Fréttir og pistlar

Faghópur um stafræna fræðslu hélt í morgun fjölmennan fund í Landsvirkjun. Hildur Jóna Bergþórsdóttir hjá Landsvirkjun og Sigurbjörg Magnúsdóttir hjá Domino´s sögðu frá innleiðingu á stafrænni fræðslu á sínum vinnustöðum. Þær fóru yfir hvað gekk vel og helstu áskoranir við innleiðingar.  

Hildur Jóna sagði að hjá Landsvirkjun væru 18 starfssvæði á landinu á  7 vinnustöðum. Í febrúar 2019 var byrjað í stafrænni fræðslu Eloomi.  Hjá Landsvirkjun er fólk bæði í skrifstofuhúsnæði, í virkjun og úti.  Það skiptir Landsvirkjun miklu máli að endurmennta og sinna góðri fræðslu.  Landsvirkjun hefur verið duglegt í að búa til heimatilbúið fræðsluefni. Þegar keypt er erindi þá er alltaf keypt upptaka því hluti starfsmanna vinnur vaktir.  Alls staðar eru notaðar spjaldtölvur.  Ástæðan fyrir að ákveðið var að fara í stafræna fræðslu var þjálfun nýliða; nú fá allir fræðslu frá degi eitt.  Starfsaldur og lífaldur er mjög hár og því 12-20 nýráðningar á ári.  Alltaf er verið að uppfæra fræðsluna því hún er online.  Nú geta stjórnendur fylgst með nýliðaþjálfuninni.  Landsvirkjun er með ISO vottun og þarf að sýna fram á hvaða þjálfun hver og einn er að fá. Kerfið hjálpar til að halda utan um þau mál. 

Helstu áskoranirnar hafa verið: Eigum við til eitthvað stafrænt efni? Byrjað var með 2 námskeið (einelti og kynferðisleg áreitni).  Lítið hefur verið hægt að kaupa efni á íslensku til að byrja með en í dag er miklu meira úrval.  Einn frá hverju sviði er í fræðsluhópi í dag sem einskorðast þá ekki eingöngu við starfsmannasvið.  Samstarf við upplýsingasvið er gríðarlega mikilvægt. Mikilvægasta áskorunin er að fá starfsmenn til að taka þátt.  Ýmsar leiðir hafa verið farnar eins og að kynna á starfsmannafundum, Workplace auglýsingar, fundir með stjórnendum, farið á sviðsfundi, maður á mann, fræðslufundir o.fl.  Framtíðin er ágætlega björt og í dag eru 52 námskeið inni í kerfinu í dag.  Næstu skref eru að virkja þá starfsmenn sem enn hafa ekki verið virkir, senda skýrslur til stjórnenda, senda yfirlit yfir námskeið sem eru í boði á stjórnendur, endurnýja skyldufræðslu, uppfæra nýliðafræðslu, stjórnendafræðslu o.fl. 

Sigurbjörg Magnúsdóttir fræðslustjóri hjá Domino´s sagði að hjá Domino´s eru 24 verslanir dreifðar út um land allt, 700 starfsmenn 72% karlar og 28% konur og meðalaldur starfsmanna er 22,1 ár og starfsmannaveltan hröð.  Í maí 2019 var fjárfest í Eloomi og í júní-ágúst voru byggðir upp innviðir, í september var samtenging við Workplase og í október var byrjað á fullu og nú er búið að þróa það í hálft ár. Helstu áskoranir Domino´s er ungur starfsmannahópur, starfsfólk er á aldrinum 14-55 ára og athyglisspönnin er stutt, lágt menntunarstig, innri hvati til að sækja sér þekkingu er lítil, aukin áhersla á ytri hvatningu og hver ber ábyrgð á þessu öllu saman, er það starfsmannahald eða hver og einn stjórnandi fyrir sig?  Starfsmenn spyrja hvort þeir fái greitt fyrir námskeiðin.

Öll fyrirtæki eiga fullt af fræðslu.  Sigurbjörg sagði að þau hefðu endurhannað öll námskeið eftir handritum til að samþætta á allt fyrirtækið.  Til að tryggja að þekkingin sitji eftir þá eru tekin próf og alltaf er örkönnun þar sem starfsmenn meta hvernig þeim þótti námskeiðið.  Öll námskeið eru í dag á myndböndum og eru starfsmenn að leika í myndböndunum, það skilar betri árangri að þau eru að vinna þetta saman.  Öll námskeið hjá Domino´s eru bæði á íslensku og ensku.  Á hverjum mánudegi er nýliðafræðsla því starfsmannaveltan er hröð.  Ráðningarkerfið, Eloomi og Workplace tala saman.  Workplace er mjög virkt hjá Domino´s.  Forstjórinn er með spjall þar þegar starfsmenn byrja og segir hann frá því hvað Workplace er mikilvægt og að ljúka grunnnámskeiði í Eloomi.  Á einungis 20 dögum tókst þeim að virkja 75% starfsmanna og nú er ábyrgðin að færast yfir á verslunarstjórana.  En hvað hefur breyst? Tíminn sem fer í staðbundnar þjálfun hefur minnkað og tíminn fyrir persónulegri aðlögun aukist.  Þetta hefur bein áhrif á starfsmannaveltuna og starfsánægju.  Öll þjálfun er orðin skilvirkari og reglubundnari.  Hægt er að taka námskeið hvar og hvenær sem er og á þeim hraða sem hver og einn kýs.  Yfirsýn og utanumhald á fræðslu og starfsþróun starfsmanna hefur stóraukist og auðveldara er að koma auga á framúrskarandi starfsfólk.  En hvað er framundan? Stöðug þróun og umbætur á öllu fræðsluefni og nýr leiðarvísir að starfsþróun „Career Roadmap“. Einnig er hafin vinna með Articulate 360.  Í lokin voru fjöldi fyrirspurna.        

Á þessum morgunfundi fjallaði Ólafur Sigurðsson framkvæmdastjóri Birtu lífeyrissjóðs um auknar áherslur fjármagnveitenda á ábyrgar fjárfestingar. Að því loknu fjallaði Sigurður Ólafsson út frá sjónarhóli stjórnarmanns, um auknar kröfur til ófjárhagslegra viðbótarupplýsinga. Þessar upplýsingar veita innsýn, eru mikilvægar til að auka gagnsæi og þurfa að byggja á vönduðum stjórnarháttum. 

Birta lífeyrissjóður nálgast ábyrgar fjárfestingar sem hugmyndafræði sem miðar að því að bæta vænta ávöxtun og áhættu til lengri tíma með sjálfbærni sem megin markmið samkvæmt UFS flokkun. Það sem er í boði eru viðmið ESG Reporting Guide 2,0, GRI Standards og IR Integrated Reporting. (ófjárhagslegar upplýsingar).  Meðalhófið er mikilvægt.
Ólafur tók nokkur dæmi af UFS umræðu; umhverfið, samfélagið og stjórnarhættir.  Birta styrkir Virk sem er mikilvægt og þar er hægt að ræða um fjárhagslega stærð.
Það er frábært framlag sem felst í að veita umhverfisverðlaun í atvinnulífinu því það virðist minnka kostnað og bæta framlegð sem verður vegna tiltektar í rekstrinum.
Árið 2015 voru gefnar út leiðbeiningar um stjórnarhætti fyrirtækja af Viðskiptaráði Íslands, Nasdaq Iceland og SI.  Leiðbeiningarnar fela í sér tilmæli til viðbótar við lög og reglur og þeim fylgir meiri sveigjanleiki þar sem grundvöllur leiðbeininganna um stjórnarhætti fyrirtækja er “fylgið eða skýrið” reglan.  Stjórnarhættir eiga að vera virðisskapandi.
Vínbúðin og ISAVIA vinna skv. GRI.  GRI 300 er ekkert annað en fjárhagslegar upplýsingar.  Það að draga úr útblæstri dregur úr kostnaði.  Í GRI 400 eru áhugaverðar kennitölur eins og hve margir voru veikir vegna álags í vinnu.  Fari talan yfir 5% í veikindum þá er það sannarlega farið að hafa áhrif á rekstur fyrirtækisins.  Sama á við um fræðslu og þróun þegar fyrirtæki fjárfesta í menntun starfsmanna sem svo hætta vegna of mikils álags.  Til að dæma um hvort þetta eru verðmyndandi upplýsingar þá þurfa upplýsingarnar að vera til staðar yfir 5 ára tímabil.
Þegar borin er saman arðsemi eigin fjár og þess að fylgja reglunum þá er fylgnin ekki mikil ca. 0,07 en alla vega, þá leiðir það ekki til lakari árangurs.  Margt bendir til að það bæti ávöxtun og minnki áhættu Birtu.

Birta breytir ekki heiminum en lýsir yfir vilja til samstarfs og tengir sig við markmið. Birta hefur fjárfest bæði í Marel og Össur og einnig í mörgum nýsköpunarfyrirtækjum.  Nýsköpun og uppbygging á innviðum tengjast markmiðum nr.9 sem er nýsköpun og uppbygging og byggja upp trausta innviði, stuðla að sjálfbærri iðnvæðingu.  Niðurstaða Ólafs er sú að það þurfi viðbótarupplýsingar og nú er öskrandi tækifæri fyrir gagnaveitur. 

Sigurður sagði ófjárhagslegar upplýsingar verða fjárhagslegar til lengri tíma.  Í dag er öskrað eftir upplýsingum og kallað eftir gagnsæi og réttum upplýsingum í stjórnkerfinu, á almennum og opinberum markaði.  Skýrsla stjórnar um ófjárhagsleg mál getur uppfyllt þessa þörf.  Endurksoðendur gefa álit sitt að ársreikningi, í skýrslu stjórnar koma upplýsingar úr samfélagsskýrslunni ESG/GRI. Úr ársreikningi koma tölur sem skipta máli fyrir fjárfesta og meta fyrirtækið út frá þeim gögnum sem þar eru settar fram.  Endurskoðendur staðfesta að í skýrslu stjórnar sé verið að fjalla um ákveðin málefni.  Stjórnarmaðurinn er því ábyrgur fyrir að þær upplýsingar sem komi fram í skýrslu stjórnar séu ábyggilegar.  Félag endurkoðenda telja að óvissa ríki um hvort endurskoðun skuli ná til upplýsinga í skýrslu stjórnar eða eingöngu staðfesti að  upplýsingar séu veittar án álits á réttmæti þeirra.  Ársreikningaskrá RSK sýnir að úrbóta er þörf.  Sérstaklega verður gengið eftir því að kanna upplýsingagjöf í skýrslu stjórnar hvað varðar ófjárhagslegar upplýsingar. 

Ófjárhagslegar upplýsingar eru viðbótarupplýsingar og mikilvægt fyrir stjórnarmenn að kynna sér þær vel, þær séu vandaðar og hægt að treysta því að þær séu í lagi.  Málið snýst um 65.gr. og 66.gr. í 6.kafla skýrslu stjórnar.  Í Skýrslu stjórnar 8.grein skal upplýsa um aðalstarfsemi og gefa yfirlit yfir þróun, stöðu og árangur í rekstri félagsins ásamt lýsingu á megináhættu og óvissuþáttum.  Spurningar sem vert er að velta upp eru t.d. Er stjórnarmaður viss um að fylgt sé skilgreindu verklagi og góðum stjórnarháttum? Mega bankar og lífeyrissjóðir fjárfesta í eða lána fyrirætkjum ef vandaðar ófjárhagslegar viðbótarupplýsingar liggja ekki fyrir. Eru ófjárhagslegar viðbótarupplýsingar frá stjórnendum fyrirtækja staðfestar af stjórn?

