Innkaupa- og vörustýring: Fréttir og pistlar

Einstakt tækifæri fyrir þá sem hafa áhuga á því allra nýjasta sem er gerast í aðfangakeðjunni.  Fyrirlesarinn, Ninian Wilson, er leiðandi sérfræðingur á heimsvísu og margverðlaunaður fyrir framsýni og framlag sitt til þróunar á innkaupa- og vörustýringu.  

Skráning á viðburð hér.  Ninian Wilson, Global SCM Director og forstjóri, Vodafone Procurement Company mun á næsta fundi faghóps um Innkaupa- og vörustýringu hjá Stjórnvísi, þann 23. nóvember, segja frá umbreytingarvegferð Vodafone og framtíð innkaupastýringar.

Hann hefur hlotið fjölda verðlauna fyrir árangur sinn með Vodafone Procurement Company meðal annars sem ‘Leader of the year’ 2021 hjá CIPS (Chartered Institure of Procurement & Supply), sem eru æðstu verðlaun sem hægt er að fá í þessum geira, fyrir framsýni sína og framlag sitt til framþróunar innkaupa- og vörustýringar, stafrænnar vegferðar og virðissköpunar.

Hér er á ferðinni einstakt tækifæri fyrir þá sem hafa áhuga á því allra nýjasta sem er gerast í aðfangakeðjunni. 

Vodafone Procurement hefur umsjón með innkaupum að verðmæti samtals 25 milljörðum evra árlega og um það bil 880.000 pöntunum á hverju ári fyrir Vodafone um heim allan, sem gerir fyrirtækið að stærsta IT kaupenda í heimi. Hjá fyrirtækinu starfa 850 starfsmenn sem gegna lykilhlutverki í stafrænni vegferð, úrvinnslu og greiningu gagnamagns sem verður til við slíkt umfang. Markmið Vodafone er að vera með bestu innkaupastýringu í heimi og skapa sjálfbært samkeppnisforskot fyrir Vodafone. 

Ninian mun veita einstaka innsýn á bak við tjöldin hjá Vodafone Procurement, nýjungar og hvert fyrirtækið stefnir á næstu árum.

Vodafone Procurement vinnur náið með Vodafone á Íslandi og mun Guðrún Gunnarsdóttir aðfangastjóri Vodafone á Íslandi fjalla um samstarfið og hvernig það nýtist Vodafone á Íslandi. 

Á viðburðinum mun Davíð Ingi Daníelsson, sviðsstjóri stefnumiðra innkaupa hjá Ríkiskaupum einnig segja frá umbreytingarvegferð og framtíðarsýn Ríkiskaupa. 

Á annað hundrað manns mættu á einstaklega áhugaverðan hádegisfund sem haldin var á vegum faghópa um samfélagsábyrgð og vörustjórnun, innkaup og innkaupastýringu.  Fundurinn sem haldinn var á Teams var tekinn upp og er aðgengilegur á facebooksíðu Stjórnvísi. 

Fundarefni: Þegar rekstraraðilar setja sér stefnu í sjálfbærni er mikilvægt að hugað sé að allri virðiskeðjunni, ekki síst innkaupum á vörum og þjónustu. Við fáum til okkar ólíka aðila til að ræða mikilvægi þess að hafa skýra stefnu í ábyrgum innkaupum, heyrum frá þremur fyrirtækjum og Ríkiskaupum. 

• Hlédís Sigurðardóttir verkefnastjóri samfélagsábyrgðar hjá Arion banka
• Stanley Örn Axelsson, lögfræðingur hjá Ríkiskaupum
• Óskar Þórðarson, framkvæmdastjóri Omnom súkkulaði 
• Guðný Camilla Aradóttir, yfirmaður samskiptadeildar og samfélagsábyrgðar hjá IKEA á Íslandi

Umræður urðu að loknum erindum.

Fundurinn var tekinn upp og er aðgengilegur á facebooksíðu Stjórnvísi. Í hádeginu í dag var haldinn vel sóttur fundur á vegum vörustjórnunar – innkaupa og birgðastýringar. Farið var yfir grunnhugmyndafræði Category Management / Vöruflokkastýringu, hvaðan aðferðafræðin kemur og hvaða ávinning má vænta af slíkri innkaupastefnu. Þau Elva Sif Ingólfsdóttir, Tómas Örn Sigurbjörnsson og Björgvin Víkingsson fóru yfir sína reynslu af því að vinna í umhverfi Category Management hjá alþjóðlegum fyrirtækjum í þessum fyrirlestri.

1. Elva Sif Ingólfsdóttir er með meistaragráðu í Aðfangakeðjustýringu ( Supply Chain Management) frá Copenhagen Business school. Hún hefur starfað við Category Management hjá Marel og Supply chain ráðgjöf hjá AGR Dynamics. Elva ræddi um hvernig Category Management er í Akademisku ljósi og bar saman við viðskiptaheiminn. Hún talaði út frá sinni reynslu af því að skrifa meistaraverkefni um Procurement Category Management, og síðan starfi sínu sem Global Category Manager hjá Marel.

2. Tómas Örn Sigurbjörnsson er með meistaragráðu í aðfangakeðjustýringu (e. supply chain management) frá Copenhagen Business School. Hann hefur unnið í umhverfi category management hjá m.a. Marel og Eimskip og er nú Procurement Manager fyrir Alvotech þar sem áherslan er á uppbyggingu stefnumiðaðra innkaupa til að geta tekist á við krefjandi framtíð.  Alvotech er að leggja af stað í þá vegferð að nota category management í innkaupum. Eftir því sem fyrirtækið vex og dafnar eykst þörfin fyrir betri yfirsýn yfir peningastreymi fyrirtækisins og meiri festu í innkaupum og vöruflokkagreining skiptir þar miklu máli. Innleiðing er rétt að byrja og að mörgu að hyggja, Sagt var frá undirbúningi innleiðingar, mikilvægi góðra gagna við gerð innkaupastefnu og helstu þröskuldum sem hafa orðið á veginum fram til þessa.

3. Björgvin Víkingsson er nýskipaður forstjóri Ríkiskaupa. Hann hefur brennandi áhuga á nýsköpun í stjórnun og hugmyndafræði um hvernig á að skapa virði fyrir viðskiptavini. Björgvin er með meistaragráðu í aðfangakeðjustjórnun) frá ETH Zurich og B.Sc. gráðu í umhverfis- og byggingaverkfræði frá Háskóla Íslands. Björgvin hefur reynslu af innkaupum og vörustjórnun hjá alþjóðlegum fyrirtækjum á borð við Maersk, Aasted Aps, DT Group og Marel hf.  Category management, hvernig er hægt að vinna með category management án category management teymisins? Kynning á öðruvísi uppsetningu Category management.

Fundurinn var tekinn upp og má nálgast á facebooksíðu Stjórnvísi.
Á fundi vörustjórnunar – innkaupa og birgðastýringu sagði Eva Guðrún Torfadóttir, starfsmaður Implement Consulting Group frá starfsemi þessa virta alþjóðlega ráðgjafafyrirtækis og fór yfir nokkur verkefni tengd vörustjórnun sem fyrirtækið hefur unnið.
Implement er danskt ráðgjafafyrirtæki sem sérhæfir sig m.a. í ráðgjöf við innkaup, lagerhald og öðru tengdu vörustjórnun. Sérstaða Implement felst í áherslu á þátttöku í öllu umbreytingarferlinu, allt til enda. Unnið er náið með viðskiptavinum í gegnum allt ferlið, frá greiningarvinnu þar til nýjum verkferlum og lausnum er hrint í framkvæmd.
Mörg af stærstu fyrirtækjum Skandinavíu hafa leitað til Implement og má þar nefna Mærsk, Flying Tiger, Novo Nordisk, IKEA og Pandora. Verkefnin eru fjölbreytt en markmiðið er alltaf það sama: Að finna hvernig fyrirtæki geta hagrætt í starfsemi sinni og aukið skilvirkni.
Implement hefur hjálpað fyrirtækjum að svara þessum spurningum ásamt mörgum fleirum með greiningarvinnu: - Hversu mikið þarf að eiga á lager? - Hversu mikið á að kaupa inn í einu og hve oft?- Hvaða birgja á að velja? - Hversu stórt þarf vöruhúsið að vera?

