna.

Reynslan er sú að þegar orsakasamhengi er orðið ljóst, þá er iðulega hægt að bæta gæði innilofts með einföldum aðgerðum sem snúast oft um smávægilegar breytingar á starfsháttum. Þannig má bæta líðan og afköst starfsfólks á einfaldan hátt.

Eftir Halldóru Hreggviðsdóttur, framkvæmdastjóra ráðgjafarfyrirtækisins Alta.

Ábendingar eru ókeypis ráðgjöf

Aldrei hefur verið jafn mikilvægt og nú að leysa vel úr innri og ytri ábendingum, kvörtunum og atvikum,

því með tilkomu samfélagsmiðlanna eru þeir farvegir sem viðskiptavinir og starfsmenn hafa til að koma

óánægju og ánægju sinni á framfæri orðnir nánast endalausir. Erfitt er að fylgjast með hvert ummælin

berast og þó ummælum sé eytt út á einum stað geta þau verið á þúsund öðrum stöðum og líftími þeirra

nánast óendanlegur.

Samfélagsmiðlarnir leika nú orðið lykilhlutverk í að vernda orðspor vörumerkis og margar kannanir hafa

sýnt hvað getur gerst ef ekki er brugðist rétt við neikvæðum ummælum á samfélagsmiðlum. Til að mynda

sýnir ein könnun að ein neikvæð ummæli á Twitter geta kostað fyrirtæki 30 viðskiptavini (Convergys).

Til þess að minnka líkurnar á því að neikvæð umfjöllun rati inn á samfélagsmiðlana er einkar mikilvægt að

auðvelda viðskiptavinum og starfsmönnum að koma með ábendingar og meðhöndla þær síðan hratt og

vel.

Máttur einstaklingsins er nefnilega orðinn gríðarlegur; Nielson könnun sýnir t.d. að 70% neytenda treysta

skoðunum annarra neytenda á samfélagsmiðlunum betur en sjónvarpi (62%) og fréttablöðum (61%).

Leiðir til lausnar

En hvernig geta fyrirtæki og stofnanir brugðist hratt og vel við ábendingum frá viðskiptavinum og

starfsmönnum? Verklagið við vinnslu ábendinga, kvartana og atvika verður að vera niðurnjörvað

og vel kynnt meðal starfsmanna. Þá þarf að vera auðvelt að koma ábendingum á framfæri, t.d. með

ábendingaeyðublaði á heimasíðu fyrirtækisins og helst að rafrænt kerfi taki við skráningunum og leiði

ábendinguna áfram í feril á milli manna þar til málið hefur verið leyst.

Án slíkrar rafrænnar lausnar sem tekur á máli frá upphafi og til enda eru miklar líkur á að mál dagi uppi á

ferð sinni á milli pósthólfa starfsmanna. Ef ekki er miðlæg stýring á ábendingum verður nánast ómögulegt

að fá yfirsýn yfir stöðu mála eða draga út tölfræði til að meta umfang og draga læradóm af.

Ábendingar frá viðskiptavinum og starfsmönnum eru ókeypis ráðgjöf um hvernig hægt er að betrumbæta

þjónustu og ferla fyrirtækisins. Fjöldi rannsókna hafa sýnt að neytendur sem fá skjóta og góða úrlausn

sinna ábendinga verða traustari viðskiptavinir og segja öðrum frá góðri þjónustu.

http://www.gaedastjornun.is

Höfundur greinar: Kristín Björnsdóttir, rekstrarhagfræðingur og ráðgjafi hjá FOCAL

Haustráðstefna Stjórnvísi "Að ströggla við að djöggla" hlaut góðar viðtökur og var fullt út úr dyrum. Um 160 manns sóttu ráðstefnuna. Fjórir frábærir fyrirlesarar fluttu erindi en það voru þau: Eggert Benedikt Guðmundsson, forstjóri N1, Ragnheiður Agnarsdóttir, framkvæmdastjóri einstaklingsviðskipta og samskipta hjá TM, Teitur Guðmundsson læknir, Heilsuvernd og Ásta Bjarnadóttir, stjórnunarráðgjafi hjá Capacent. Ráðstefnustjóri var Herdís Pála markþjálfi og fyrirlesari. Hinn landsþekkti leikari Laddi skemmti gestum á sinn einstaka hátt. Hér má sjá myndir af ráðstefnunni en fljótlega kemur inn á vefinn upptaka af raðstefnunni. https://www.facebook.com/photo.php?fbid=583123371755617&set=pb.110576835676942.-2207520000.1383586795.&type=3&theater