Það er til staðall sem dregur þetta saman, en viðmið hafa ekki verið til hér á landi.  Til eru alþjóðleg viðmið  “The integrated Reporting Framework.  Að lokum sagði Sigurður að stjórnarmenn ættu að kynna sér vel lög og reglur um framsetingu viðbótarupplýsinga, upplýsingar verða að byggja á góðum stjórnarháttum, ferlum og undirliggjandi eftirlits-/stjórnkerfum.  Þessar upplýsingar eru mikilvægar til að auka gagnsæi og veita góða innsýn í rekstrarumhverfi fyrirtækis.  Vönduð og vel unnin skýrsla stjórnar er ein mikilvægasta undirstaða heilbrigðs verðs-og lánshæfismats.  Þetta er ekki sprettur heldur langhlaup.

Hér er hlekkur á áhugavert myndband um "Integrated Reporting Framework": https://videopress.com/v/nboxyfAp
Hér er hlekkur á vefsvæði Kontra Nordic en þar er að finna ýmsar upplýsingar á þessu sviði: https://kontranordic.com/links/

Fundinum var streymt á Facebook - hér er hlekkur á myndskrána:
https://www.facebook.com/Stjornvisi/videos/2585059381775400/

Faghópur um stefnumótun hélt í dag fund hjá Íslandsstofu.  Íslandsstofa vann nýja stefnumótun stjórnvalda og atvinnulífs fyrir íslenskan útflutning. Stefnumótunin var unnin fyrir hönd utanríkisráðuneytisins í nánu samráði við íslenskar atvinnugreinar. Alls komu um 400 manns að vinnunni með beinum hætti. Bergþóra Halldórsdóttir, forstöðumaður viðskiptaþróunar hjá Íslandsstofu, leiddi stefnumótunarvinnuna. Hún leyfði okkur að skyggnast á bakvið tjöldin, fara yfir vegferðina, þær aðferðir sem voru notaðar í vinnunni við mótun stefnunnar og reynsluna sem eftir situr. Lærdóminn, hvað gekk vel og hvað ekki. Loks hvað tekur við í innleiðingarferli og þær aðferðir sem nýttar eru í innleiðingu, hvort farnar séu nýjar leiðir í bland við hefðbundnari leiðir.

Bergþóra sagði frá því að Útflutningsráð Íslands var stofnað 1971.  Þá samþykkti Alþingi frumvarp um stofnun Útlflutningsmiðstöðvar iðnaðarins síðar Útflutningsráðs Íslands.  Íslandsstofa er síðan stofnuð 2010.  Útflutningsaðstoð hérlendis á sér hálfrar aldar sögu í dag.  Ný lög voru samþykkt 2018 um Íslandsstofu.  Í lögunum kemur fram hvernig á að vinna stefnuna og hvað skuli vera inn í henni til að tryggja að það yrði lögbundið.  “ Skal stefnan m.a. að fela í sér markmið og áherslur á einstökum markaðssvæðum og varðandi einstakar atvinnugreinar.  Hún skal fela í sér mælanleg árangursmarkmið. 

1. Söðumat. Byrjað var að fara yfir vinnuna með starfsfólki og gert stöðumat.  Þetta var útbótavinnustofa með starfsfólki.  Í framhaldi var stöðutakan kynnt og óskað eftir að fara í bottom upp stefnumótun. 
2. Viðtækt samráð. Haldnar voru vinnustofur um allt land 13 landshluta-og atvinnugreinavinnustofur með yfir 350 hagaðilum.  Landshlutarnir voru Vesturland, Vestfirðir, Norðurland, Austurland, Suðurland og Reykjanes.  Atvinnugreinarnar voru ferðaþjónusta, sjávarútvegur, landbúnaður og önnur matvæli, listir og skapandi greinar, hugvit, iðnaður og tækni, nýfjárfestingar, viðskiptaþjónusta og vörumerki Íslands.
3. Úrvinnsla. Vinnustofa með Útflutnings og markaðsráði 28. júní þar sem úrvinnsla og greining var aðalatriðið. 
4. Samþykki og kynning

Áskoranirnar voru tímaramminn, margir hagsmunaaðilar og almenn sátt.  Vinnan var mest unnin á borðum.  Verið var að reyna að fá fram hvar áskoranirnar væru.  Stundum var miðavinna; hvar sjá þau tækifærin t.d. í sjávarútvegi, einnig átti hvert og eitt borð að meta hversu stórt tækifærið væri og finna út hvaða hugmyndir væru bestar og hvernig ætti að forgangsraða þeim.  Fók var líka beðið um að nefna þau þrjú orð sem lýstu Íslandi best og síðan hvaða þrjú orð þau myndu vilja að lýstu Íslandi berst.  Á flestum borðum varð sameiginleg sátt um niðurstöður varðandi hvað eigi að gera. 

Í 99% tilfella fóru allir að rífast.  Það er svo mikilvægt að sjá hvernig fólk kemst að sameiginlegri niðurstöðu varðandi borðin.  Hjá Íslandsstofu vinna 30 manns og 10 voru að vinna í þessu verkefni.  Expectus vann vinnuna með Íslandsstofu og leiddi vinnustofuna.  Í kjölfarið tók Bergþóra við keflinu og svo koll af kolli.  Hver er núverandi ímynd, hvað viljum við að sé æskileg ímynd, getum við byggt á nýju ímyndinni sbr. við önnur lönd.

Ímynd Íslands er gífulega áfangastaðamiðuð.  Við vildum að atvinnuvegirnir töluðu sterkar inn eins og t.d. fólkið, frjálslyndið, gott að vera kona, gott að ala upp börn o.fl.   Mikilvægt var að horfa í allar atvinnugreinarnar.  Hvernig tölum við t.d. við ferðamenn, erlenda sérfræðinga, starfsfólk, kaupendur, söluaðila og fjárfesta.  Varðandi álfa og huldufólk, þá er náttúran endalaust að gefa okkur eitthvað og þrek til að finna nýja hluti.  Við eigum að umgangast náttúruna eins og fleiri búi þar en þú. 

Varðandi framtíðarsýn.  Ísland hefur sterka sögu að segja og hér vill fólk vera.  Hér er hátt verð og hár launakostnaður og því er mikilvæt að setja þetta í kjarnann á stefnunni.  Íslands hefur því góða sögu að segja.  Almennt taka Íslendingar það sem sjálfsögðum hlut það sem útlendingarnir tóku svo vel eftir.  Allt sem við gerum verður að geta skapað TRAUST. 

Maj-Britt H. Briem vinnuréttarlögfræðingur á sviði mannauðs- og starfsumhverfis Reykjavíkurborgar tók á móti Stjórnvísifélögum í Borgartúni í morgun og fór yfir innleiðingarferli jafnlaunavottunar hjá borginni, helstu áskoranir og næstu verkefni í kjölfar vottunar. Það var faghópur um jafnlaunastjórnun sem stóð fyrir viðburðinum í samstarfi við Reykjavíkurborg, faghóp Stjórnvísi um gæðastjórnun og ISO staðla og mannauðsstjórnun.

Reykjavíkurborg hlaut jafnlaunavottun 20. desember 2019. Í tilkynningu kom meðal annars fram: "Með jafnlaunakerfinu er Reykjavíkurborg komin með öflugt verkfæri í hendurnar sem greiðir leiðina enn frekar að markmiðinu um að árið 2021 verði enginn óútskýrður kynbundinn launamunur til staðar hjá borginni."

Maj-Britt sagði Ísland hafa viljað vera í fararbroddi með innleiðingu jafnlaunavottunar og margir fylgjast með erlendis hvernig gengur.  Mikilvægt er að allir stjórnendur skilji af hverju við erum að innleiða staðalinn.  Þetta er hluti af lagalegum skuldbindingum sem Ísland hefur undirgengist bæði gegnum mannréttindasáttmála þar sem kveðið er á um „Equal pay for work of equal value“.  Skv.19.grein jafnréttislaga nr.10/2008 stendur: „Konum og körlum er starfa hjá sama atvinnurekanda skulu greidd jöfn laun og skulu njóta sömu kjara fyrir sömu eða jafnverðmæt störf“.   

Að jafnaði eru 9800 einstaklingar starfandi hjá Reykjavíkurborg og gerir borgin kjarasamninga við 28 stéttarfélög.  Maj-Britt sagði starfsmat ekki krónur og aurar og aðskilið jafnlaunakerfi.  Allir eru því á jafn góðum/slæmum launum.  Reykjavíkurborg notaði þá leið að nota Workplace og innri vefinn til að kynna stefnuna og reyna að senda pósta.  Mikil vinna fer í fræðslu hjá þeim sem koma að launaákvörðunum.  Þetta er mikil áskorun fyrir borgina því erfitt er að ná til allra starfsmanna.  Ekki lesa allir gögn né eru við tölvur. 

Aðgerðirnar sem á að fara í eru margar m.a.  1. Stjórnendastarfsmat 2. Greina yfirvinnugreiðslur 3. Greina fyrirkomulag fastlaunasamninga, tölur um kynbundinn launamun verði í mælaborði borgarbúa, jafnréttismeta kjarasamninga með hliðsjón af hugmyndafræði kynjaðrar fjárhags-og starfsáætlunar, viðhald jafnlaunakerfis, ábyrgðarmenn verklagsreglna, rýni æðstu stjórnenda, innri og ytri úttektir, kynningar og fræðsla. 

Á annað hundrað manns mættu á fund í dag á vegum faghóps um verkefnastjórnun um samvinnutólið Teams.  Fyrirlesarar voru þær Sesselja Birgisdóttir – Af hverju ég elska Teams og Ragnhildur Ágústsdóttir frá Microsoft. 

Sesselja byrjaði að nota Teams þegar hún var markaðsstjóri Advania.  Advania var með 250 vörur og mikill hraði, ólík verkefni og hröð efnisframleiðsla.  Fljótlega fór Sesselja að leita leiða til úrbóta til að ná utanumhaldinu á skipulaginu.  Hún byrjaði á að búa til Excelskjal, þaðan í Sharepoint, síðan Trelló, Planner og Asana, en hvergi náði teymið flugi.  Þá var prófað JIRA og Monday.  Loksins var prófað Teams og þá fór allt að smella saman.  Allt fór á einn stað. Mikilvægt er að allir skilji hvernig Teams virkar.  Ekkert vistast í Teams þú ert með fjöltengi inn í ólíkar skýjalausnir og sérð þær á einum stað.  Ekkert er vistað í Teams heldur í Sharepoint.  Hvernig virkar One Drive og Sharepoint?  Microsoft lausnirnar eru vel tengdar inn í Teams og það gjörbreytir notkuninni.  Með Teams var allt á einum stað.  Fundargerðir, verkefnagerðir og plan er allt á einum stað.  Appið í símanum er algjör snilld.  Hraðinn mun aukast og aukast og aukast.  Öll innleiðingarverkefni sem tengjast tækni klikka á því að bara er hugað að tækninni. Og yfirleitt virkar hún vel.  Það sem hins vegar klikkar í tækniinnleiðingu er hvaða ávinningi á þetta að skila og af hverju erum við að innleiða þetta kerfi?  Hjá Íslandspósti er afurðin „Að hámarka tíma“.  Mikilvægt er að hafa gagnastefnu og gagnastrúktúr.  Síðan er þjálfunarplan sem er mikilvægt upp á stöðlun.  Ekki þjálfa fólk í Teams fyrr en búið er að þjálfa það í Sharepoint, Onedrive og One note.  Þegar allt er sett í skýið þá er mikilvægt að hætta öllu öðru.  Mikilvægast af öllu er að hafa gott samskiptaplan.  Segja öllum nógu oft hvers vegna verið er að innleiða þessa tæknilausn.  Stafræn umbreyting er ferðalag, ekki áfangastaður.  Nú er komin fundarvirkni í Teams og stöðugt er eitthvað að breytast.  Byrja smátt og bæta svo einu og einu við. 