Eva sagði teymið alltaf vinna að því að finna bestu lausn og vinna vel saman.  Hafa viðskiptavininn með frá upphafi.  Mantran í fyrirtækinu frá upphafi hefur verið að hjálpa fyrirtækjum að breytast og sjá árangur. Unnið er náið að því að finna bestu lausn og innleiða alla leið.  Teymið þeirra er með frá hugmynd til framkvæmdar. 
Eva kynnti þrjú verkefni.  Case A. Rótgróið danskt fyrirtæki með sölu-og þjónustustöðvar um allan heim. Með nýjum yfirmanni urðu ýmsar breytingar.  Hann fór m.a. að velta fyrir sér af hverju birgðastaðan væri svona há? Fyrirtækið átti ekki svar og því var haft samband við þau.  Það fyrsta sem þau sáu var 1. Vantaði skýra stefnu, tilgang með vinnunni og markmið í innkaupadeild.  Hver starfsmaður átti nokkra birgja og voru starfmenn í innkaupdeild fimmtán talsins. 3. Það vantaði samstarf við birgja og ferlarnir voru óskýrir því starfsmenn unnu eftir sinni tilfinningu og voru búið að vinna þarna mjög lengi.  Því fór mikill tími í að sjá hvar varan var stödd í ferlinu.  4. Þegar var pantað þá var alltaf bætt aðeins meira við til að lenda aldrei í í skorti á vörum.  5. Birginn var orðinn pirraður því hann vissi aldrei hvenær þessar stóru pantanir komu og gat því ekki vitað hvenær hann ætti að fara að framleiða.  Bæði birginn og fyrirtækið voru því báðir með alltof mikið af vörunni.  Eftir greiningu sáu þau að 32% af vörunum voru stöðugar og því auðvelt að spá fyrir um eftirspurnina og  21% frekar stöðugar. Fyrirtækið var því ekki að leggja sitt af mörkum við að auðvelda birgjunum vinnuna.  Ákveðið var að innleiða Kanban kerfi.  Pantað er þegar birgðastaðan er komin niðurfyrir ákveðna tölu.  Þannig er hægt að plana miklu betur.  Birginn getur þá séð raunverulega eftirspurn og þau gátu farið að nýta sínar vélar miklu betur.  Fyrirtækið gat síðan stólað á birgjann sem alltaf var tilbúinn með vörur á réttum tíma.   KPI´s var skilgreint, að hverju er stefnt. Settir voru á hálfs mánaðar fundir og dagskrá sett fram.  Þarna breyttust samskiptin algjörlega.  Niðurstaðan var sú að með því að innleiða Pull kerfi urðu samskipti betri, veltuhraðinn fór úr 90 dögum í 7 daga og á endanum voru allir glaðir.  Birgðastaðan lækkaði um 40% og verkefnið var því mjög skemmtilegt.

Case B.  E-commerce.  Þau hafa unnið mörg verkefni sem tengjast netverslun.  Það helsta er að komin er ný kynslóð sem þekkir ekkert annað en hafa allt í símanum sínum.  Þessi kynslóð krefst mikils hraða. Viðskiptavinurinn vill ráða hvernig hann stýrir innkaupunum, vill jafnvel fá sent heim.  Oft er byrjað á að skoða á netinu og jafnvel í framhaldi fara í verslun og skoða vöruna áður en gengið er frá kaupunum. Það er ekki nóg að skella upp einni heimasíðu því flækjustigið hefur aukist mikið.  Búið er að flækja leiðirnar mikið. Flóknara flutningskerfi frá vöruhúsi í búð og frá vöruhúsi og heim.  Hægt að panta á netinu og skila í búð þannig að búðin verður að vera tilbúin í ýmislegt.  Vöruhús – dreifing – þjónustustig.  Hverju er verið að lofa viðskiptavininum?  Er verið að lofa honum að afgreiða vöruna á morgun? Er hægt að senda vörur um helgi? Allt þarf að passsa upp á til að uppfylla loforð.  Oft er borið saman við samkeppnisaðilann.  Hvað þarf að kaupa mikið til að fá fría heimsendingu?  Skoða þarf umbúðir, reikning og skilamiða.  Ýmislegt er hægt að bæta við vöruna til að viðskiptavinurinn fái jákvæðari upplifun eins og senda eitthvað skemmtilegt með.   Einnig er aðstoðað við dreifileiðir og í þjónustuveri.  Mikilvægt er fyrir Þjónustuver að geta svarað hvar varan er stödd og þau svarað viðskiptavininum strax ef eitthvað er.

Í Case C  var farið í hvernig fyrirtækið hefur aðstoðað við að hraða við að taka saman pantanir í vöruhúsum og hve vinnuaðstaða skiptir miklu máli.  T.d. skiptir dagsbirta máli fyrir starfsmenn. 

Að lokum kynnti Eva nýja lausn “Autostore” sem er kerfi sem er með plastkössumsem eru staflaði sextán saman hver ofan á annan. Rótbotar ná síðan í kassana.  Auðvelt að byrja smátt og bæta við seinna.  Hægt er að setja þetta inn í vöruhúsin sem þú ert með nú þegar og þetta er einstaklega auðvelt í uppsetningu og einnig hagstætt.  Þetta er allt annar verðflokkur en áður þekkist og orðið gríðarlega vinsælt.   

Gríðarlegur fjöldi alls staðar úr heiminum var á þessum fundi í gær og mikið var ánægjulegt að sjá Íslendinga á meðal þeirra. Það var faghópur um framtíðarfræði sem vakti athygli Stjórnvísifélaga á þessum fundi sem nálgast má hér. 

Faghópur um verkefnastjórnun hélt á s.l. miðvikudag morgunfund hjá Isavia þar sem innkaupadeild fyrirtækisins stýrði verkefni sem snéri að útboði á Programme Management Team (PMT) en PMT mun sjá um verkefnastýringu á framkvæmdum á Keflavíkurflugvelli s.s. stækkun á tengibyggingu, stækkun á austurálmu og norðurbyggingu ásamt öðrum verkefnum er snúa að flugvélastæðum. Útboði á PMT var skipt upp í fjóra megin fasa og velta þurfti upp mikilvægum spurningum í upphafi um tímalínu, efni útboðs, útboðsferli, hagsmunaaðila, innviði Isavia og ráðgjafa þar sem Isavia hafði ekki komið að svo stóru útboðsverkefni áður.

Tímalínan var vel skilgreind og raunhæf strax í upphafi með sveigjanleika sem reyndist vera lykilþátturinn við lok á verkefninu, þá var hún einnig notuð sem helsta verkfærið í verkefnastýringu í gegnum verkefnið. Við skilgreiningu og skipulag á útboðsferli var reglugerð nr.340/2017 höfð að leiðarljósi ásamt aðferðafræði RACI. Skilgreind voru hlutverk og hópar eftir aðferðafræði verkefnastjórnunar. Að verkefninu höfðu 17 starfsmenn Isavia beina aðkomu á mismunandi stigum þess og leitast var eftir ráðgjöf varðandi lagaleg atriði, staðsetningu PMT í skipuriti og tæknilýsingu sem sérsniðin er að flugvöllum. Fyrsti fasi verkefnisins var útboð á PMT þjónustunni og er honum lokið. Þrír bjóðendur komust í gegnum hæfnismatið. Að lokum var það fyrirtækið Mace sem hlaut samninginn og er vinnan að næsta fasa verkefnisins hafin.

