24. september 2020 10:57
Fundurinn var tekinn upp og má nálgast á facebooksíðu Stjórnvísi.
Hinrik Sigurður Jóhannesson mannauðsstjóri Advania fjallaði á morgunfundi Stjórnvísi um hvernig hefur gengið að vinna í fjarvinnu út frá niðurstöðum könnunar á meðal starfsfólks. Hinrik sagði Advania vera félag sem byggir á gömlum grunni sem byrjaði 1939 og er í dag á öllum Norðurlöndum. Í dag er Advania á 26 stöðum í 5 löndum. Á Íslandi vinna 600 manns, fjölbreyttur og skemmtilegur hópur. Jafnlaunagreiningar eru keyrðar mánaðarlega og eru konur í dag ívið hærri en karlar. Advania hjálpar stjórnendum sínum í að vera góðir stjórnendur og vinna mikið í menningunni sinni, markmiðið er að það sé gaman í vinnunni, lifandi og sveigjanlegur vinnustaður. Hinrik sagði að um langt skeið hefur fjarvinna verið að aukast alls staðar í heiminum. Twitter og Facebook hafa gengið alla leið í að hvetja folk til að vinna heima eftir að Covid skall á.
En hvernig studdi Advania við stjórnendur. Leitað var til Gartner. Treystum við fólkinu okkar ef við getum ekki séð það? Advania svaraði “Já”. Er vinnan þannig að hægt sé að vinna í fjarvinnu? Hjá Advania var svarið að mestu leiti “Já”. Vill fólkið okkar vinna fjarvinnu? Þetta var stóra spurningin á vinnustöðum. Í mars. Er fyrirtækið með tæknilegan infrastrúktúr sem styður fjarvinnu? “Já” svaraði Advania. Þarna var Advania heppið sem vinnustaður því allt var komið í skýið hjá þeim fyrir þennan tíma. Allir voru með fartölvur, tengdir heim, netið í toppmálum, workplace, studio til að fara í útsendingar, fræðsla og annað kynningarefni rafrænt og komið á netið. Þau voru því tæknilega séð tilbúin í fjarvinnu.
En það sem Covid kenndi var að þau þurftu að læra hratt hvernig þau stjórna í Covid. Starfsmenn þurftu að læra hvernig maður vinnur heima, er framleiðnin eins þegar unnið er í fjarvinnu? Hvernig stjórnar maður í fjarvinnu? Hinrik sagði að þau settu út leiðbeiningum til allra stjórnenda; vera til fyrirmyndar, sinna upplýsingargjöf o.fl. Send var út könnun og allir starfsmenn sammála um að þetta væri að virka vel. Einnig voru send út heilræði til starsmanna; komdu þér upp aðstöðu, búðu til rútínu og aðlagaðu þig að þínum raunveruleika. 82% starfsmanna voru frekar ánægðir með heimavinnu en þetta hentaði ekki fyrir einhvern hóp, kannski var vinnuaðstaðan léleg, stóllinn ekki góður, vildu skýrari skil á milli vinnu og einkalífs. Ekki var skoðað hjá Advania hvort einhver munur var á milli kynslóða. Þau sáu engan sérstakan mun varðandi mismun á aldri, þetta virtist vera meira einstaklingsbundið frekar en kynslóðarbundið.
En hvernig voru samskiptin? Milli hópa og milli stjórnenda og starfsmanna. Stjórnendur voru hvattir til að búa til ramma. Flestir keyrðu daglegan fund og spurðu hvernig hafið þið það? Er eitthvað sem ég get aðstoðað við? Sumir vildu meina að sambandið væri jafnvel einfaldara og betra við næsta stjórnanda. Varðandi upplýsingagjöf þá var hún jafnvel meiri en nokkru sinni fyrr. Ítrekað var í hverjum pósti að þvo sér um hendur. Gestir voru fengnir til að spjalla í hálftíma. Sendur var póstur og spurt hvort upplýsingagjöf væri nægileg og það upplifðu flest allir. Allir náðu að sinna sinni vinnu að heiman og magnið hélst en hvað með gæðin? Þjónustuupplifun hélst líka vel. Þetta fordæmalausa ástand gekk upp og allir voru tilbúnir í bátana. Menningarlega voru allir heima og allir á fjarfundum. Enginn var að missa af neinu sem var í gangi á skrifstofunni því ekkert var í gangi á skrifstofunni. Þetta gekk sem sagt einstaklega vel. En hvað svo? Er fjarvinna komin til að vera? Tökum við þessar bylgjur og leka svo allir inn á skrifstofurnar? Það sem Advania hugnast er að fjarvinna verði hluti af því sem fólk gerir.
Advania er búið að setja upp fjarvinnustefnu. Advania púlsinn er keyrður út, 33 spurningar sem eru tengdar. Þegar þú horfir til baka á fjarvinnutímabilið – hvað lýsir best upplifun þinni af því? 60% sögðu að þetta hefði gengið gríðarlega vel og önnur 20% sögðu bara fínt. “Miklu meira næði”. Í fjarvinnu gengu samskipti við stjórnenda betur? Hvað af eftirfarandi finnst þér lýsa kostum fjarvinnu? Allir voru spurðir og allir á því að þetta gekk vel. Sérðu fjarvinnu sem fjarvinnu eða mögulega kvöð? Flestir sáu möguleika í tækifæri. Hvers saknarðu mest? Samstarfsfélaga, hittast í mat o.fl.
Advania fjárfesti í alvöru fjarfundarbúnaði. Mesta áskorunin liggur í fundi sem er blandaður þ.e. þegar sumir eru heima og aðrir í vinnunni. Þá er mikilvægt að gleyma ekki þeim sem er ekki á fundinum og hægt að fjárfesta í búnaði. Gefin var út fjarvinnustefna; gera starfsmönnum kleift að vera til staðar fyrir barnið sitt eða maka, gera starfsfólki kleift að nýta tímann betur, draga úr kostnaði við ferðir. En af hverju að forma þetta með samningi? Punkturinn með því er sá að fyrirtækið Advania er að commita á það að starfsmenn hafi rétt á að vinna heima hjá sér 40% af vinnutíma sínum. Svona vilja þau vinna í framtíðinni. Þar sem 80% starfsmanna segja að heimavinna gangi vel þá hlýtur þetta að vera í lagi. Fjarvinna getur því orðið að staðaldri og þá styður kúltúrinn við það. Enginn verður útundan og spurningin hvernig þetta mun ganga. Þú færð góðan skjá, lyklaborð, internettenginu og Advania samdi við birgja varðandi skrifborð og stól ef einhverjir vilja nýta sér það. Advania greiðir ekki fyrir skrifborð og stóla. Hagsmunir fyrir fólk eru gríðarlegir að geta unnið í fjarvinnu. Í samningi stendur að þetta sé allt gert í samráði við næsta yfirmann. Þess vegna er ekki miðstýrt hvenær hver og einn eigi að mæta í vinnu. Það eru því ekki fyrirfram ákveðnir dagar hvenær eigi að vera á skrifstofunni og hvenær heima.
BREYTT TÍMASETNING: Vinnustofa með Lisu Bloom 6. febrúar