Ragnhildur sagði mikilvægt að hafa alls kyns fólk í tækni, það má ekki einungis vera tæknifólk.  Í dag er stafræn þróun að gjörbreyta því hvernig við vinnum og þetta sjáum við sem einstaklingar.  80% af tíma starfsfólks í dag fer í teymisvinnu og starfsfólk er í 5xfleiri vinnuteymum en fyrir 10 árum síðan.  47% fólks er farið að nota snjallsímana sín og öpp til að leysa vinnutengd verkefni.  Nú eru allir að drukkna í upplýsingum.  Í dag horfum við á allt annan veruleika.  Fyrirtæki eru í dag að meðaltali 229 daga að átta sig á að öryggis brestur hafi átt sér stað.  Öryggi í dag er orðið risastórt mál og notendur eru auðveldasta skotmarkið.  Hversu vel erum við meðvituð um hætturnar og hvernig á að bregðast við þeim.   Mikilvægustu og dýrmætustu starfsmennirnir eru þeir sem vinna í fullkomnu gagnsæi og eru búnir að koma því þannig fyrir að þeir séu ekki ómissandi.  Allir eru að reyna að gera eins vel og þeir geta.  Og stundum er það ekki öruggasta leiðin.  Heimurinn sem við vinnum í dag er ótrúlega flókin.  Teams hefur greitt úr þessari flækju.  Teams er ekki tól þar sem þú gerir eitthvað nýtt heldur ertu að tengja saman allar lausnirnar og gerir lífið einfaldara.  Sleppa að nota tölvupósta nema það sé mjög mikilvægt.  Í dag fer skilvirkni og öryggi saman.  Microsoft 365 gerir fólki kleift að vinna saman hvar og hvenær sem er með öruggum hætti.  Microsoft Teams er partur af Office 365.  Þetta er ekki gamli góði office-pakkinn. Ótrúlega mikill meirihluti fyrirtækja á Íslandi er með Teams en ekki eru allir að nota það og þurfa ekki að greiða neitt aukalega fyrir að nota það.  En hvað er svona merkilegt við Teams?  Þetta er samvinnutól sem leysir flestar samvinnuþarfir.  Límið í Office 365.  Það eru ekki nema 3 ár síðan Teams var kynnt.  Slack er frábært tól í innri samskiptum.  Teams er búið að taka langt fram úr Slack.  Teams gerir það sem Slack gerir og svo miklu miklu meira.  Í dag eru 20milljón notendur að Teams og hefur vaxið hraðast allra vara Microsoft.  Teams er fyrir öll fyrirtæki og alla starfsmenn og félagasamtök.  Í Teams er allt á einum stað, einfalt, kunnuglegt og notendavænt viðmót.  Gjörbreytir hvaða yfirsýn þú hefur og eykur gagnsæi.  Sagan helst og nýtist þannig að ef nýr starfsmaður kemur inn þá þarf ekki að setja hann inn í hlutina því allt er til staðar.  Hægt er að læsa aðgengi að ákveðnum teymum og þróunin er rosalega hröð. Við sem einstaklingar getum haft áhrif á hvað er gert.

Þróunarteymið skoðar hvað vilja notendurnir?  Síðan er kosið um það og þegar það er orðið á toppnum er hugmyndin sett í virkni.  Mikilvægt er að huga að ákveðnum hlutum eins og 1. Hverjir geta stofnað teymi og hvernig lítur sá ferill út? 2. Í hvaða tilgangi eru Microft teymi stofnuð? 3. Hverjir eiga að meta og ákveða vinnureglurnar í Teams‘ 4. Hvernig er aðgangsstýringum og eignarhaldi háttað? 5. Hvaða lausnum og þjónustum mega notendum bæta við? 6. Hvernig skal skipuleggja og merkja gögn? 7. Hvað á að vista? O.fl.

Að lokum sýndi Ragnhildur Demo og óskaði eftir að engar myndir yrðu teknar af því.  Í stjórnborði birtist alltaf Activity, Chat , Teams, Calendar, Calls.  Í activity kemur fram allt sem er að gerast. Í Chati eru búin til teymi og hægt að nefna hann.  Chat inni í teymi sjá allir á meðan að Chat annars staðar er það sama og skype for business en það er að renna inn í Teams.  Skype for business er því að verða hluti af Teams.  Mikilvægt er að tæknideildir séu búnar að búa til  teymi eftir deildum.

Að koma til Fiskistofu var eins og að koma heim til góðrar vinkonu sem bauð upp á kaffi, veitingar og  gott sæti í sófanum á skrifstofunni. Elín Ragnarsdóttir, byrjaði með því að segja frá áskorunum sem Fiskistofa stóð frammi fyrir þegar ákveðið var að höfuðstöðvarnar ættu að flytja norður. Hún sagði að þegar starfsfólk fékk að vita að þau hefðu tækifæri á að flytja með skrifstofunni eða hætta, hafi flest leitað á nýjar slóðir. Það hafði þær afleiðingar að stór hluti kunnáttu og þekkingar Fiskistofu labbaði út þegar starfsfólkið hætti. 

Kunnáttan var farin úr húsi og eftir var gamalt og úrelt gæðakerfi, þá stóð ekkert annað til boða en að byggja gæðastjórnunarstarfið upp á nýtt. Þau ákváðu að taka upp CCQ gæðakerfið frá Origo og hefur það sannarlega lukkast vel. Viðmót Elínar til þessa verkefnis var til fyrirmyndar og hefur henni tekist glæsilega til. Elín skoðaði skipulag Fiskistofu og hafði skiptingu niður á svið sem útgangspunktinn á uppbyggingu stjórnkerfisins og byggði efnisyfirlitið eftir sviðum þar sem verkefni geta flætt þvert yfir starfsemina. 

Til að ná tökum á heildarmyndinni teiknaði Elín upp starfsemina í einn stórar köngulóarvef sem hún notaði sem beinagrind fyrir gæðahandbókina. Hún sagði að þessi aðferð hafi veitt sér góða yfirsýn yfir uppbyggingu gæðahandbókar og mælir með því að byrja undirbúning svona. 

Því næst sagði Elín okkur frá lesborðinu í CCQ og sýndi okkur yfirlitið sem hún hefur þar, t.d. yfir þau verkefni sem bíða hennar, sem innihalda meðal annars „skjöl sem bíða útgáfu“. 

Þegar gæðahandbókin var komin vel af stað fór Fiskistofa að undirbúa sig fyrir jafnlaunavottun og hlaut vottun án athugasemda fyrir tæplega ári síðan. „Mér finnst sjónarhornið „tilvísun í staðla“ sem CCQ býður upp á sérstaklega gott, því ég get ekki munað hvað t.d. kafli 4.3.2 er og þegar endurskoðandi eða úttektaraðili spyr sérstaklega eftir skjalfestingu á þeim kafla þarf ég ekki að hugsa meira enn að finna sjónarhornið og láta viðkomandi fletta sig í gegnum það.“ 

Elín ítrekaði mikilvægi þess að varðveita kunnáttu starfsfólks og sagði að þegar nýr starfsmaður byrjar eigi hann að geta hafið starfið sitt einungis með því að lesa sig í gegnum tilheyrandi gæðaskjöl. Þá var spurt í salnum hvort hún hefði yfirsýn yfir lestur og þátttöku starfsfólks. „Já“, svaraði Elín, „CCQ býður upp á staðfestingu lesturs og ég er með lista yfir þau sem þurfa að gera það. Einnig er innbyggður vaktari í kerfinu sem minnir reglulega á. Til dæmis fyrir skjöl sem tilheyra starfsmannahandbókinni, fær starfsfólk yfirleitt viku til að kynna sér upplýsingarnar og staðfesta lestur, en fyrir mikilvægar upplýsingar sem tengjast lögum og reglugerðum er yfirleitt ekki veittur meira en tveggja daga frestur til að staðfesta lestur.“ 

Í dag eru 309 skjöl útgefin í gæðahandbókinni og 90 sem bíða samþykktar. 

Að lok fundarins skapaðist mikil umræða á milli þátttakenda.

Stjórnvísir þakkar Fiskistofu fyrir góða móttöku og veitingar.

Faghópur um verkefnastjórnun hélt á s.l. miðvikudag morgunfund hjá Isavia þar sem innkaupadeild fyrirtækisins stýrði verkefni sem snéri að útboði á Programme Management Team (PMT) en PMT mun sjá um verkefnastýringu á framkvæmdum á Keflavíkurflugvelli s.s. stækkun á tengibyggingu, stækkun á austurálmu og norðurbyggingu ásamt öðrum verkefnum er snúa að flugvélastæðum. Útboði á PMT var skipt upp í fjóra megin fasa og velta þurfti upp mikilvægum spurningum í upphafi um tímalínu, efni útboðs, útboðsferli, hagsmunaaðila, innviði Isavia og ráðgjafa þar sem Isavia hafði ekki komið að svo stóru útboðsverkefni áður.

Tímalínan var vel skilgreind og raunhæf strax í upphafi með sveigjanleika sem reyndist vera lykilþátturinn við lok á verkefninu, þá var hún einnig notuð sem helsta verkfærið í verkefnastýringu í gegnum verkefnið. Við skilgreiningu og skipulag á útboðsferli var reglugerð nr.340/2017 höfð að leiðarljósi ásamt aðferðafræði RACI. Skilgreind voru hlutverk og hópar eftir aðferðafræði verkefnastjórnunar. Að verkefninu höfðu 17 starfsmenn Isavia beina aðkomu á mismunandi stigum þess og leitast var eftir ráðgjöf varðandi lagaleg atriði, staðsetningu PMT í skipuriti og tæknilýsingu sem sérsniðin er að flugvöllum. Fyrsti fasi verkefnisins var útboð á PMT þjónustunni og er honum lokið. Þrír bjóðendur komust í gegnum hæfnismatið. Að lokum var það fyrirtækið Mace sem hlaut samninginn og er vinnan að næsta fasa verkefnisins hafin.