Isavia dró lærdóm sinn að þessu verkefni eins og gera má af flestum verkefnum. Hluti að þeim lærdómi fólst í því að verkefnið og teymið er aldrei sterkara en veikasti hlekkurinn, ef eitthvað eða einhver er ekki að virka í verkefnateyminu eða verkefninu er betra að gera breytingar eða leiðréttingar á gögnum eða hagsmunaaðilum strax en að bíða með það. Lykilatriði í verkefnavinnu að þessu tagi er að afla sér þekkingar fremur en að vaða áfram í óvissu og myrkri. Þá er mikilvægt að hagsmunaaðilar geti helgað sig verkefninu og sjálfur verkefnastjórinn, því er mikilvægt að verkefni og önnur verk séu sett til hliðar. Við erum eitt lið, nauðsynlegt er að hafa staðgengla og að verkefnateymið setji sér gildi til að hafa að leiðarljósi því útboðsferli er langt, stór hópur kemur að vinnunni og allt getur gerst.  Að lokum er mikilvægt að fagna öllum áföngum.

Vodafone (Sýn hf) bauð vörustjórnunarhópnum (innkaup og birgðastýring) í heimsókn á dögunum. Það var vel mætt á viðburðinn og voru það þær Eydís Ýr Rosenkjær, deildarstjóri innkaupa og lagers, og Guðrún Gunnarsdóttir, aðfangastjóri hjá Vodafone, sem tóku á móti okkur í höfuðstöðvum fyrirtækisins. 

Eydís lýsti því hvernig innkaupum og birgðastýringu er háttað hjá Vodafone og hvaða ávinningi það skilaði fyrirtækinu að hafa miðlægan lager. Hún talaði einnig um kosti þess að vera með miðlægan flutning og getur verðmunur á tilboðum verð allt að 30-40%. Innkaupadeildin sér um innkaup á endabúnaði, farsímum og aukahlutum en fyrirtækið rekur 4 verslanir auk þess að vera með vefverslun. Mikið er lagt upp úr birgðanákvæmni og er allur lager bæði í vöruhúsi og verslunum talinn að minnsta kosti einu sinni í mánuði. Unnið er eftir ákveðnum mælikvörðum, til að mynda lágmarksbirgðir, tíðni pantana, afskrifta og frávikum við talningar. Hún fór yfir gagnsemi þessara mælikvarða og útfærslu þeirra hjá Vodafone.

Guðrún Gunnarsdóttir fór yfir hvernig þeirra útboðsaðferðir og samningastjórnun í innkaupum skilar fyrirtækinu betri árangri. Þau framkvæma verðkannanir fyrir allt það sem er keypt m.a. vörur, þjónustu og ráðgjöf, bæði innanlands sem utan. Birgjamat er líka framkvæmt á mjög faglegan hátt en þau eru mismunandi eftir stærð og staðsetningu birgja. Einnig talaði hún um hvernig miðlæg innkaupastýring fyrir öll vörumerki félagsins hafi hjálpað þeim að ná fram fjárhagslegum sparnaði og hafi um leið aukið gæði og öryggi innkaupa. Samstæðan veltir rúmlega 22 milljörðum á ári en innkaup á vörum og þjónustu er ríflega helmingur þeirrar fjárhæðar og skiptir því hvert prósentustig sem sparað er gríðarlegu máli fyrir hagnað fyrirtækisins. Guðrún sagði frá því hvernig ráðgjöf við stjórnendur vegna tilboða og samninga kemur að gagni, skjalastýringu samninga og hvernig þau hafa með því náð að hámarka virði samninga. Þau eru með eigið samningastjórnunarkerfi sem heldur utan um alla samninga fyrirtækisins en yfir 5.000 samningar eru í gildi um kaup á vörum og þjónustu. Hún sagði einnig frá þeim ávinningi sem hlýst af samstarfi í innkaupum við Vodafone Group.

Til að sækja glærur frá fyrirlestrinum: Smellið hér!

Mjólkursamsalan tók á móti okkur í Vörustjórnunarhóp Stjórnvísi á dögum. Sunna Gunnars Marteinsdóttir Verkefnastjóri upplýsinga- og fræðslumála sagði frá umhverfisstefnu fyrirtækisins og hvernig fyrirtækinu hefur tekist að minnka kolefnisfótsporið m.a. með breyttum umbúðum og betri nýtingu hráefnis. Hún sagði einnig frá miklum tækfærum í framtíðinni. Hermann Þór Erlingsson, vöruhússtjóri, sagði svo frá því hvernig nýtingin hefur aukist um 60% per kú og fjöldi kúabúa hefur fækkað úr 1.600 í 600 á stuttum tíma. Neysla hafi á sama tíma aukist og eru núna um 150.000 tonn af mjólk flutt til afurðastöðva árlega og eru um 500 vörunúmer í vöruframboði fyrirtækisins. Hann sagði einnig frá hlutverki og lykiltölum fyrirtækisins, vöruþróun fyrirtækisins, aðfangakeðjunni, flotastýringarkerfinu, bílaflotanum og vörhúsinu en þar fara allt að 15.000 bretti og yfir 300.000 vagnar í gegn árlega. Alls starfa um 430 starfsmenn hjá fyrirtækinu og er Mjólkursamsalan stærsti vinnustaður suðurlands. Brynjar Pétursson, Halldór Ingi Steinsson og Aðalsteinn Magnússon voru einnig á kynningunni og tóku á móti spurningum m.a. um framleiðsluna sem núna er aðalega á Selfossi, 15g pakkningar á smjöri og fleira skemmtilegt. Það var góð mæting á viðburðinn og fengum við að skoða vöruhúsið. Þar gafst einnig gott tækifæri að spyrja spurning og fræðast um starfsemi Mjólkursamsölunnar.  

Faghópurinn Vörustjórnun – innkaup og birgðastýring hélt í síðustu viku viðburð með Bláa Lóninu í Háskólanum í Reykjavík. Elín B. Gunnarsdóttir forstöðumaður innkaupa og birgða hjá Bláa Lóninu fjallaði um fegurðina í innkaupum. Hún fór yfir sögu Bláa Lónsins, þær miklu breytingar sem hafa orðið á rekstrinum og virðiskeðjuna fyrir húðvörur Bláa Lónsins frá upphafi til enda. Bláa Lónið er með rúmlega 350 vörunúmer, bæði sem einstaka vörur, bulk vörur og sampakkningar. Vörurnar eru byggðar á náttúrulegum hráefnum Bláa Lónsins og svo er framleiðslan erlendis. Flækjustigið er töluvert hvað varðar framleiðslu, flutninga og dreifingu á erlenda markaði. Mikil tækifæri eru í aðfangakeðju Bláa Lónsins m.a. í flutningum, umbúðum, bættum ferlum og stöðugum umbótum. 

Faghópur um vörustjórnun – innkaupa og birgðastýringu var með viðburð hjá Eimskip, þar sem fjallað var um virðisaukandi innkaup.  Það var góð mæting og fyrst fjallaði Sæunn Björk Þorkelsdóttir Innkaupastjóri um ástæður þess að innkaupadeild var stofnuð hjá Eimskip árið 2016 og þá vegferð sem var farin til að fá hagsmunaaðila með í að skapa virði og vinna með birgjum.  Hún fjallaði um hvernig innkaup og betri nýting auðlinda er eitt af opinberum  áhersluatriðum framkvæmdastjórnar og mikilvægi þess að hafa stuðning yfirmanna við framkvæmd virðisaukandi verkefna.  Fjallaði hún um tvö pilot innkaupa verkefni sem unnin voru á alþjóðlega vísu og náðist fjárhagslegur ávinningur af.    

Jónína Guðný Magnúsdóttir deildarstjóri Flutningastýringar gaf góða innsýn inn í áskoranir sem fylgja gámastýringu í sveiflukenndu umhverfi.  Hvað er sameiginlegt  gámastýringu og almennri vörustýringu, það er að réttur gámur sé á réttum stað á réttum tíma á sem hagstæðastan hátt.  Þær áskoranir sem deildin á við, t.d. uppsöfnun gáma í Sundahöfn, forgangsröðun og fjöldi tegunda gáma. Báðar töluðu um mikilvægi samskipta og með því að halda vinnustofur með hagsmunaaðilum þvert á fyrirtækið til að ná sameiginlegri sýn, næst líka aukin samvinna og upplýsingagjöf. 