Þjónusta verður sífellt stærra hlutfall af hagkerfinu og hefur sú þróun orðið á kostnað

hefðbundinnar framleiðslu. Nýsköpun á sér stað í þjónustufyrirtækjum, eins og t.d. í

fjármálaþjónustu og verslun. Nýsköpun í þjónustu í hefðbundnum framleiðslufyrirtækjum

er oft minni gaumur gefinn. Marel er fyrirtæki sem framleiðir tæki og lausnir fyrir

matvælaiðnaðinn. Í dag eru þjónustutekjur Marel einn þriðji af tekjum fyrirtækisins,

en fyrir tæpum áratug voru þær einn tíundi. Tekjurnar koma af sölu varahluta,

viðgerðarþjónustu, uppsetningu, innleiðingu, þjálfun, uppfærslu, ástandsskoðun

og ráðgjöf. Oft er mismunandi þjónustuvörum raðað saman í “pakka” til að svara

kröfum hvers viðskiptavinar, sem í daglegu tali eru kallaðir þjónustusamningar.

Markmið þjónustu Marel er að aðstoða viðskiptavini sína til þess að finna jafnvægi milli

hámarksafkasta og nýtingar véla og afurða með sem minnstum tilkostnaði. Nýsköpun

í þjónustu getur falist í nýrri leið til að dreifa vörunni, annarri aðferð sem byggist á

gamalli tækni eða því hvernig þjónustan er skipulögð og stýrt. Öflugast er þegar vara

og þjónusta renna saman, en eitt best þekkta dæmið um slíkt er Apple og iTunes.

Þegar vel tekst til með að tvinna saman vöru og þjónustu eykst samkeppnisforskotið.

Hjá Marel eru nokkur dæmi um þetta, eins og t.d. í hugbúnaði og beinaleitartækjum.

Þjónustutekjur eru stöðugar tekjur sem eru til staðar í góðu jafnt sem slæmu árferði,

sem kom sér vel fyrir Marel í fjármálakrísunni á árunum 2008 til 2009. Öll fyrirtæki eiga

viðskiptavini sem þarf að þjónusta. Í því felast tækifæri til nýsköpunar sem geta aukið

samkeppnisforskot.

Höfundur er framkvæmdastjóri hjá Marel og félagsmaður í Stjórnvísi.

Fundur var haldinn í morgun þann 29.október hjá Samtökum Iðnaðarins. Fyrirlesari var Ferdinand Hansen verkefnastjóri í gæðastjórnun.

Samtök Iðnaðarins(SI) hafa komið að borðinu frá upphafi til þessa dags í samstarfi við ýmsa aðila með það að markmiði að gera gæðastjórnun einfaldari og skilvirkari. Þar á meðal má nefna námskeið, vottanir í fjórum þrepum og miðlægt gæðakerfi sem félagsmenn SI geta fengið aðgang að til uppbyggingar á eigin gæðahandbók.
Ferdinand sýndi fundargestum dæmi um uppbyggingu gæðakerfis hjá SI. Þeir sem vilja kynna sér vottanir SI og gæðakerfi geta nálgast upplýsingar á heimasíðu SI: http://www.si.is/malaflokkar/gaedastjornun-og-rekstur/gaedavottun-si/

Fyrir hönd stjórnarinnar vil ég þakka Ferdinand fyrir áhugvert erindi. Glærur frá fundinum eru nú aðgengilegar hér á vefnum.

Næsti fundur er 27.nóvember næstkomandi sem ber heitið ,, Staðla- og stjórnunarkerfi frá ISO“. Fyrirlesari er Guðrún Rögnvaldardóttir framkvæmdarstjóri hjá Staðlaráði.
Nánari upplýsingar og skráning hér: http://stjornvisi.is/vidburdir/501

Með kveðju,
Áslaug D. Benónýsdóttir
formaður ISO hópsins

Á þessu ári verður þema haustráðstefnu Stjórnvísi Samspil vinnu og einkalífs. Við höfum fengið til liðs við okkur áhugaverða einstaklinga sem munu fjalla um rannsóknarþáttinn, staðreyndir, úrlausnir, raunsögur, togstreituna milli þessara tveggja hlutverka og hvað getur auðveldað okkur að ná jafnvægi á millu vinnu og einkalífs. Einnig verður slegið á létta strengi og mætir hinn landsfrægi leikari, söngvari, tónskáld og skemmtikraftur Laddi og bregður á leik.
Fyrirlesrara eru þau Eggert Benedikt Guðmundsson, forstjóri N1, Ragnheiður Agnarsdóttir, framkvæmdastjóri einstaklingsviðskipta og samskipta hjá TM, Teitur Guðmundsson læknir, Heilsuvernd, Ásta Bjarnadóttir, stjórnunarráðgjafi hjá Capacent o.fl.
Ráðstefnustjóri verður Herdís Pála markþjálfi og fyrirlesari, ráðstefnan verður verður haldin á Grand Hótel frá kl.13:00-15:30 miðvikudaginn 30.október frá kl.13:00-15:30

Boðið verður upp á kaffihlaðborð og eru allir Stjórnvísifélagar hjartanlega velkomnir.