Isavia dró lærdóm sinn að þessu verkefni eins og gera má af flestum verkefnum. Hluti að þeim lærdómi fólst í því að verkefnið og teymið er aldrei sterkara en veikasti hlekkurinn, ef eitthvað eða einhver er ekki að virka í verkefnateyminu eða verkefninu er betra að gera breytingar eða leiðréttingar á gögnum eða hagsmunaaðilum strax en að bíða með það. Lykilatriði í verkefnavinnu að þessu tagi er að afla sér þekkingar fremur en að vaða áfram í óvissu og myrkri. Þá er mikilvægt að hagsmunaaðilar geti helgað sig verkefninu og sjálfur verkefnastjórinn, því er mikilvægt að verkefni og önnur verk séu sett til hliðar. Við erum eitt lið, nauðsynlegt er að hafa staðgengla og að verkefnateymið setji sér gildi til að hafa að leiðarljósi því útboðsferli er langt, stór hópur kemur að vinnunni og allt getur gerst.  Að lokum er mikilvægt að fagna öllum áföngum.

Faghópur um umhverfi og öryggi hélt í morgun einstaklega áhugaverðan fund þar sem Bjarni G. Hjarðar, yfirverkfræðingur hjá SORPU, fræddi Stjórnvísifélaga um stöðu og horfur varðandi byggingarúrgang.

Mannvirkjagerð fylgir gríðarlegt magn marvíslegs úrgangs og ætti því að vera nægt svigrúm til að gera betur, endurnýta efni og draga úr sóun.  

Bjarni byrjaði á að sýna hvað kemur inn á endurvinnslustöðina og móttökuna.  Hvernig verður byggingaúrgangur til og hvar?  Sorpa fylgist með neysluhegðun heimila.  Á höfuðborgarsvæðinu eru 87832 heimili og 132714 fjölskyldur. Það eru því fleiri en ein fjölskylda á hverju heimili.  Bílar, föt og klæði fara ekki í gegnum endurvinnslustöðvar.  Pappír og plast kemur heldur ekki til Sorpu.

Húsasorprannsókn er skipt í 28 flokka m.a. plast, kerti, málmar, timbur, garðúrgangur o.fl.  Sorpa er með vottun skv. ISO9001, 14001 o.fl.  Sorphirða á höfuðborgarsvæðinu var 31676tonn árið 2019.  Í fyrra var hent í ruslið 8 milljón umbúðum af gosdrykkjum sem er 10% allra seldra umbúða.  Endurvinnslurnar lifa á þeim tekjum sem koma af gosumbúðum.   Sorpa tekur á móti böggum sem er blandaður úrgangur þ.m.t. byggingaúrgangur.  Fyrirtæki eru misgóð að bagga pappír.  Um 50% úrgangs í orkutunnu eru matarleifar eða um 67% kíló/íbúa.  Bjarni sagði að heimilin væru að standa sig einstaklega vel í flokkun á orkutunnu, blárri tunnu og plasti.    Sorpa hóf starfsemi 1991. Í dag fara 300 tonn í gegnum gas-og jarðgerðarstöð Sorpu í Álfsnesi. Markmiðið er að urðun á lífrænum og brennanlegum úrgangi verði hætt árið 2020. 

Fram til þessa hefur lítið verið vitað um byggingaúrgang því mest hefur verið fókusað á heimilin.  Hvert er því umfangið?  Óbagganlegur úrgangur til urðunar 2019 voru 5000 tonn á 17,82 ca 90 milljón króna.  Grófur úrgangur frá framkvæmdum til urðunar 2019 var 3200 tonn á 24,46 ca 110 milljónir, óflokkaður úrgangur til urðunar 2019; 50% af 5.300tonn á 25,15 ca 100 milljón krónur eða samtals um 20.000 tonn á ári og um 300 milljón króna á ári. Þegar verið er að byggja í dag ætti að vera í tilboðinu frá byggingaraðilanum að flokka úrganginn.  Árið 2019 voru urðuð um 125þúsund tonn eða rétt rúm 50%.  Þarna liggja heilmikil tækifæri.  Í dag er rekjanleikakrafa á úrgang er varðar að skilgreina uppruna eftir póstnúmeri.  Í dag er töluvert endurunnið á Íslandi t.d. kertavax og landbúnaðarplast.  Önnur efnavinna er lítil sem engin.  Ólitað timbur er hakkað niður og Kísilmálmverksmiðjan nýtir það.  Endurnýting er því þó nokkur en endurvinnslan lítil. 

Harpa Þrastardóttir, umhverfis-, öryggis- og gæðastjóri hjá Hlaðbæ Colas, segir að rekstur á gæðakerfinu þeirra sé gjörbreyttur eftir að þau tóku upp rafrænt kerfi, en þau nota CCQ frá Origo. „Áður vorum við með allt í möppum á drifum og erfitt að hafa yfirlit. Við erum oft með um 20 ytri úttektir á ári og þá getur verið alger martröð að hafa yfirlit yfir fjölda skráðra frávika. Ég hafði ekki hugmynd um hversu mörg frávik voru í gangi hjá okkur. Í dag hef ég yfirsýn yfir allt og mjög góða stjórn.“

Hlaðbær Colas er að reka nokkur stjórnkerfi eins og ISO9001, ISO14001 og OHSAS/18001. 

„Að taka nýtt rafrænt kerfi í notkun hefur gengið mjög vel og er flest starfsfólk á plani að fá sín gögn beint í símann sem auðveldar þeim að nálgast þær upplýsingar sem þau þurfa á að halda.“

Harpa segir að það sé einnig mikill ágóði að hafa yfirsýn yfir hvaða starfsfólk er búið að lesa nýútgefin skjöl, því kerfið býður upp á virkni um að staðfesta lestur. Harpa er með lista yfir starfsfólk sem þarf að staðfesta lestur og getur einnig séð hvenær einstaklingar kvitta fyrir lestur.

Hlaðbær-Colas hefur mikinn metnað í umhverfismálum og má nefna að þau leggja mikla áherslu á endurvinnslu malbiks.

Fyrirtækið hefur stækkað hratt á árunum 2016-2019 og gera eigendur þeirra, sem staðsettir eru í Danmörku og Frakklandi, ýmsar kröfur á stjórnkerfið. 

Þau leggja mikið upp úr árangri í gæðamálum og hafa gert það m.a. með viðhorfskönnunum með eftirfarandi niðurstöðum:

 Íslandsmet í meðmælum

• Sprengdu skalann hjá Gallup
• Fengu 63, á meðan hæsta gildið var 49,5
• Voru með 44,6 árið 2017
• 95% ánægð með þjónustu
• 69% töldu hana betri en annars staðar – enginn taldi þjónustuna verri en annarsstaðar
• 94% ánægð með framleiðsluvörur
• 35% töldu þær betri en annars staðar
• 93% ánægð með gæði vinnubragða
• 95% telja þjónustuna áreiðanlega

Eftir þessa vinnu og úrbætur hafa færri haft ástæðu til að kvarta. 

Þau eru í átaki með vinnuumhverfi með þemað "Pabbi og mamma vinna hér". Þetta er þema sem ákveðið var að nota um alla Evrópu, líka á Íslandi, en þar var einungis notað "Pabba vinnur hér". Hlaðbær-Colas hefur tekið skrefið enn lengra og notar að sjálfsögðu bæði mömmu og pabba, sem svo hefur smitast til hinna Evrópulandanna.  

Að loknum fyrirlestri sköpuðust miklar og góðar umræður um virkni og árangur í rekstri gæðakerfa hjá Hlaðbæ-Colas.  

Stjórnvísi þakkar Hörpu fyrir einstaklega fróðlegan og vel undirbúinn fyrirlestur. Viðburðinn var í húsnæði Origo og Stjórnvísir þakkar Origo einnig fyrir góðar móttökur, kaffi og meðlæti.  

Ítarefni má finna hér: 

Árið 2016 sögðu aðeins 36% íslenskra stjórnenda að árangursmælikvarðar væru skýrir í fyrirtækjum þeirra.  Aðeins 23% sögðu að árangursmælikvarðar væru öllum sýnilegir og aðgengilegir og tæplega helmingur stjórnenda (48%) sögðust þekkja vel markmið annarra hópa sem þeirra starfseiningar vinna náið með. 

Í ljósi þess að það eru yfir 1.000 ritrýndar vísindagreinar sem sýna fram á mikilvægi markmiðasetningar þá fannst þeim Kristni Tryggva hjá FranklinCovey og Trausta hjá Zenter ástæða til að taka stöðuna aftur núna þremur árum seinna.   Þeir spurðu 612 forstjóra, framkvæmdastjóra, fjármála- og markaðsstjóra íslenskra fyrirtækja og niðurstöðurnar voru kynntar á fundinum.

Könnunin byggir á hliðstæðum rannsóknum FranklinCovey og eru því samanburðarhæfar við niðurstöður frá öðrum löndum.  Þeir Kristinn og Trausti kynntu niðurstöður og ræddu leiðir til að gera árangurstjórnun enn markvissari.

Einungis þriðjungur stjórnenda segir að árangursmælikvarðar séu skýrir.  Mikilvægi þess að setja sér skýra árangursmælikvarða eru gríðarlega mikilvægir. Þegar niðurstöður eru kynntar þá eru þær oft véfengdar, t.d. sagt að spurningar séu illa orðaðar eða þátttakendur að misskilja eitthvað.  En af hverju erum við að þessu spurði Kristinn?  Hver er áskorunin? Hvað gerist þegar búið er að stofna fyrirtækið, skýrt hlutverk og stefna er komin, hvernig náum við þá að framkvæma og komast þangað sem við ætlum okkur.

Þó allir viðskiptaháskólar kenni hvernig á að móta stefnu skv. Porter 1980 þá er á hverju ári komið fram með hvernig við mótum stefnu og það nýjasta er „Design Thinking“ og alltaf eru þetta sömu tólin.  Þekkingin er því orðin gríðarlega mikil.  En hvernig er stefnan innleidd? Það er stóra áskorunin, ásetningurinn og árangurinn sem við náum.  Kristinn hvatti alla til að ræða saman um hverjar væru áskoranirnar.  En hver er lausnin?  Franklin Covey er búið að skoða þetta í 15 ár, þ.e. hvernig náum við innleiðingu á stefnunni. Tekin voru viðtöl við 500 þúsund starfsmenn með yfir 2,5milljón svara í gagnabankanum.  Þeir gáfu út 2012 The 4 Disciplines of Execution. Fjórir þættir þurfa að vera í lagi: 1.skýrleikinn þ.e. hvert er verið að fara 2. Veit starfsfólk hvað það þarf að gera til að markmiðin náist 3. Samvirkni 4.Samábyrgð 5. Skýrleiki.

En hver er þá staðan á Íslandi?  Trausti framkvæmdastjóri Zenter rannsókna sagði frá því að úrtakið var 1300 manns og svarhlutfall var 47% eða 612 svör.  Spurningarnar voru fullyrðingar sem stjórnendur svöruðu.  1. Fyrirtækið er með skýrt og sannfærandi hlutverk eða tilgang 57% svöruðu „mjög sammála“ 2. Fyrirtækið er með skýra stefnu 62% voru „mjög sammála“. Ég skil ástæðurnar fyrir stefnu fyrirtækisins 33% „mjög sammála“, markmið minnar deildar tengjast á skýran hátt hlutverki og stefnu fyrirtækisins 20% „mjög sammála“. Ég skil vel til hvers er ætlast af mér til að ná markmiðum fyrirtækisins 46% „mjög sammála“.