Faghópur um vörustjórnun – innkaupa og birgðastýringu hélt í morgun fjölmennan fund í Háskólanum í Reykjavík þar sem kynnt var fyrsta hátæknivöruhúsið á Íslandi. Innnes ehf hefur undanfarin misseri unnið að hönnun á nýju hátæknivöruhúsi sem mun vera það fyrsta sinnar tegundar á Íslandi m.t.t. hönnunar, sjálfvirkni og tækni. Vöruhúsið mun hýsa frysti, kæli og þurrvörur og er hver eining hönnuð með mismunandi tækni til að tryggja sem besta vörumeðhöndlun m.t.t gæða.

Jóhanna þ. Jónsdóttir, framkvæmdastjóri aðfangakeðju Innnes fór yfir  hönnunina, sagði frá undirbúningi verkefnisins og hvernig samsetning sjálfvirkra- og handvirkra lausna mun vinna saman að því að tryggja aukna skilvirkni, gæði, og afköst. 

Ástæða þess að farið var af stað í verkefnið var sú að núverandi húsnæði var sprungið og fyrirtækið í stöðugum vexti t.d. með mikilli aukningu ferðamanna. Keypt var 8660fm lóð að Korngörðum 3 og fengið leyfi fyrir 35 m háu húsi 12.000fm (vöruhús og skrifstofur).  Gengið var til samstarf við SSI Schafer í Þýskalandi þar sem þeir hafa gott orðspor á markaði sjálfvirkra lausna, 8000 starfsmenn um allan heim þar af 1000 í upplýsingatækni. 

Áskoranir Innes voru þær að viðskiptavinir eru afgreiddir á margvíslegan hátt t.d. heilum pallettum, sandwich pallettum, layerum, kössum stykkjum og kílóum. 

Það sem var endað með voru 3 stórir brettakranar í þurrvöru,29 metra HBW brettageymsla=10.800 plt með afkastagetu 40-60 bretti á klst.  48 hæða CUBY bakkageymslu fyrir stk og kassa, 48 sjálfvirkar skutlur sem flytja bakka með hjálp fjögurra lyfta 20.800 bakkar/1560 plt afkastageta allt að 1200 pantanalínur á klst. og 2 stórir brettakranar í frysti. 

Húsið er byggt á jarðfyllingu og því hafa verið gerðar ráðstafanir og boraðar niður súlur til að gólf séu slétt og húsið haggist ekki í jarðskjálftum.  Jóhanna sýndi nokkur myndbönd þar sem sjá mátti hvernig tínslustöðvarnar virka.  Einnig verður Innnes með lóð að Korngörðum 15 fyrir bananaþroskun o.fl.  Hagræðingin af vöruhúsinu er sú að öll starfsemi verður á einum stað og til verður rými til að stækka.  Dótturfyrirtækið Vínnes bætist í hópinn.  Varðandi rekstrarhagræði þá mun stöðugildum fækka, dreifileiðir verða styttri því Eimskip, Flytjandi og Bakkinn eru í næsta nágrenni.  Að lokum nefndi Jóhanna að þjónustan verður enn betri, snögg þjónusta og meiri nákvæmni. 

Faghópur um vörustjórnun var með áhugaverðan fund í Innovation House þar sem þrír ráðgjafar í innkaupum fjölluðu um innkaup frá ólíkum sjónarhornum og gáfu þátttakendum hugmyndir að markmiðum fyrir árið 2018.  Fundarstjóri var Anna María Guðmundsdóttir hjá Brammer Ísland ehf.  Fyrirlesarar voru Þeir Ben hjá Treia ehf. en hann sagði reynslusögur um hvers vegna samningar virka ekki sem skyldi eða „ Contract Implementation Pitfalls“. Hann sagði einnig frá því sem ber að varast eftir að samningur er undirritaður og hvernig aðilar geta skapað meira virði með breyttu verklagi. Ellert Guðjónsson hjá Bergvit ehf, mun kynnti „Best Value Procurement“ aðferðafræðina sem snýr að  ferlum og aðferðafræði aðfangaöflunar á haus með því markmiði að auka afköst, bæta nýtingu og lágmarkar áhættuna í verkefnum. Að lokum fjallaði Jóhann Jón Ísleifsson hjá Aðfangastýringu ehf. um hvernig fagleg innkaup geta auka hagnað fyrirtækja, hvaða tækifæri er að finna með því að skoða m.a. Tail spend (eyðslu hala) og fleira. Góð mæting var á fyrirlesturinn. 

Heimkaup bauð innkaupa og birgðastýringahóp Stjórnvísi í heimsókn sl. fimmtudag. Guðmundur Magnason framkvæmdastjóri Heimkaupa sagði frá aðfangakeðju Heimkaupa, samskiptum við birgja, birgðahaldinu og framtíðaráformum fyrirtækisins.

Heimkaup stefnir að því að vera hin íslenska „Everything Store“. Fjöldi vörunúmera vex hratt og gerir Guðmundur ráð fyrir að vera kominn með yfir 100.000 vörunúmer innan fárra ára. Hann er að fá vörur frá 430 birgjum en yfir 75% birgða í vöruhúsinu eru í eigu birgja og hafa þeir beinan aðgang að sölu og birgðastöðu sinna vara. Hópurinn fékk að skoða lager Heimkaupa en þar er notast við það sem kallast „Chaotic storage – concept“ og er notað hjá Amazon. Þar er lítið magn af hverri vöru og gríðarlegt úrval. Hraði er lykilstærð hjá fyrirtækinu og eru pantanir yfirleitt afhentar samdægurs á höfuðborgarsvæðinu eða næsta dag á landsbyggðinni. Mikil áhersla er lögð á vöruúrval og góða þjónustu við viðskiptavini.

„Lindex bauð Stjórnvísi í heimsókn í morgun. Það eru þau hjónin Albert Þór Magnússon og Lóa Dagbjört Kristjánsdóttir sem eru umboðsaðilar Lindex á Íslandi og var vel tekið á móti félögum í faghóp um innkaup og innkaupastýringu í vöruhúsi Lindex í Garðabæ. Stjórnvísi er fyrsti hópurinn sem Lindex tekur á móti. Albert sagði okkur frá aðfangakeðju Lindex, hvernig þau kaupa inn frá Svíþjóð, stýra birgðum á lager og dreifa vörum í verslanir. Einnig sagði hann okkur frá reynslu sinni af því að opna nýjar verslanir, þar á meðal netverslunina lindex.is sem þau opnuðu nýverið. Fullbókað var á viðburðinn. Lindex er 65 ára gamalt fyrirtæki með 480 verslanir í 80 löndum. Albert Þór starfaði áður hjá Atlantsolíu, í Vífilfelli og sem kennari í Halmstadt í Svíþjóð og Lóa starfaði hjá Innovit. Í dag starfa 130 manns hjá Lindex. Lindex styrkir baráttuna gegn brjóstakrabbameini og er einn stærsti styrktaraðilinn á Íslandi og víðar, selur Bleika armbandið og slaufuna og verkefnið er þeim mjög kært. Einnig eru þau styrktaraðilar Unicef. Árið 2017 er ár breytinganna, í byrjun árs voru 5 verslanir og eru nú 7 verslanir. Mikið fjör er við opnun verslana hjá Lindex. Í fyrstu viku heimsóttu allir Akureyringar verslunina sem opnuð var þar og einnig var opnað í Reykjanesbæ ì sumar. Til stendur að opna verslun á Akranesi og Selfossi. Helstu áskoranir Lindex eru m.a. gengi íslensku krónunnar.“

Faghópur um vörustjórnun, innkaup og innkaupastýringu hélt í morgun áhugaverðan fund þar sem Bergur Finnbogason, development manager hjá CCP kynnti samspil aðfangakeðja í EVE Online tölvuleiknum þar sem notendur keyra ótrúlega flóknar uppsetningar til að hámarka árangur sinn í öflun aðfanga fyrir viðskiptaveldi sín. EVE er í dag 14 ára gamall leikur, einu ári eldri en World of Warcraft.