Morgunfundur gæðastjórnunarhóps Stjórnvísi „Skjalastjórnun - Gæðastjórnun - Stjórnun upplýsinga“ var haldinn hjá Endurmenntun 23. september síðastliðinn. Fyrirlesarar voru þær Jóhanna Gunnlaugsdóttir, prófessor við Háskóla Íslands og Gunnhildur Lilja Sigmundsdóttir, skjalastjóri hjá Motus.

Í erindi sínu fjallaði Jóhanna annars vegar um mikilvægi stjórnunar upplýsinga fyrir gæðastjórnun og hins vegar um niðurstöður meistararannsóknar Ingibjargar Hrundar Þráinsdóttur. Markmið rannsóknarinnar var að leitast við að greina hvort munur væri á milli opinberra stofnana, hvað skjalastjórnun varðar, sem hafa fengið ISO 9001 vottun á gæðastjórnunarkerfi sitt og opinberra stofnana sem ekki eru með vottað gæðastjórnunarkerfi.

Gunnhildur kynnti niðurstöður meistararannsóknar sinnar. Markmið hennar var að öðlast innsýn í innleiðingu og viðhald vottunar á ISO 9001 gæðastjórnunarkerfi hjá íslenskum skipulagsheildum með tilliti til þess hvaða ávinning gæðastjórar teldu hafa hlotist af vottuninni og hvað hvatti skipulagsheildir til að öðlast og viðhalda henni.

Í máli Jóhönnu og Gunnhildar kom meðal annars fram að upplýsinga- og skjalastjórnun, gæðastjórnun og verkefnastjórnun eru fræðigreinar sem vinna saman.

Skjalfesting og skjalastýring eru ekki markmið í sjálfu sér heldur virðisaukandi starfsemi til stuðnings skilvirku gæðastjórnunarkerfi. Skjalastjórnun á að tryggja að hægt sé að endurheimta skjöl fljótt og örugglega og þannig auka skilvirkni í rekstri skipulagsheilda. Ennfremur að fyrirbyggja að skjöl verði fyrir skemmdum, tapist eða komist í hendur óviðkomandi aðila, auk þess að afstýra ótímabærri eyðingu þeirra og koma í veg fyrir óþarfa uppsöfnun upplýsinga á skrifstofum og í geymslum.

Meginmarkmið gæðastjórnunar er að ná fram mestu gæðum í framleiðslu eða þjónustu. Með gæðastjórnunarkerfi er kerfisbundinni stjórnun komið á. Kerfisbundin stjórnun miðar almennt að samkeppnisforskoti með bættri frammistöðu, auknum verðmætum með sjálfbærum starfsháttum og/eða lágmörkun rekstrartruflana með skilvirkri áhættustjórnun. Ferlastjórnun er þar kjarninn; ferlar eru skjalfestir m.a. í þeim tilgangi að samræma verklag, auðvelda rýni og úrbætur á því (stöðugar umbætur, þróunarstarf).

Verkefnið innleiðing gæðastjórnunarkerfis kallar á verkefnastjórnun. Verkefnastjórnun leggur meðal annars áherslu á undirbúning og áætlanagerð, eftirfylgni og samskipti. Að hafa gott innleiðingarmódel skiptir sköpum í undirbúningi og áætlanagerð. Í módelinu sem að þessu sinni var kynnt er meðal annars gert ráð fyrir að; stuðningur æðstu stjórnenda sé tryggður, einn aðili sé ábyrgur fyrir verkefninu (verkefnisstjóri), komið sé á þverfaglegri nefnd, umfang gæðastjórnunar sé skilgreint, þarfagreining fari fram, gerð sé tíma- og kostnaðaráætlun, hugað sé að andstöðu (stjórnun breytinga) og verkefnið sé kynnt meðal starfsmanna, þeir virkjaðir og hljóti viðeigandi menntun og þjálfun.