Stjórnendur voru spurðir hvort þeir skildu stefnuna en hvað segja starfsmenn?  Þar er mikið GAP á milli.  Einnig var spurt „Við skipuleggjum starf okkar út frá helstu markmiðum“ 54% voru sammála því. Við vinnum saman að því að greina og leysa vandamál þá er munur á landsbyggðinni og höfuðborgarsvæðinu.  Landsbyggðin er miklu hærri.  Spurt var hvort deildir hjálpi hvorri annarri að ná markmiðum sínum og því svara 51% játandi.  Traust milli yfir-og undirmanna er sterkt allt að 90% og traust til birgja er hátt um 88%.  Hversu skýrir eru árangursmælikvarðar, þar var svarið 36%, árangursmælingar eru nákvæmlega tengdar markmiðasetningu 21% árangursmælikvarðar eru öllum sýnilegir og aðgengilegir 28%, við ræðum reglulega hvernig gengur samkvæmt árangursmælikvörðum 64% segja ræða reglulega hvernig gengur samkvæmt árangursmælikvarða. En hvaða lærdóm getum við dregið af þessu?  Kúltúr Íslendinga er að við erum aðgerðarþjóð, fáum reynslu erlendis frá en erum samt ekki að ná að innleiða stefnuna.  Við þjöppumst saman þegar það er vertíð eða hamfarir.  En þegar kemur að daglegu skipulagi og að ná stöðugum árangri þá er þjóðarkúltúrinn ekki að hjálpa okkur þar.  Drifkraftar fyrir breytingu eru tilgangur sem við erum sammála um.  Af hverju erum við að þessu saman? 

Tækifærin liggja í að vekja athygli á að hver og einn þarf að vita til hvers er ætlast af honum.  Setja upp góða árangursmælikvarða sem allir tengja í heildarstefnu fyrirtækisins.  Einnig eru mikil tækifæri til að skerpa á áætlanagerð, samhæfingu hennar og eftirfylgni.  Mikið vantar enn uppá að árangursmælikvarðar séu skýrir, sýnilegir og tengdir umbun.   

Faghópur um Upplýsingaöryggi var nýlega endurvakinn og efndi til fyrsta viðburðar með tveimur fyrirlestrum og fyrirlesurum með ólíka nálgun á upplýsingaöryggi. Markhópur fyrirlestranna eru upplýsingaöryggisstjórar og aðrir ábyrgðar- og umsjónaraðilar upplýsingaöryggis.  

1) Innsýn í gagnaflutnings öryggi um netkerfi.

Farið var ofan í saumana á ferðalagi gagna og hvernig er hægt að stuðla að öryggi á flutningsleiðum. Hvað þurfa vörsluaðilar gagna að hafa í huga? Hvert stefnum við?

Fyrirlesari: Áki Hermann Barkarson er með 20 ára reynslu sem sérfræðingur í gagnaflutningskerfum og netöryggi.  Áki sagði að aðilar sem þurfa að taka ákvarðanir varðandi gagnaöryggi þyrftu að huga að 1. Geymslu gagna, öruggar diskastæður í gagnaverum, dulkóða gögn í ferðavélum. 2. Aðgengi að gögnum, notendanöfn o.fl.  3. Samskipti frá a-ö.  Hverju tengist hvað.  Áki hefur sinnt kennslu sl.10 ár.  Það eru aðallega fjórar tegundir tækja sem tengja okkur við gögn; þráðlausir aðgangspunktar, switchar, routerar og eldveggir. Besta líkingin á tengingum er að það lítur út eins og eitt stórt brokkolí.  En hvernig tengist Ísland umheiminum?  Með Farice-1, Danice og Greenland Connect. En hverju þurfum við að hafa áhyggjur af?  Hvað með að einhver sé að sniffa þráðlausa umferð frá client? Er einhver að hakka tækin í fyrirtækjanetið mitt? Er einhver að sniffa umferð milli mín og þjónustuaðila? Eru Kínverjar að stela gögnunum mínum með Huawei búnað? Eða er Norður Korea að færa sig inn á Farice að sniffa okkur með kafbát?   Og svo er það spurning um gagnaverið?  Ef þetta er einfaldað þá er ekki möguleiki að vera að hafa áhyggjur af öllu.  Ekki er hægt að tryggja öryggi á öllum stöðum.  Algengasta leiðin er að keyra TLS 1.2. og session to https://einkabanki.is þá erum við búin að dulkóða gögnin okkar og þetta er það besta sem er í boði .  Hægt er að sjá það á litla lásnum sem birtist uppi á slóðinni á síðunni okkar.  Ef gögnin eru dulkóðuð er það þá það eina sem þarf?  Ef einhver sendir okkur plattölvupóst og við smellum á það þá förum við inn á einkabanki.is og þá erum við plötuð inn á ranga síðu.  Eldveggur gæti mögulega stoppað þetta en kannski ekki.  Eitt sem gleymist í öruggum samskiptum er að gögnin verða að komast á leiðarenda og því þurfa samskiptaleiðirnar að vera öruggar og virka vel.  Það skiptir engu máli hve örugg gögnin eru ef þau komast ekki á staðinn.  Allt þarf að vera tengt.  Oft gleymist í umræðunni hvort hægt er að afhenda keflið ef tæknimaður er ekki á staðnum eða hættir.  Gott að spyrja sig er auðvelt að senda keflið áfram.  Algengustu hætturnar sem gæði sambanda líður fyrir ef fýsískur búnaður bilar, spennubreytar eru algengasta bilunin, ljósbreytur og ljósleiðarar eru næst algengasta bilunin, eintengingar, tvítengingar, hugbúnaðarvillur og mannleg mistök o.m.fl.

Áki sagði mikilvægt að setja fókus á áhættumat.  Þurfum við vírusvarnir, spam varnir, þurfum við tvöfaldan búnað og tengingar, eldveggi með next-gen features, netvarnir, 24/7/365 þjónustu á öll kerfi. Hef ég hugbúnað eða þjónustur sem þurf internet til að vika? Geta DoS árásir tekið þessi kerfi út? Hvaða áhætta og hagsmunir liggja fyrir vegna niðritíma á þessum þjónustum?  Dæmi er um fyrirtæki þar sem fyrirtæki fékk árásir í 11 daga samfellt.  Mikilvægast er að tvítengja, nota tæki sem hafa tvöfalda spennubreyta (dual PSU), alltaf tvítengja skrifstofur (amk með 4G vara -sambandi), Mikilvægt er að tryggja og prófa, netvarnir er ekki hægt að setja inn eftir á, prófa vara-sambönd, varabúnað, prófa allt reglulega og hafa jákvæð samskipti við birgja og þjónustuaðila.  Mikilvægt er að vera í mjög góðu sambandi við birgja.  Jákvæð samskipti stuðla að öryggi og trausti.  IPv6 væðing er byrjuð, skipta þarf um tölur á öllu alnetinu okkar, nú er byrjað að bjóða allar þjónustur IPv4 og IPv6. Dulkóðun er að koma á allar samskiptaleiðir, gerir mönnum erfiðara fyrir að sjá miðlægt hvaða umferð er að fara um kerfin þeirra, öryggi er að færast í aukan yfir á tæki endanotenda.    

 2) Svipmyndir af innlendum upplýsingaöryggisvettvangi

Hraðyfirlit yfir innlendar fréttir um upplýsingaöryggisatvik í þeim tilgangi að sýna fram á hversu vítt svið stjórnun upplýsingaöryggis nær yfir. Hverju mega öryggisstjórar búast við? Hvað geta þeir haft áhrif á?

Fyrirlesari: Ebenezer Þ. Böðvarsson er með 10 ára reynslu sem upplýsingaöryggisstjóri hjá fjármálafyrirtæki. 

Ebenezer sagði að sama ár og Vodafone var hakkað voru 1000 íslenskar síður hakkaðar.  Visir.is og DV.is hafa lent í að borðar beri með sér vírusa og einnig er mikiðe um DDoS árásir.  Ráðist hefur verið á vef fjölmargra íslenskra fyrirtækja. Ebenezer ræddi um upplýsingaleka af vef.  Óvart hafa verið gerð þau mannlegu mistök að símanúmer alþingismanna birtust, ferilskrár hafa orðið sýnilegar, o.fl.  öryggisvitund er því mikilvæg.  Enn ríkir skeytingarleysi gagnvart uppfærslum á vefum.  Forritunarmistök geta verið mjög dýr.  Lykilorð eiga alltaf að vera dulkóðuð.  Skráningarmistök eru upplýsingaöryggi. 

Ebenezer ræddi um innri ógn.  Sameiginleg drif vaxa og vaxa og enginn veit hvað er þarna inni, því er rekjanleiki mjög mikilvægur.  Fólk á aldrei að hafa meiri aðgang en það þarf starfa sinna vegna. 

Þegar nýir starfsmenn koma inn er mikilvægt að fræða þá um cc og bcc og not reply to all.  Þegar menn senda viðhengi.  Algengasta leiðin fyrir upplýsingaleka er rangt netfang.  Mikilvægt er að fræða fólk um gagnagíslingu.  Mikilvægt er að gera prófanir aftur og aftur.  Rafmagnsleysi veldur miklum usla í tölvukerfi.  Í langvarandi rafmagnsleysi hættir kalt vatn að streyma.  Sæstrengjasambandið hangir á bláþræði og við erum ljónheppin að hafa ekki orðið sambandslaus.  Öll fyrirtæki eru með einhvern einn ómissandi starfsmann og ef hann er ekki í vinnu hvað þá?  Að lokum ræddi Ebenezer um krísustjórnun og ítrekaði mikilvægi þess að segja alltaf satt og rétt frá.  Mikilvægt er að læra af atvikum sem aðrir lenda í og ræða þau. 

Í dag voru niðurstöður Íslensku ánægjuvogarinnar 2019 kynntar og er þetta tuttugasta og fyrsta árið sem ánægja íslenskra fyrirtækja er mæld með þessum hætti.

Að þessu sinni eru niðurstöður birtar fyrir 31 fyrirtæki í 10 atvinnugreinum og byggja niðurstöður á um 200-1.050 svörum viðskiptavina hvers fyrirtækis. Líkt og undanfarin fimm ár er viðurkenning einungis veitt þeim fyrirtækjum sem eru með tölfræðilega marktækt hæstu einkunnina í viðkomandi atvinnugrein, þ.e. þar sem segja má með 95% vissu að viðskiptavinir fyrirtækisins með hæstu einkunnina séu að jafnaði ánægðari en viðskiptavinir fyrirtækisins með næsthæstu einkunnina.

Í ár var afhent viðurkenning á sex mörkuðum. Á eldsneytismarkaði fékk bensínstöð Costco 85,9 stig af 100 mögulegum, Nova fékk 75,1 á farsímamarkaði, Krónan var hæst allra á smásölumarkaði og einnig á matvörumarkaði með 74,7 stig, BYKO fékk 71,3 á byggingavörumarkaði, Sjóvá fékk 67 stig á tryggingamarkaði og á lyfsölumarkaði var Apótekarinn hæstur með 74 stig. Costco eldsneyti var einnig með marktækt hæstu einkunn allra fyrirtækja sem mæld voru í Ánægjuvoginni þetta árið og eru viðskiptavinir eldsneytissölu Costco þar af leiðandi þeir ánægðustu á Íslandi. Hins vegar ber að taka fram að Costco er ekki með ánægðustu viðskiptavinina á smásölumarkaði en þar var Costco með þriðju lægstu einkunnina eða 65,76 stig.