Það var margt um manninn í IKEA í morgun á fundi faghóps um vörustjórnun - innkaup og innkaupastýringu. Svanhildur Hauksdóttir birgðastjóri IKEA flutti erindi um innkaup og innkaupastýringu hjá IKEA. Hjá IKEA eru 9500 vörunúmer, 1220 birgjar í 55 löndum. Vörurnar koma ýmist beint frá birgjum eða frá vöruhúsum. Á Íslandi koma 90% varanna úr vöruhúsum. Verslanir eru hannaðar með það í huga að ráða við mikið af viðskiptavinum og mikið magn af vörum. Það tekur 12 vikur að fá vörur frá birgja til Íslands. "Filling rate" er hversu vel hver gámaeining er nýtt. Hver gámur þarf að vera nýttur til fulls og samræmist ekki menningu IKEA. Pappapallettur eru notaðar ekki viðarpallettur. Þær eru þynnri en viðarbrettin og því léttari. Með þessu er hámörkuð afkastageta í flutningum og kostnaður minnkaður. Allur flutningur er sjóflutningur. Í fyrra voru fluttir inn 790 gámar. Tekið var dæmi um sprittkerti. Þau voru í lausum pakkningum. Með því að stytta kveikiþráðinn á þeim var hægt að hagræða mikið og pakka þeim öðru vísi og hagstæðar. Sama var gert við Trofe kaffikönnur og Massum svefnsófadýnur. Með öðruvísi og ódýrari efni var hægt að rúlla dýnunni upp án þess að hafa áhrif á gæðin og með því koma 20 stk. á bretti í staðin fyrir 5.
IKEA leitast við að hanna pakkningar sem hægt er að selja beint í versluninni. Varan getur því farið beint úr gám í sölustaðsetning. Þetta sparar tíma í áfyllingu.
Innanhúss er svokallað "Commercial Team". Teymið heldur vikulega sölufundi þar sem farið er yfir söluna í vikunni á undan. Farið er yfir lykiltölur. Unnið er eftir þjónustusamningi og reglulega farið yfir hvort einhverju þarf að breyta. Farið er yfir vinnureglur og vinnuferla. Fylgt er eftir lykiltölum og sett markmið sem fylgt er eftir.
Lykiltölur sem eru mældar eru: Steypa, en það er vara sem ekki hefur selst í 5 vikur. Yfirbirgðir: vara sem er með meira en 15 vikna birgðir, A vörur sem eru vörur sem komnar eru fram yfir síðasta söludag, Density: þéttleiki í verslun og þjónustustig. IKEA notar Navision kerfið. Pantanir eru sjálfvirkar, mikilvægt er að passa upp á að forsendur séu réttar. Kerfið reiknar út average weekly sales, expected weekly sales út frá indexum og hver vika hefur því ákveðið vægi, shortage compensation, reservation compersation, weekly indices, daily indices, sales jumps og promotions (þegar gert er ráð fyrir aukningu til skamms tíma þegar eitthvað sérstakt er um að vera t.d. kerti um jól o.fl.). Sítalning er í gangi alla daga, allt árið þar sem starfa þrír starfsmenn. Gríðarlegu máli skiptir að birgðir séu alltaf réttar. Veltuhraðinn er í kringum sjö. Í lok fundar var öllum boðið upp á flottan morgunverð í Ikea, heita súpu, rúnnstykki og fleira góðgæti.
Hér má sjá myndir af fundinum: https://www.facebook.com/pg/Stjornvisi/photos/?tab=album&album_id=1300633740004573

Stjórnvísifélögum gafst einstakt tækifæri í vikunni þegar heimsótt var kaffibrennsla Kaffitárs í Reykjanesbæ. Aðalheiður Héðinsdóttir, stofnandi og eigandi Kaffitárs tók á móti félögum í faghópi um vörustjórnun, innkaup og innkaupastýringu með ilmandi kaffi og nýbökuðu bakkelsi. Aðalheiður sagði sögu Kaffitárs en áhugi hennar á kaffi hófst þegar hún var námsmaður í Bandaríkjunum og kynntist í sínum heimabæ hágæðakaffi. Í framhaldi flutti hún til landsins fyrsta brennsluofn Kaffitárs. Aðalheiður sagði okkur hvernig fyrirtækið hefur vaxið jafnt og þétt ár frá ári og því þakkar hún frábæru starfsfólki, góðum brennsluofni, sterkum ferlum, miklu gæðaeftirliti og góðu vali á birgjum sem hún þekkir og er í persónulegu sambandi við. Aðalheiður sýndi okkur framleiðsluna frá kaffibaun þar til hún er komin í poka. Ylmurinn var stórkostlegur þegar við fengum að fylgjast með þegar kaffibaunir komu nýbrenndar úr ofninum.

Guðmundur Oddgeirsson framkvæmdastjóri Hýsingar kynnti fyrir félögum í faghóp um vörustjórnun, innkaup og innkaupastýringu fyrirbærið vöruhótel þar sem vörumeðhöndlun (Value Added Sevices) er stærri þáttur en geymsla og afgreiðsla. Guðmundur kom inn á hugtökin fastakostnaður og breytilegur kostnaður. Starfsmannamál eru stór þáttur í rekstri vöruhótels og fjallaði Guðmundur einnig um starfsmannamál s.s.vinnuaðstöðu og hvað jafnlaunavottun hjálpar stjórnendum.
Síðast en ekki síst fjallaði hann um fjölmenningarsamfélag vinnustaðarins og þær frábæru áskoranir sem því fylgir. Hjá Hýsingu starfa í dag 35 starfsmenn. Ísland er örþjóð sem gerir ekki minni kröfur en þær stóru. Mjög stífar reglur eru varðandi skipun gáma erlendis. Gámurinn þarf að vera komin 6 dögum áður á höfnina. Flutningur tekur u.þ.b. 16 daga frá því varan fer frá vöruhúsi. Þess vegna er nauðsynlegt að hafa birgðageymslur erlendis. Allt annar hraði er á ávöxtum og grænmeti. Varðandi verslunina Söru þá koma vörur 2svar í viku í flugi frá Spáni. Mikið er rætt um framleiðni á Íslandi, í verslun sem öðrum atvinnugreinum. Vegna smæðar okkar þarf að „endurvinna“ vörurnar þ.e. sérmerkja þær með íslenskum leiðbeiningum. Árs vinnustundir við innihaldsmerkingar eru um 9 þúsund. Árs vinnustundir við merkingar og aðra vinnslu á sérvöru eins og fatnaði er um 24 þúsund. Vegna smæðar er ekki möguleiki að fá vöruna þannig að hún uppfylli kröfur hins opinbera um innihalds-og varúðarmerkingar.
Vöruhótel á engar vörur, viðskiptavinurinn á þær. Vöruhótel breytir vöruhúsakostnaði vörueigandans úr fastakostnaði yfir í breytilegan kostnað. Hefðbundið lagerferli er vörumóttaka, geymsla, afgreiðsla. Lagerrými þarf að ráða við álagstoppa og mikil áhersla er lögð á hreinlæti. Helstu rekstrarliðir eru tæki og tól. Tölvukerfið er hjartað í kerfinu. Þeir vildu kerfi þar sem voru margir notendur og nota í dag „Manhattan Associates“.
Starfsmannakostnaður er frá 50-70% í fyrirtækinu. Úthýsing leysir ekki öll vandamál. Sena gjörbylti sinni starfsemi með því að koma í viðskipti í Hýsingu. Sena hefur minnkað lagersvæði sitt hjá Hýsingu um tvo þriðju á þremur árum því dvd og cd eru að minnka. Útilíf var áður með lagerinn sinn í kjallaranum í Glæsibæ. Hýsing öryggismerkir vörurnar og nú tekst þeim að bjóða betri þjónustu. Hýsing gefur sig út fyrir að vera mjög sveigjanleg.
Hýsing fékk jafnlaunavottun 2013. ÍST85 er góð æfing í að innleiða aðra staðla. Ávinningurinn er að sanna að verið sé að greiða jöfn laun fyrir sömu störf. Auðveldar starfsmannastjórnun með því að hafa jafnlaunastefnuna aðgengilega. Lágmarks-og hámarkslaun hvers starfsflokks liggur fyrir. Kemur í veg fyrir að einhver gleymist eða verði útundan í launamálum Kemur í veg fyrir geðþótta launaákvarðanir við nýráðningar og endurskoðun launa. Dregur saman réttindi, lög og reglur. Hýsing er með atvikaskrá varðandi starfsmenn. Jafnlaunavottun snýr ekki að því að setja alla í sömu laun, heldur að sanna hvers vegna hver og einn er í ákveðnum flokki.
Ein áskorun Hýsingar er erlent vinnuafl. Að skilja íslensku rýfur einangrun. Innflytjendur eru oftar en ekki án fjölskyldutengsla hér á landi. Samstarfsmenn eru oft í hlutverki fjölskyldu innflytjenda bæði í gleði og sorg.
Í dag er boðið upp á íslenskukennslu fyrir Pólverja í 10 vikur með vinnutengdu ívafi, kennt tvisvar í viku, tvo tíma í senn, innan vinnutíma. Það er mikilvægt upp á öryggismál.og trúnaðarreglur.

Þróunarferill Össurar er búinn að vera til í 15 ár. Þetta eru fyrirfram skilgreindar vörður fyrir öll verkefni. Þá eru mismunandi stjórnendur kallaðir að oft framkvæmdastjórarnir og tekin ákvörðun um framhald verkefnisins. Þessir fundir eru mikilvægir í upplýsingagjöf til þess að allir séu meðvitaðir um hvað er verið að gera. Í framhaldi þarf oft að leita eftir nýjum birgja, kanna hvað markaðurinn vill, einkaleyfi og einnig þarf alltaf að kanna áhættu. Á Gate1 er gróf hugmynd kynnt, buisness case og á þeim tímapunkti er ákveðið hvort vara heldur áfram, er samþykkt eða hafnað. Þarna er verkefnum raðað upp og fær hvert og eitt ákveðna einkunn Starfsmenn Össurar eru einstaklega hugmyndaríkir og skortir ekki hugmyndir að nýrri vöru. Þegar búið er að samþykkja vöruna er komið að Gate2 en þá kemur verkefnastjórinn til sögunnar og haldinn Kick off fundur. Einn er í forsvari fyrir framleiðslu, hönnun, gæðadeild og medical office. Í hverju verkefni er stillt upp tímaplani, haldinn hópeldisfundur. Gerð er í framhaldi kostnaðaráætlun til að fylgja eftir tímaplaninu. Á hverjum Gate fundi er tekin staðan á öllum key-metrics. Gate2 er buisness case review hver er varan út frá markaðnum og gerð er pródótíma. Eftir þennan punkt er alltaf sagt hvað á að gera og mælt út frá því. Næsta varða er Gate2.1. Þá er verið að skoða hönnunina og fleiri koma að t.d. innkaupadeild. Þarna er jafnvel byrjað að panta inn íhluti. Sumir íhlutir taka langan tíma. Gate 2.3. er helsta innkaupahliðið, á þessum tímapunkti eru birgjarnir allir samþykktir og gert mat á hvort þeir uppfylli allar kröfur. Skjalfesta þarf allt því Össur er medical advice fyrirtæki og allar samþykktir eru rafrænar. Í Gate 3 er framleiðslan keyrð í gang, stillt er upp og gerð prufukeyrsla á öllum vörum. Á Gate 3.1. kemur markaðs-og söludeildin til sögunnar. Gate4 er stóra hliðið, þá þarf allt að vera komið. Á Gate4.1. þarf allt að vera bakkað upp sem sagt er að varan geri. Þarna er passað upp á að reglugerðaraðilar hafi á hreinu að varan geri það sem sagt er að hún geri. Í lokin eru nokkur lítil Gate til að sjáist hvort varan geri það sem sagt er að hún geri Gate5. Gate6 er fyrir vörur sem á að setja í framleiðslu aftur og þá þarf að kanna aftur reglugerðir. Gate7 er fyrir vörur sem hætt er við. Það er gríðarlega mikilvægt svo ekki sé verið að panta íhluti af innkaupdeild í vöru sem er hætt í framleiðslu.
Í fyrra fékk Össur FDA í heimsókn sem er mikil tækifæri til umbóta. Milli Gate1 og Gate 2 getur liðið langur tími allt að 2 ár. FDA gerði athugsemd við þennan langa tíma þ.e. kom með umbótatillögu um að skráð væri hvað væri að gerast á tímanum og það skráð. Össur er alltaf að þróa með sér Lean hugmyndafræðina. Þau eru með fyrirframskilgreindan feril. Annað sem Össur gerir er sýnileg stjórnun. Allir starfsmenn sjá alltaf hvaða verkefnum þeir eru að vinna í. Er verkefnið á réttum tíma. Notuð eru ákveðin stjórnborð þar sem hægt er að sjá hvort verkefnið er á grænu, gulu eða rauðu. Þar sést NPV-ið. Allt er litakóðað. Umbótaverkefni eru einnig fyrir vörur. Meðal helstu áskorana sem Össur glímir við er að koma út með vöruna á réttum tíma, halda uppi andanum í hópnum, sameiginleg markmið fyrir alla og menningarmunur.

Kristinn G. Bjarnason framkvæmdastjóri sölu- og markaðssviðs Toyota á Íslandi tók vel á móti Stjórnvísifélögum í Toyota. Hann kynnti til leiks Jón Óskar Halldórsson sölustjóra Toyota á Íslandi sem kynnti hvernig unnið er með að sölu- og pantanastýringu hjá Toyota á Íslandi.
Toyota er með tvö tímabil á ári þar sem unnið er með áætlanir 3 ár fram í tímann. En með hvaða hætti eru þessar áætlanir gerðar þ.e. á hverju byggja þær? Haldið er utan um og greint mikið magn af sögulegum gögnum sem aðstoða við að áætla hluti eins og árstíðarbundnar sveiflur. Eins er greind sala síðustu ára út frá breytingum á eftirspurn og samkeppni. Áætlun er einungis áætlun en síðan er farið í að panta frá mánuði til mánaðar. Alltaf er svigrúm til að breyta örlítið áætluninni. Þar er mikil fylgni milli hagvaxtar og bílasölu. Farið er í gegnum hverja gerð af bíl fyrir sig. Toyota framleiðslan er drifin áfram af TP,, Toyota production systerm þar sem aðal markmiðið er að koma í veg fyrir sóun hvort sem er á tíma, plássi, peningum eða vinnu án þess að það komi niður á gæðum. JIT - Just in time er drifkraftur TPS sem nær yfir alla fleti framleiðslunnar í öllum verksmiðjum Toyota. Það er framleiddur bíll á 70 sek. fresti. En hvað með það ófyrirséða?
Getsudo er skilgreining á pantanatímabili framleiðslumánaðar. Í mánaðarlegu pantanaferli eru tímasetningar þar sem Ísland sendir frá sér pantanaupplýsingar. Þegar búið er að halda pantanafund með æðstu stjórnendum TÍS sem og sölustjórum og framkvæmastjórum stærsta söluaðilans er farið yfir pöntunina og hún rýnd af öllum aðilum fundarins. Breytingar gerðar ef þörf krefur, pöntunin samþykkt, pöntunin sett í ferli. Út frá sölustjórnunarhlutanum þá er mikilvægt að vera í góðum samskiptum. Mikilvægt er að fylgja öllum söluaðilum eftir í þeirra málum. Tryggja að ekki séu sofandi pantanir í kerfinu. Vakta aldur bíla á lager og tryggja veltuhraða lagers. Toyota á Íslandi er mjög stolt af þeim árangri sem fyrirtækið hefur náð. 2014 var 25.árið í röð sem Toyota er mest selda bíltegund á Íslandi. 2015 fagnar Toyota 50 ára afmæli Toyota bíla á Íslandi. „Tomorrow belongs to those who prepare today“ Malcolm X.