Efstu fyrirtækjum á mörkuðum þar sem ekki var marktækur munur á efsta og næstefsta sæti voru ekki veittar viðurkenningar en hins vegar var fulltrúum þessara fyrirtækja færður blómvöndur í viðurkenningarskyni. Þeir markaðir þar sem ekki var marktækur munur á milli hæstu og næsthæstu einkunnar voru raforkusölur, bankamarkaður og ritfangamarkaður. Í efsta sæti hjá raforkusölum var Orka náttúrunna með 65,3 sitg, Landsbankinn var hæstur á bankamarkaði með 67,5 stig og Penninn Eymundsson á ritfangamarkaði með 71,2 stig. Einkunnir allra birtra fyrirtækja í hverri atvinnugrein má sjá hér undir ítarefni.

Íslenska ánægjuvogin er í eigu Stjórnvísi og sá Zenter rannsóknir um framkvæmd á Íslensku ánægjuvoginni.

Í morgun tók Sigríður Indriðadóttir mannauðsstjóri Póstsins á móti faghóp Stjórnvísi um markþjálfun. Þátttakan var með ágætasta móti þrátt fyrir gula viðvörun. Sigga fór yfir hvað einkennir meðvirkni, meðvirkar aðstæður á vinnustöðum og hvað stjórnendur þurfa að hafa í huga. Að lokum benti hún á hvernig nýta má aðferðafræði markþjálfunar í þessu samhengi. Við þökkum Siggu og hennar teymi fyrir okkur. Slæðurnar fundarins má finna undir viðburðinum (https://www.stjornvisi.is/is/vidburdir/markthjalfun-gegn-medvirkni). 

Við viljum minna á Markþjálfadaginn þann 30.janúar - sjá hér: https://markthjalfunardagurinn-2020.webflow.io/#Pricing

Næsti viðburður á vegum faghóps um markþjálfun verður haldinn hjá VIRK 20.febrúar nk. Þar verður farið yfir hvernig aðferðafræði markþjálfunar er nýtt í starfsendurhæfingu. 

f.h. faghóps um markþjálfun

Ylfa Edith Fenger

Faghópar um Heilsueflandii vinnuumhverfi og mannauðsstjórnun héldu í morgun fund sem fjallaði um “Lifum lengi, betur”.  Guðjón Svansson og Vala Mörk frá Njóttu ferðalagsins (www.njottuferdalagsins.is) fóru ásamt tveimur yngstu sonum sínum í fimm mánaða rannsóknarferðalag árið 2019. Þau sóttu heim Blue Zones svæði heimsins, en þau eru þekkt fyrir langlífi og góða heilsu. 

Hvað hefur langlífi og góð heilsa með stjórnun að gera? Geta íslenskir stjórnendur lært eitthvað af tímalausum íbúum eyjunnar Ikaria, ellismellum í Motubu á Okinawa, sjöundadags aðventistum í Loma Linda, veðurbörðum þorpsbúum í fjallahéruðum Sardiníu eða “Plan de Vida” hugsunarhætti þeirra langlífu á Nicoyaskaganum í Kosta Ríka? 

Þau Guðjón og Vala vilja meina það. Í fyrirlestrinum tengdi Guðjón saman það sem þau lærðu í ferðinni og hvernig þau telja að íslenskir stjórnendur geti aukið framlegð og vellíðan starfsfólks á sama tíma. Nokkur lykilhugtök: Tilgangur, virkni, viðhorf, seigla og samkennd.

Fjölskyldan fór af stað í þessa ferð því þau hafa mikinn áhuga á líkamlegri og andlegri heilsu.  Vala vinnur við að byggja upp fólk eftir slys eða sjúkdóma og Guðjón hjálpar fólki við að ná jafnvægi í lífinu.   Eitt áhugaverðasta verkefni sem hann hefur unnið við er að stýra sjálfboðaliðum um land allt.  Guðjón fór á ráðstefnu hjá Virk þar sem hollenskur heimilislæknir kynnti Blue Zone svæðin (Lomo Linda California, Nicoya Costa Rica, Sardinia Italy, Ikaria Greece og Okinia Japan) og þar með kviknaði áhuginn.  Það sem þau lærðu í ferðinni var að vera til og upplifa hvernig er að vera á hverjum og einum stað, hvað fólkið borðar og hvernig það lifir lífinu.  Það skiptir miklu máli að fólk hafi tilgang í lífinu bæði almennt og í vinnunni.  Gerðu það sem þú ert góður í, nýtur að gera, aðrir þarfnas og aðrir eru tilbúnir að greiða fyrir það. Fólk á ekki einungis að gera það sem það er gott í heldur einnig það sem þú nýtur þess að gera, annars geturðu lent í örmögnun.  Guðjón hefur hitt marga sem eru stjórnendur en njóta þess alls ekki.  En fyrir stjórnendur er mikilvægt að hjálpa fólki að skilja að það skipti máli.  Starfsmenn verða að hafa tilgang og vita að þeir skipti máli. 

Gen skipta miklu máli varðandi langlífi en að sjálfsögðu hreyfing og matarræði að auki.  Sameiginlegt með svæðunum er að fjölskyldan passar upp á alla á þessum stöðum.  Hugsaðu vel um fjölskylduna þína og þá hugsar hún vel um þig.  Blue Zone svæðin eiga það sameiginlegt að þar ríkir einfaldleiki og eðlilegt er að ganga á milli staða.  Lomo Linda er eina svæðið sem sker sig úr því þeir eru trúarhópur aðventista 20 þúsund manna bær austur af LA. Lomo Linda er staður sem þú fæðist ekki endilega í því fólk er flytjast þangað alls staðar að úr heiminum. Þau eru 7unda dags aðventistar.  Hinir staðirnir eru allir staðir sem þú fæðist á.   Mikilvægt er að gera daglegar mildar hreyfingar og óþarfi að ofkeyra sig. 

Mikilvægt er að sitja ekki allan daginn í vinnunni, heldur standa upp, fara í stuttan göngutúr, pílukast, og heilsuefla vinnustaðinn á oformlegan einfaldan hátt, einstaklingsmiðað eftir hópum.  Allir þurfa alls ekki að vera með í öllu.  Einnig er gaman að henda í planka.  Gott að brjóta upp á mismundandi hátt og þannig að fólk gleymi sér.  Hvetja alla til að leggja bílnum lengra frá og fara í litla leiki. 

Viðhorf skiptir miklu máli. Seiglan skiptir öllu og að vera undirbúinn.  Fyrir stjórnendur er góður lærdómur að vita að það takast á hæðir og lægðir og vera þakklátur fyrir lífið. Mikilvægt er að vera opinn fyrir nýjum leiðum. 

Mikilvægt er að vera í sjálfboðaliðastarfi þegar við eldumst.  Við búum sjálf til samfélagið okkar, hugsa stærra og hugsa ekki bara fyrir okkur sjálf heldur samfélagið.  Því allt tengist.  Bókin um gleðina er frábær bók sem vert er að lesa og mikilvægast er að rækta eitthvað, ekki einungis mat heldur líka fólk.  Stjórnendur þurfa að passa upp á að starfsmenn rækti verkefni.  Að lokum gerði Guðjón samantekt á því hvað er okkur mikilvægast í lífinu; tilgangur, fólkið mitt, virkni, viðhorf, næring, hvíld, samfélagið og hið æðra.  Ægishjálmurinn tengir þetta allt saman.

Mikill fjöldi Stjórnvísifélaga mætti á fund í Nýsköpunarmiðstöð Íslands sem fjallaði um hvernig tengslanetið getur hjálpað þér við að komast á þann stað sem þú vilt. Á þessum fundi sem var á vegum faghóps um þjónustu-og markaðsstjórnun fóru þær Ósk Heiða og Silja Úlfars yfir það hvernig þær hafa skapað tækifæri úr sýnileika og hvernig þær nota tól og tæki markaðsfræðinnar í bland við lærdóm úr keppnisíþróttum til að ná árangri, hvor á sínu sviði.  

Ósk Heiða segir að maður þurfi að vera trúr því sem maður stendur fyrir.  Ef þú ætlar að láta til þín taka þá þarftu að láta aðra vita af þér. Þú getur skilað ótrúlegum árangri innan þíns fyrirtækis en enginn annar tekur eftir því.  Ósk Heiða er ekki vön að bíða eftir því að vera boðið upp.  Hún heldur ballið sjálf og býður öðrum að vera með.  Ef þú spilar til að vinna eru tækifærin endalaus. „Taktu stjórnina“.  Ósk Heiða sagði mikilvægt að hver og einn spyrði sig: Hvað vil þú? Hvert stefnir þú? Ertu sátt/ur? Það má stefna langt og það má segja það upphátt!.  Vertu með lyfturæðuna þína á hreinu.  Hvaða hughrif viltu skilja eftir.  LinkedIn er uppáhaldssamfélagsmiðill Ósk Heiðu.  Hún hvetur alla til að vera á Linkedin.  Þar er plattform til að tengjast öðru fagfólki og læra.  Þú hefur nafnið þitt, mynd, starfsferil, greinar sem þú skrifar.  Mikilvægt er að uppfæra Linkedin.   Grundvöllur alls áður en þú ferð að sækja og hvað þú vilt er að skilgreina sig.  1. Hver ertu? 2. Staðfærsla 3. Aðgreining 4. Markhópur.  Hafðu sterka innkomu sem byggir á hæfileikum og sérþekkingu.  Þegar einhver flettir þér upp, þá verður að sjást strax hver þú ert og hvað þú hefur fram að færa. Nýttu öll tækifæri, sinntu miðlinum, m.a. með því að byggja upp sambönd og gefa af þér, skrifa greinar, kommenta og taka þátt.  Til eru endalausir möguleikar til að koma rödd þinni og skoðunum á framfæri.  Hafðu þó samræmi milli þess sem þú segir, gerir og það sem þú stendur fyrir.  Til hverra viltu ná? Hvaða fólki viltu tengjast? Nýttu faglegt efni til þess að vekja athygli með þín markmið að leiðarljósi.  Þetta er í raun fótboltavöllur, þú stefnir fram öllu þín besta liði.  Spilaðu til að vinna.  Tengslanet er ekki einungis þeir sem þú kynnist í grunnskóla, Ósk Heiða hvatti alla til að vera djarfir, leggja sig fram og vera trúir sjálfum sér. Ef þú ert að leita að vinnu segðu þá fólki frá því, ekki læðast.   Segðu frá því hvað þú kannt, gerir vel og settu sérstaka áherslu á það sem þú vilt gera meira af.  Linkedin er faglegur vettvangur sem þú getur nýtt þér til þess að leita að næsta tækifæri.  Þarna er tækifærið til að tengjast áhugaverðum leiðtogum.  Hafðu skoðun og segðu hana því þín rödd og reynsla er einstök.  Leyfðu henni að heyrast, það er það sem gerir þig áhugaverðan, lykillinn er að vera alltaf sannar.  Þegar það eru viðburðir, mættu!  Aldrei fara heim fyrr en þú ert búinn að tala við fjóra nýja að lágmarki.  Ef þú heldur viðburðinn talaðu þá við a.m.k. tíu manns.  Reyndu alltaf að bjóða fólki inn í hópinn þinn og segðu hvað verið er að ræða, leyfðu fólki að vera með.  Leggðu frá þér símann á viðburðum, sestu hjá einhverjum nýjum.  Sendu fyrirlesara póst á Linkedin eða í netfangi ef þú hefur áhugaverða spurningu, sýndu áhuga.  Forvitni er mikilvæg til að þróast. 