Jóhanna Jónsdóttir, formaður faghópsins sett fundinn og kynnti faghópadagskrá vetrarins. Thomas Möller, framkvæmdastjóri Rýmis, fjallaði um 13 leiðir til að lækka birgðir og minnka fjárbindingu. Rými er 12 manna fyrirtæki og í því fyrirtæki er rætt um innkaup mörgum sinnum í viku. Allt sem er keypt á lager er fundað um. Almennt er sagt að birgðir kosti 30%. Milljón sparað í birgðum eru 300 þúsund. Stundum er framlegð fórnað fyrir fjárbindingu. Pedro Videla kennari í MBA-námi í HR sagði „In economics there are no solutions ongly trade off“. Á ég að eiga miklar birgðir eða minni birgðir?. Hjá Ofnasmiðjunni Rými eru 3000 virk vörunúmer. Fyrsta sem gert er þegar verið er að verðmeta fyrirtæki er að skoða birgðirnar. Það sem er eldra en 1 ár er yfirleitt verðlaust. Heimilin eru yfirleitt með 8 daga birgðir, matvöruverslanir eru með 25 daga birgðir fyrir heimilin. Olíufyrirtækin eiga ekki birgðirnar sínar heldur aðilinn erlendis, þeir greiða því jafnóðum og þeir nota olíuna. Grjótnámur eru með 1000 daga birgðir. Í bílaverksmiðjum eru birgðir að koma sama dag og þær eru nýttar. Thomas hvatti aðila til að heimsækja birgjana sína. En hvernig er hægt að auka veltu hraðann? Einnig skoraði Thomas á aðila til að googla „ Logistics cost „ En hvers vegna birgðir? Óvissa, þjónustustig, ómarkviss innkaup.
Alltaf þarf að hugsa kosti og galla þess að hafa of miklar eða litlar birgðir. Fyrirtæki eru verðmetin út frá birgðastýringu. Pareto var Ítali sem skoðaði hverjir ættu peningana og fékk út 80/20 hlutfallið. Mikilvægt er að skoða slíkt í hvert skipti og pantað er inn. Allir ættu einnig reglulega að gera ABC greiningu. „A“ vörur eiga að fá fókusinn. Einnig þarf að nota réttu mælikvarðana. Smásala notar birgðadaga sem greiningu, sumir nota veltuhraða og birgðahaldskostnað. Veltuhraði er góður en birgðadagar eru mikilvægari. Málningarverslanir eru með frestun þ.e. 90% af málningunni er blandaður á staðnum. Alltaf að fresta eins lengi og hægt er því sem viðskiptavinurinn vill. Má lækka þjónustustigið? Lykillinn að árangri er að fórna t.d. vörunúmerum, alltaf að hugsa hverju get ég fórnað? Getum við fækkað vörunúmerum? Aldi er t.d. með eina tegund af sjampó „Aldi-sjampóið“. Hvergi í heiminum er eins hátt þjónustustig og á Íslandi. Haltu fókus! - vertu í því sem þú ert góður í!
Kristján M. Ólafsson, verkefnastjóri á ráðgjafasviði KPMG fjallaði um skilvirk innkaup. Tækifæri starfsfólks í innkaupum til að auka þekkingu sína eru takmörkuð á Íslandi, ekkert skólastig á Íslandi býður upp á almennt nám í fræðunum. Menntun innkaupafólks er oft með lærdómi af reynslu vinnufélaga og hún er ekki alltaf sú besta. Árangurinn af bættu „procurement ferli“ er lægri fjárbinding og minni vöruskortur. Oft þarf lítið til að ná miklum ávinningi. 80/20 reglan er svo mikilvæg. Ótrúlega algengt er að eftirfylgni gleymist og þá tapast ávinningurinn, mikilvægt er einnig að tryggja mælikvarða árangurs. Kristján hvatti aðila til að fara yfir glærurnar, hugsa hvað get ég innleitt hjá mér og ef enginn tími er til þá skal fá inn ráðgjafa tímabundið. Mikilvægt er að þekkja markaðinn vel, OR skoðar veðurspár til að sjá hversu mikið þeir muni selja af heitu vatni. Einungis 4% fyrirtækja segjast hafa nýtt sér skilvirk innkaup við að ná forskoti í samkeppni. Hvernig er framlegð reiknuð: Sala - breytilegur kostnaður. Ein stærsta meinsemd í fyrirtækjum er hvernig framlegð er reiknuð. Af hverju eiga fyrirtæki svona mikið af birgðum þar sem skipaferðir hingað eru svona tíðar?
Ráðast í þetta verkefna að lækka birgðadaga. Það er ekki auðvelt að finna mælikvarða árangurs, styðja mælikvarðarnir hver við annan? Eru mælikvarðarnir grunnur að bónuskerfi?. Ungt fólk er með allt öðruvísi innkaupahegðun en eldri kynslóðir. Þeim finnst ekkert mál að kaupa á netinu, samkeppnin er að koma annars staðar frá.

Jóhanna Jónsdóttir deildarstjóri innkaupa hjá Distica og Guðmundur Á. Árnason ráðgjafi hjá Capacent voru með fræðslu í Veritas sem snýr að birgðastýringaverkefni fyrirtækisins. Jóhann sagði helstu áskoranir í vinnuumhverfi Distica vera opinberar kröfur: GDP-reglugerðar númer, ISO 9001 vottun og starfsleyfi frá Lyfjastofnun. Áskoranir í flutningum eru hitastillingar og lyf þurfa meira eftirlit í flutningum.
Aðdragandi verkefnisins. Capacent var fengið til að vinna úrætur í veltufé. Vorið 2013 var byrjað að vinna. Gerð var könnun um hlutverk og ábyrgð einstakra deilda til þess að hún væri skýr. Könnunin nýttist vel við mótun og framkvæmd úrbótaverkefna með það að markmiði að skerpa á ábyrgð. Stigagjöf var 1-5, mjög skýr yfir í mjög óskýr. Meginmarkmið verkefnisins var að lækka fjárbindingu í birgðum sem hlutfall af vörusölu án þess að það komi niður á afgreiðslu frammistöðu til viðskiptavina.
Lykil árangursmælikvarðar voru afgreiðsla, frammistaða og biðtími birgða sem er mældur í birgðadögum, hver birgðadagur batt um x milljónir króna á lager þegar verkefnið hófst. Afurðin: ný birgðastefna og samræmt birgðastýringarferli sem nær til allra fyrirtækja Veritas. Ný birgðamarkmið og mælikvarðar. Hvort tveggja unnið niður á deildir og jafnvel vörunúmer. Þjálfun starfsfólks í framkvæmd innkaupa og birgðastýringu og aukið samstarf sölu-og innkaupafólks. Verkefnið hófst á 2ja daga vinnustofu í apríl 2013, núverandi staða var skilgreind. Skilgreining útbótaverkefna. Sett var fram framtíðarsviðsmynd, hvaða árangri höfum við náð. „Við erum stödd hér í þessum sal í maí 2014. Við erum að fagna verklokum og þeim góða árangri sem náðst hefur með fækkun birgðadaga og betra samspili í heildarferlinu. Við höfum unnið vel með öðrum og við erum sátt í okkar hlutverki, sérstaklega þar sem við höfum skilað miklum árangri. Við finnum að okkar starfseining, ráðgjafarnir frá Capacent og aðrir innan Veritas hafa lagt mikið á sig og við vitum að það hefur skilað árangri. Stofnaður var stýrihópur,fjármálastjóri Veritas, framkvæmdastjóri Vistor, Distica og ráðgjafi frá Capacent. Vinnuaðferðir: mikið virði var í því, unnið var með þristum (A3), verkefnið brotið niður og unnið í sprettum. Einfaldur verkefnaveggur settur upp, staða verkefna var mjög aðgengileg og sýnileg, lágmarks utanumhald og eitt fundarherbergi tekið undir verkefnið.
Árangursmælikvarðar birgðastefnu:

1. Birgðastýringarferlið var endurskoðað reglulega og umbætur innleiddar. 2. Starfsfólk þekkir birgðastefnu og markmið 3. Starfsfólk þekkir birgðastýringarferli, hlutverk sitt og ábyrgð, 4. Starfsfólk þekki hlutverk og ábyrgð annarra þátttakenda í Birgðastýringaferlinu. Samningar við birgja styðja við birgðastefnu.
2. Birgðir og afgreiðsla: 1. Biðtími birgða stenst viðmið 2. Afgreiðsluframmistaða stenst viðmið 3. Dagafjöldi á bið stenst viðmið 4. Aldursgreining birgða stenst viðmið.
3. Hlutverk Distica. 1. Þjónustumarkmið vörumóttöku standast viðmið 2. Þjónustumarkmið gæðadeildar standast viðmið 3. Ferli vöktunar vöruskila stenst viðmið.
4. Markmið og mælikvarðar: Mælaborð markaðsstjóra og innkaupafulltrúa. Notuðu Excel og Power Piwot til að fylgjast m eð. Skoðuðu punktstöðu birgða, kostnaðarverð seldra vara, hvað eru margir dagar á lager. Teknar voru dagsstöður til að ná réttum mælikvörðum. Mánaðarmót segir okkur ekki alla stöðu. Distica er með vefgátt eins og vel. Hver og einn getur skoðað biðtíma birgða, raun, markmið og frávik, biðtími, birgðir, punktastaða, ksv. Í þúsundum króna. Einnig var innleidd aldurgreining fyrir hvern og einn. Hægt er að skoða vörur með hæstu birgðastöðu, og í sölu. Fylgst var með lagerum, passa þarf sérlega vel upp á fyrningu og koma þeim vörum í sölu. Varðandi tölvukerfin: hvernig var hægt að brjóta vörunar niður. Navision, AGR, Cognos plannning og upplýsingagátt.
5. Mikilvægt er að flokka vöruna sína: 1. Áríðandi 2. Samkeppni og A sala, 3 A sala/A sölulínur 4. Samkeppni (mikil/lítil) 5. Óskilgreint AGR er frábært kerfi til aða halda utan um birgja, spáir fyrir um ýmsa hluti eins og vöruþurrð og fl.
   Helstu áskoranir voru: innleiðing nýs verklags fylgir aukið álag og óvissa til skamms tíma, sleppa hendinni og treysta, ekki einungis ný vinnubrögð heldur einnig nýir samstarfaðilar og kerfi, viðbót við hefðbundið daglegt amstur, tilkeyrsla nýrra stillinga og sveigjanleiki þeirra gagnvart óvæntum uppákomum og mistökum.
   Ávinningur: Þekking á vörustjórnunarferlinu, aukin samvinna Distica og markaðsfyrirtækja, sterkari innkaupadeild, meðalstaða birgða og birgðadagarnir (DIS) hafa lækkað um 25%, birgðadagar hafa sveiflast en leitnin er mikið niður á við, skýrari sýn á vöruframboð og eðli varanna.

Jóhann Jón Ísleifsson er Corporate Procurement Director í Marel og ber ábyrgð á stefnumótun og samþættingu innkaupa milli allra eininga hjá Marel. Jóhann Jón kynnti fyrir Stjórnvísifélögum hvernig Marel skipuleggur sig í innkaupum og hver er þeirra stærsta áskorun. Til þess að minnka flækjustigið var rætt við alla stakeholdera og ákveðið var að búa til high-over stefnu fyrir innkaupin. Marel var skipt upp í fjóra iðnaði og 12 framleiðsluþætti. „Við erum til sem innkaup því við aðstoðum alla við að ná fram aukinni framlegð með hinum ýmsu leiðum“ segir Jóhann Jón. Innputtið kemur alltaf frá sölunni sem er þeirra stærsti stakeholder. Innkaupadeildin stjórnar öllum kostnaði nema launum. PR (product related). Áskorun innkaupasviðs og meginmarkmið er að auka virði með m.a. með því að taka birgja og fá þá með inn í þróun á vöru. Marel þarf ekkert endilega að hanna allt, þeirra birgjar flytja inn þekkingu til Marel. Samþætting er ekki einungis fólgin í að setja saman magn. Innkaupin vilja vera þekkt fyrir að það sé gaman í vinnunni og að þau séu árangursrík. Innkaupastjórar allra í fyrirtækinu eiga sína stjórnarskrá yfir hvernig á að vinna saman og eru ábyrgir fyrir að vera árangursríkir. Þeir búa til stefnuna sjálfir. Hann fór einnig yfir hin fimm gullnu R´s. 1.Right product 2. Right quantity 3. Right Price 4.Right quality 5.Right time. Marel hefur gríðarlega góðar upplýsingar yfir framlegð, alveg niður á hverja vél og sterk KPI (gulur/rauður/grænn). Í dag er Marel að keyra 120 mismunandi verkefni sem sameiginlega munu auka framlegð gríðarlega.

Síðasta fræðsla ársins var í morgun, fimmtudaginn 5 . desember. Kristín Þórðardóttir og Enok Kjartansson hjá Advania sáu um fræðsluna sem var mjög áhugaverð. Kristín ræddi m.a um hagnýtingu upplýsingatækni í innkaupum, notkun vörulista, útboð, aðfangakeðjuna og fleira. Glærur frá fyrirlestrinum eru komnar inn á síðuna okkar. Advania bauð upp á kaffi og flott meðlæti, takk kærlega fyrir okkur.

Um leið og við óskum ykkur gleðilegra jóla og þökkum fyrir frábært fræðsluár 2013, okkar fyrsta, þá langar okkur að minna á fyrstu fræðslu ársins 2014, en Guðrún Gunnarsdóttir hjá Vodafone mun vera með erindi um "hagkvæmni útboða" nánar auglýst síðar.

Jólakveðja til ykkar allra.
Stjórnin

Sæl öll,
Fyrsta fræðsla faghóps innkaupa og innkaupastýringar á haustönn 2013 var haldin, þriðjudaginn 17. september. Gaman var að sjá alla þá fjölmörgu sem mættu en 55 meðlimir og gestir mættu á kynningu hjá Eimskip í Sundahöfn. Boðið var upp á glæsilegt morgunkaffi og bakkelsi og þakkar stjórnin kærlega fyrir góðar móttökur.
Jón Óskar Sverrisson forstöðumaður vöruhúsastarfsemi ásamt Pálmari Viggóssyni voru með kynningu á Vöruhóteli Eimskips ásamt því að sitja fyrir svörum gesta úr sal. Í lokin var gestum svo boðið að skoða Vöruhótelið.
Glærur frá kynningunni munu verða settar inná heimasíðuna fljótlega.
Við minnum svo meðlimi, og aðra þá sem hafa áhuga á, þá fræðslu sem framundan er á haustönn en skráning er hafin. Þann 15.október mun Anna María Guðmundsdóttir innkaupastjóri hjá Brammer fara yfir mælikvarða og markmiðasetningu í innkaupadeildum. Í nóvember mun Björgvin Víkingsson hjá Marel vera með erindi um Lean Supply management og í desember mun Kristín Þórðardóttir sérfræðingur hjá Advania fjalla um aðfangastýringu og notkun tölvukerfa.
Enn og aftur þá leitum við til ykkar og myndum gjarnan vilja fá frá ykkur hugmyndir að fræðslu, áhugaverðum fyrirlestrum, greinum og jafnvel áhugaverðum innkaupatenglum.
Með kveðju,
Stjórnin