Allt sem þú veitir athygli það vex.  Því meiri orku sem þú setur í tengslanetið því meiri tækifæri og árangri nærðu.  Lærdómur Ósk Heiðu er að gera meira til að stækka, því meira sem þú reynir á þig, því meiri er þinn fag-og persónulegi vöxtur.  Aldrei minnka þig eða draga úr þínum krafti til að láta öðrum líða betur. Þegar þú ert með rétta fólkinu þá hvetur það þig áfram.  Gerðu meira af því sem þér þykir skemmtilegt. Því meira skemmtilegt, því öflugri verður þú. Það á að vera gaman því það er nóg LJÓS.  Að lokum hvatti Ósk Heiða alla til að senda sér vinabeiðni á Linkedin. 

Silja Úlfarsdóttir er spretthlaupari og segir að samnefnarinn í sínu lífi sé að hún sé leikstjóri.  Leikstjórar bera ábyrgð á greiningu hugmyndavinnu og listrænni framsetningu þeirra verkefna sem þeir stjórna hverju sinni.  Leikstjórar skipuleggja æfingar og sjá um að stjórna þeim.  Silja Úlfars hefur þjálfað karlalandsliðið í hlaupa og krafttímum.  Þá er hún frökk, spyr og hefur engu að tapa. Silja er óhrædd við að prófa tækifæri.  Silja starfaði sem íþróttafréttakona í stuttan tíma sem gaf henni margar tengingar.  Mest starfar hún sem þjálfari en datt í hug að sækja um sem sölu-og markaðsstjóri Adidas.  Ef Silju langar í eitthvað þá prófar hún.  Ljónshjarta eru samtök fyrir börn sem hafa misst foreldra og þar er Silja formaður í dag. Lærdómurinn sem Silja tekur úr keppnisíþróttum er að setja sér markmið, þau ganga ekki alltaf upp en samt heldurðu áfram.  Þú þarft alltaf að standa upp og halda áfram.  Verkefni eru til að leysa þau.  Það er dýrmæt reynsla.  Silja segir „Finndu það sem þér þykir skemmtilegt og drífur þig áfram, þefaðu uppi þá þekkingu sem þig vantar, tengdu þig við fólk sem kann hluti sem þú kannt ekki.  Það gerist ekkert nema þú gerir það sjálfur.“  Í framhaldi fór hún að þjálfa og skellti sér í skóla.  Silja notar Instagram því þar er íþróttaheimurinn.  Nökkvi er dæmi um áhrifavald á Instagram sem Silja hefur fylgt eftir því hann er með góð skilaboð.  Silja er dugleg að spyrja spurninga því oft vantar fólki þær.  Klefinn www.klefinn.is er verkefni sem Silja og Andri Úlfars eru með.  Silja sagði frá því hvernig verkefnið Klefinn varð til.  Íþróttafréttir eru að mest öllu leyti um bolta því þurfa sundmenn, hlauparar og aðrir að erfiða við að fá styrki því fáir þekkja þá.  Silja og Andri sáu að það voru litlar sem engar upplýsingar um hverjir eru að stefna á Ólympíuleikana og hverjir eru búnir að ná lágmarkinu.  Þau fundu í framhaldi 11 íþróttamenn sem sögðu upphátt að þau hefðu áhuga á að fara á Ólympíuleikana.  Að vera íþróttamaður er markaðssetning.  Nú eru þau með 4 karla og 7 konur.  Þau bjuggu til heimasíðu og leituðu til sérfræðinga til að aðstoða sig við verkefnið sem felst í sýnileika á íþróttafólki sem hefur áhuga á að komast á leikana og vantar styrki til að geta stundað sína íþrótt.  Sumir ná lágmarkinu og aðrir ekki.  Þau nota gestapenna til að skrifa á síðuna t.d. um næringu og síðan var mikilvægt að komast í fjölmiðlana.  Business casið er að fá tekjur í gegnum síðuna til að styrkja íþróttamennina sem eru að stefna á Ólympíuleikana.  Allt snýst þetta um tengslanet og þora að spyrja.  Í raun eru þau að gera það sem ÍSÍ er að gera.  Lærdómurinn er að spyrja og búa til greinar.  Allt snýst um að skapa virði fyrir aðra og skipuleggja leiðina.  Spurðu og þá gerast hlutirnir. 

Faghópur um verkefnastjórnun hélt í morgun fund í HR um samvinnutólið Teams sem fékk frábærar viðtökur því fullt var út úr dyrum.  Fyrirlesarar voru þær Ragnhildur Ágústsdóttir og Sesselja Birgisdóttir.

Samvinnutólið Microsoft Teams, sem er hluti af Office 365, hefur farið sigurför um heiminn síðan það kom fyrst út fyrir rétt um 2,5 árum og fest sig rækilega í sessi sem eitt vinsælasta samvinnutól heims. En hvað er svona frábært við Teams og hvernig er hægt að nýta það sem best? 

Ragnhildur fór yfir hvernig nútímavinnustaðurinn er að breytast. Hér áður fyrr voru skilgreind vinnurými en í dag eru frjáls vinnurými og fjarvinna.  Áður voru endurtekin rútínuverkefni en í dag er ætlast til að allir séu gagnrýnni en áður og nýti sköpunargáfuna.  Áður var horft á framleiðni einstaklinga en í dag eru dýnamísk teymi og þverfagleg vinna.  Áður var skortur á upplýsingum en í dag er ofgnótt upplýsinga og vandamálið felst í hvar þær eru.  Að lokum nefndi Ragnhildur að áður voru þekktar öryggisógnir en í dag eru síbreytilegar og háþróaðar öryggisógnir. Samvinna er þess eðlis að gerðir eru aðgerðalista, skilaboð, skjalagerð, tölvupóstar, fundargerðir, fundir, upplýsingamiðlun og samtöl.  Ragnhildur spurði hvernig gengi? Er innhólfið í toppstandi? Er ein útgáfa af hverju skjali? Tapast mikill tími vegna óreiðu? Veistu alltaf hvar gögnin eru geymd? Þurfa starfsmenn að bíða eftir hver öðrum til að vinna? Vantar þig yfirsýn yfir verkefnin og hvernig þeim miðar? Er teymið með sameiginlega skýra sýn og aðgang að öllu? Eru nýir vinnufélagar lengi að fá aðgang að öllum gögnum? Hvað með verktaka og utanaðkomandi samstarfsaðila? Hvað með gögn þeirra sem hætta hjá fyrirtækinu? Hvað með persónuupplýsingar sem þarf að eyða (GDPR?) og hvað með aðgangsstýringar?  

Fólk notast við þá tækni sem það kann að nota og sem gerir þeim starfið auðveldara sem er ekki alltaf öruggasta leiðin.  Grundvallaratriðið fyrir alla er að valdefla starfsfólk til að einbeita sér að því sem skiptir mestu máli.  Teams er frábært tól og hjálpar til við skilvirkni og hjálpar til að halda utan um verkefni.  En hvað er Teams?  Það er samvinnutól Microsoft. Teams límir saman allt sem er í Office365.  Microsoft gaf út Teams fyrir þremur árum og í dag er það orðið stærst í heiminum.  Fólk er að færa sig í dag úr Slack yfir í Teams.  Nú þegar eru 20 milljón daglegir notendur.  Office 365 er ekki einungis bara office-pakkinn, það er svo miklu meira.  Teams er fyrir fyrirtæki þar sem samvinna er lykilatriði milli deilda.  Hægt er að bæta við ytri notendum og þeir þurfa alls ekki að vera með Microsoftnetfang.  Félagasamtök hafa verið að taka þetta mikið upp.  T.d. varðandi Stjórnvísi þá er hægt að bjóða öllum aðilum inn í gegnum sinn aðgang. 

Í Teams er allt á einum stað, einfalt, kunnuglegt og notendavænt viðmót, Aldrei meira en þrír smellir í næstu aðgerð.  Gagnsæið er mikið, sagan helst og nýtist.  Eigendur hópa eru með fullt vald yfir sínum hópum, ekkert mál að bæta fólki við eða henda því út, hröð þróun og stöðugar uppfærslur, jafn þægilegt í vafra, tölvu og síma, mikill tímasparnaður. 

Um leið og komið er inn í Teams er deskboard.  Auðvelt er að fara inn á Office Portal aðgang og fara inn á „Teams“ – sótt desktopp app og síðan í síma.  Activity, chat fyrir einstaklinga, chat fyrir teymi og calendar.  Allt sinkar við Outlook.  Þarna er hægt að bóka fundi.  Viðmótið er nákvæmlega það sama og í Outlook.  Einnig er hægt að hringja beint í aðila. Öll skjöl sem verið hefur unnið með birtast á einum stað.  Vinstra megin birtist stika og þar sjást þau teymi sem við tilheyrum.  Join/Create your team er neðst í valstikunni.  Í Teams er valdið gefið til notendanna.  Skynsamlegt er að vera með skipulag, ákvarðanir hvernig þessu er stillt upp. 

Ragnhildur Ágústsdóttir er athafnakona með afar fjölbreyttan bakgrunn. Hún er viðskiptafræðingur með meistaragráðu í stjórnun og stefnumótun og starfaði sem ráðgjafi á því sviði um nokkurt skeið. En hraðinn og framþróunin í tæknigeiranum heillaði og í dag er hún sölustjóri Microsoft á Íslandi ásamt því að reka sitt eigið fyrirtæki ásamt manni sínum, milli þess sem hún tekur að sér að halda hvatningaerindi um valkyrjur, nýsköpun, tæknibyltinguna og mikilvægi þess að þora. 

Með Ragnhildi var engin önnur en Sesselía Birgisdóttir, framkvæmdastjóri þjónustu og markaðar hjá Póstinum og markaðsmógúll með meiru sem hefur m.a. vakið mikla athygli fyrir erindi sitt “Þú sem vörumerki”. Sesselía sagði frá sinni reynslu af Teams og hvernig hún hefur nýtt tólið í sínum störfum. Frábært innlegg frá sjónarhóli svokallaðs “super-users”.

Það voru þær Kristrún Anna Konráðsdóttir verkefnaráðgjafi og Lára Kristín Skúladóttir stjórnunarráðgjafi sem vinna á Umbótastofu hjá VÍS sem tókum á móti Stjórnvísifélögum í morgun en mikill áhugi var fyrir fundinum og mættu á annað hundrað manns. Kristrún og Lára sögðu á hreinskilinn hátt frá reynslu sinn og lærdómi sem þær hafa dregið á síðustu árum í störfum sínum sem sérfræðingar í lean, verkefnastjórnun og stjórnunarráðgjöf. 

Ástríða Kristrúnar liggur í að hjálpa fólki að takast á við og leiða breytingu í síbreytilegu umhverfi.  Lára sagðist elska að grúska, læra, rökræða, tengja saman hugmyndir og praktík, búa til eitthvað nýtt og styðja fólk í að ná árangri.   Þær eiga það sameiginlegt að hjálpa fólki að vaxa og hafa ástríðu fyrir fólki, skapa og vinna í fyrirtæki þar sem má gera mistök og fólki hlakkar til að mæta í vinnuna. 

Lára sagði frá því að þær hefðu verið farnar að finna fyrir ákveðnum einkennum þ.e. mættu skilningsleysi, áhugaleysi og andstöðu.  Aðrir áttu erfitt með að skilja þær sem leiddi til þess að þær áttu erfitt með að selja hugmyndir sínar.  Lára nefndi líka hvað það væri erfitt að ná ekki árangri strax því starfið þeirra er ekki áþreifanlegt.  Þegar maður sér sjaldan árangur af því sem maður gerir þá slokknar á ástríðunni.  Það var ákveðinn skurðpunktur þar sem þær settu sér ásetning um að hjálpast að við að gera eitthvað í þessu þ.e. byrja að taka inn sín eigin meðul. 

Það sem þær byrjuðu á var að gefa hvor annarri endurgjöf.  Þetta er Lean og Agile 101, vera alltaf að rýna og fá skilning á því að við erum ekki fullkomin.  Lára sagði að þær hafi ákveðið að hætta að nota sömu aðferðir og höfðu alltaf verið notaðar.  Þær byrjuðu á að setja sér skýran ásetning.  Þegar þær fóru að gefa hvor annarri skýra endurgjöf þá fóru þær að sjá munstur hjá sjálfri sér sem þær þurftu að horfast í augu við.  Ástæðan fyrir þessu öllu var sú að þær voru of uppteknar af fræðunum og réttu leiðinni. Lára sagði að hún hefði hlustað til að svara og til að gefa óumbeðin ráð.  Raunverulega voru þær ekki að hlusta á hugmyndir viðskiptavinarins og síns fólks.  Í dag eru þær markvisst að æfa sig í að hlusta, bæði á það sem sagt er og það sem ekki er sagt.  Fókusinn er á að heyra þarfir og mæta þörfum með þeim aðferðum sem henta hverju sinni (pull í staðinn fyrir push). Þær fóru að hlusta á orðfæri viðskiptavina og nota orðalag hans.  Það sem breyttist í kjölfarið var traustara samband við viðskiptavininn og til varð dýpra samband sem byggir á traustari grunni en áður. 

Það sem þær gera alla daga í sínu starfi er að hvetja stjórnendur til að tala um erfiðu hlutina, vera hugrakkir, berskjalda sig, og hjálpa fólkinu sínu að vaxa.  Mikilvægt er að sjá ekki einungis brestina hjá hinum en ekki bjálkann í sínum eigin, muna þarf að sjá styrkleikana sína en horfa ekki einungis á veikleikana,

Mikilvægt er að vera maður sjálfur en reyna ekki að stöðugt að hjakka í sínum veikleikum.  Það grefur undan sjálfstraustinu.  Ótrúlega oft skortir stjórnendur hugrekki til að taka erfiðu samtölin.  Ástæðan er sú að við erum stöðugt að passa upp á að allir séu góðir en árangurinn verður enginn.  Allir voru hvattir til að þekkja sína flóttaleið. 

Meðalið er hugrekki.  Fara markvisst út fyrir þægindarammann, nota eigin sögur, hættu að væla, komdu að kæla.  Vera í núinu og nýta orkuna í það sem við höfum stjórn á, tala um tilfinningar, taka niður glansmyndina og horfast í augu við okkur sjálf.   Það er svo mikilvægt að vera góð fyrirmynd. Þær fóru markvisst að hugleiða og æfa sig í að vera í núinu.  Einungis er hægt að stjórna því sem er núna.  Hugleiðsla er ekki bara bóla og erfitt að tengja leiðtogann við núvitundina.  Hugleiðsla hjálpar fólki að kjarna sig, vera inn í sínum tilfinningum og stjórna sér.  Líkingin er sú að stöðugir stormsveipir eru á sveimi í vinnunni sem skella á okkur og fullt af tilfinningum sem koma.  Því hjálpar hugleiðsla á morgnana og orkan fer í að stýra því sem við höfum stjórn á.  Eitthvað sem þú hefur enga stjórn á geturðu sleppt.  Stærsta meðalið var að taka niður glansmyndina sína. 

Þegar við skyggnumst undir húddið á okkur sjálfum sjáum við hina réttu mynd af okkur.  Mikilvægt er að sjá sín eigin hegðunarmynstur sem eru bæði styrkleikar og veikleikar.  Persónuleikapróf sína okkur hvar styrkleikurinn er.  Varðandi að breyta hegðun hjá sjálfum sér þá er mikilvægast af öllu að taka niður sína eigin glansmynd og sjá sig með öllum sínum fjölbreytileika.  Munurinn er sá að við hættum að breyta glansmyndinni því hún er barasta alls ekki til. 

Það sem er predikað alla daga er „tilgangur“.  Hann þarf að vera skýr og það þurfa sameiginleg markmið okkar líka að vera.  Allt sem fer á blað gerir hlutina miklu skýrari. 

Það sem þær eru að æfa sig í núna er að setja miklu markvissari takt í allt innra starf, fókusinn er í forgangi og störfin vel skilgreind. 

Því meira sem þær eru þær sjálfar og eru til staðar því meira fá þær til baka.  Þá eykst traustið. 

Uppskeran er sú að nú eru oftar tekin erfiðu samtölin.  Það er meðbyr með þeim draum að taka þátt í að skapa fyrirtæki þar sem fólk þorir að vera það sjálft, fær að þróast og vaxa, gerir mistök og lærir af þeim saman, nær og fagnar árangri, nýtur þess að mæta í vinnuna á hverjum degi.

Marel tók sannarlega vel á móti stjórnum faghópa Stjórnvísi í dag með frábærum veitingum og faglegri kynningu á Marel.  Þetta er annað árið í röð sem Ketill Berg Magnússon mannauðsstjóri Marel tekur á móti Stjórnvísifélögum á afmælisdegi sínum. Á kick off fundi faghópanna í lok ágúst komu fram góðar umbótahugmyndir og fór Aðalheiður Ósk Guðmundsdóttir formaður stjórnar örstutt yfir hvernig unnið hefur verið úr þeim. Útfrá þeim umbótahugmyndum flutti Ragnhildur Ágústdóttir frábært erindi: „HJÁLPI MÉR! HVERNIG Á ÉG AÐ NÁ UTAN UM ÞETTA ALLT? – nýjar vinnuaðferðir og tengslamyndun í nútíma samfélagi„

Í dag hélt faghópur um persónuvernd vel sóttan hádegisfund í Háskólanum í Reykjavík þar sem flutt voru tvö áhugaverð erindi.  Elfur Logadóttir fjallaði um „Tæknikökur? Hvernig kökur eru það?  Alma Tryggvadóttir flutti erindið „GDPR - 508 dögum síðar. Fundinum var streymt af Facebooksíðu Stjórnvísi. 

Alma fjallaði um úrskurðarframkvæmd evrópskra persónuverndaryfirvalda og beindi sjónum sínum að sektarfjárhæðum sem lagðar hafa verið á fyrirtæki og stofnanir. Einnig fjallaði Alma um þau viðmið sem persónuverndaryfirvöld horfa til við ákvörðun sekta.

Það sem skiptir máli sagði Elfur er að ekki er nægjanlegt að fá samþykki notenda og þar með setja tæknikökur inn á vél notanda. Óheimilt er að koma fyrir búnaði á vél notanda nema með sérstöku samþykki.  Borðinn neðst þar sem segir „við notum kökur“ er ekki nægjanlegt í dag. 

Ágætu Stjórnvísifélagar.
Óskað er eftir tilnefningum til Stjórnunarverðlauna Stjórnvísi 2020.
Til að tilnefna fyrir árið 2020 smellið hér

Stjórnunarverðlaun Stjórnvísi 2020 verða veitt í ellefta sinn þann 27. febrúar næstkomandi við hátíðlega athöfn á Grand hótel, Hvammi, kl.16:00-17:30. Forseti Íslands Hr. Guðni Th. Jóhannesson afhendir verðlaunin og flytur stutt ávarp. Þrír stjórnendur verða verðlaunaðir.

Stjórnvísifélagar eru hvattir til að taka þátt með því að tilnefna og rökstyðja millistjórnendur/yfirstjórnendur/frumkvöðul í fyrirtækjum innan sem utan raða Stjórnvísi sem þeim þykir hafa skarað framúr á sínu sviði. Dómnefnd birtir lista yfir þá sem hljóta lágmarksfjölda tilnefninga.
Frestur til að tilnefna rennur út 27. janúar 2020.
Hver og einn Stjórnvísifélagi getur tilnefnt og rökstutt eins marga og hann vill innan sem utan síns fyrirtækis. Opið er fyrir tilnefningar í öllum faghópum Stjórnvísi sem sjá má á vef félagsins; https://www.stjornvisi.is/is/faghopar
Dómnefnd tekur við öllum tilnefningum, vinnur úr þeim og útnefnir verðlaunahafa.
Viðmið við tilnefningu:
Að stjórnandinn hafi í starfi sínu eða einstöku verkefni sýnt af sér forystu, bæði í stjórnun og nýjum hugmyndum ásamt því að stuðla að auknum árangri í starfsemi þess fyrirtækis eða stofnunar sem hann starfar hjá.
Markmið Stjórnunarverðlauna Stjórnvísi er að vekja athygli á framúrskarandi starfi stjórnenda, örva umræðu um faglega stjórnun og hvetja félagsmenn til að auka þekkingu sína, hæfni og færni sem stjórnendur. Þannig vill Stjórnvísi stuðla að aukinni fagmennsku á sviði stjórnunar á Íslandi.

Dómnefnd. Það er Stjórnvísi mikið í mun að verðlaunin séu byggð á faglegu mati og því eru viðmið og ferli verðlaunanna vel skilgreind og dómnefnd er skipuð sérfræðingum og reynslumiklum stjórnendum.
Dómnefnd 2020 skipa eftirtaldir:

Borghildur Erlingsdóttir, formaður dómnefndar og forstjóri Hugverkastofunnar.

Friðrik Þór Snorrason, forstjóri Viss ehf. 

Gylfi Dalmann Aðalsteinsson, dósent við viðskiptafræðideild Háskóla Íslands.

Katrín S. Óladóttir, framkvæmdastjóri Hagvangs. 

Margrét Guðmundsdóttir, stjórnarformaður Festi hf. og fyrrverandi forstjóri Icepharma hf.,

Salóme Guðmundsdóttir, framkvæmdastjóri  Icelandic Startups.

Þröstur Olaf Sigurjónsson, dósent við viðskiptafræðideild Háskólans í Reykjavík.

Ritari dómnefndar er Gunnhildur Arnardóttir, framkvæmdastjóri Stjórnvísi. 

Nánari upplýsingar um Stjórnunarverðlaun Stjórnvísi er að finna á heimasíðu félagsins:  https://www.stjornvisi.is/is/stjornunarverdlaun