Verkefnastjórnun eða verkefnavinna
Við hefjum veturinn á kynningu á mikilvægi verkefnisskilgreininga og verkefnisáætlana sem grunninn að góðri verkefnastjórnun. Áhersla kynningar verður hvort verkefnastjórar skilgreini hlutverk sitt sem verkefnavinnu og verkefnastjórnun.
Fyrirlesari: Sveinbjörn Jónsson, verkfræðingur og MPM, samræmingarstjóri fjárfestingaverkefna hjá Isavia.
Verkefnastjórnun eða verkefnavinna hóf veturinn á kynningu á mikilvægi verkefnisskilgreininga og verkefnisáætlana sem grunninn að góðri verkefnastjórnun. Áhersla kynningarinnar var á hvort verkefnastjórar skilgreini hlutverk sitt sem verkefnavinnu og verkefnastjórnun. Fundurinn var haldinn í Háskólanum í Reykjavík og fyrirlesarinn var Sveinbjörn Jónsson, verkfræðingur og MPM, samræmingarstjóri fjárfestingaverkefna hjá Isavia. Fundinum var streymt.
Sveinbjörn sagði að oft væru bestu sérfræðingarnir settir í verkefnastjórnun. Verkefnastjórar virðast fyrir mörgum aldrei gera neitt, rétt eins og stjórnandi Sinfóníunnar en það er fullt í gangi. Verkefnastjórar halda oft að valdið sé þeirra en þeir geta ekki tekið ákvörðun nema ræða við eiganda verkefnisins. Hvenær ertu í stól verkefnastjórans og hvenær í verkefnavinnunnar. Ómeðvitað er margt fólk að nýta sér verkfæri verkefnastjórnunarinnar. Sveinbjörn velti upp spurningunni hvort áætlunargerð sé óþörf? Bara tímafrek og dýr? Verkefnisáætlun dregur úr hættu á deilum, hún hjálpar verkefnisstjóranum og mikilvægt að nýta hana sem samskiptatæki. Áætlunin er samskiptatæki, staðfestir skilninginn, kemur auga á vandamál og sett eru upp viðmið um að mæla frammistöðu.
En hvernig á að byrja verkefnið. Sveinbjörn sýndi einfalda skilgreiningu á einfaldri uppbyggingu, því minna – því betra. Eitt sem er mjög mikilvægt er að nota sama „subject“ í tölvupósti varðandi sömu verkefni. Rétt heiti er gríðarlega mikilvægt þannig að allir skilji hvaða verkefni er verið að tala um hverju sinni, best er að hafa lýsandi titil á heiti verkefnisins. Þessi einfalda uppbygging felst í 1.heiti verkefnisins 2.tilgangur, grunnhugmynd og réttlæting verkefnis 3. Afmarkanir, tíma,kostnaðar-eða umhverfis 4.afurðir sem verkefnið á að skila. Hvað á að koma út úr verkefninu (deiliverables) 5. Eigandi verkefnis 6.bakhjarl 7.verkefnisstjóri 8.þátttakendur.
Sveinbjörn tók dæmi um einfaldan hlut í flest öllum fyrirtækjum eins og haustferð. Einhver verður eigandi haustferðarinnar – hverju á hann að skila? Er einhver þörf á að búa til verkefni í kringum eina haustferð? Jú, það verður að búa til afmarkanir eins og kostnaður o.fl.
Uppbygging verkefnisáætlunarinnar er mikilvæg. Verkefnisgreinar, markmið og árangursmælikvarðar, meginrás, tímaáætlun, kostnaðaráætlun, skipurit verkefnis, framkvæmd, samvinna. Mikilvægt er að ákveða hvort nota eigi Trelló eða e-mail. Allt um þetta má sjá í bókinni þeirra Helga og Hauks. Gera þarf áhættugreiningu, hvað getur farið úrskeiðis og hver á árangurinn að vera.
Umtalaðasta verkefnastjórnunarslysið var í Bretlandi 2011 200billjón pund sem varðaði rafrænar sjúkraskrár. Það sem klikkaði var að aldrei var rætt við lækni í öllu ferlinu. Á Íslandi var mikið rætt um þegar Strætó tók við að keyra fatlaða, þá var ekki unnið nægilega með notendum en þetta er verkefni sem búið er að laga. Gríðarlega mikilvægt er að fá stuðning yfirstjórnar. Þeir þættir sem hafa áhrif á árangur eru 1. Vinna með notendum 2. Stuðningur yfirstjórar 3.skýr markmið 4.skýrar kröfur.
Óbeinn kostnaður er oft gríðarlega vanmetinn. Dæmi um slíkan kostnað eru fundir starfsmanna t.d. fyrir árshátíð o.fl. hvað kostar að fá 6 menn í eina klukkustund. Standandi fundir eru mikilvægir því þeir stytta fundartímann. Gott er að setja upp bjöllu og er henni hringt ef fólk er að fara of nákvæmt í verkefni. Stuttir ræsfundir eru líka mikilvægir. Einnig er mikilvægt að loka verkefninu formlega en því er oft sleppt vegna þess að nýtt verkefni er hafið. Verkefnið er ekki búið fyrr en því hefur verið lokið formlega, hvað tókst vel? Hvað tókst illa? Hvað vantaði? Bera saman áætlun og raun. Við eigum að fagna mistökum, þau gerast. En að gera sömu mistökin aftur og aftur, það gengur ekki upp. Muna líka að fagna áfanganum.
Sveinbjörn endaði fyrirlesturinn sinn á því að ræða hvort þú þarft að vera sérfræðingur í verkefni sem þú stýrir. Niðurstaðan var sú að verkefnastjórinn er að stýra verkefninu en ekki að vera sérfræðingurinn. Verkefnisstjóri á aldrei að gera áætlun einn. Þeir sem eiga verkefnið eiga að gera hana. Verkefnisstjóri ver 90% af tímanum sínum í samskipti, halda utan um verkefnið.
Click here to join the meeting
Sóley Ragnarsdóttir kemur og kynnir niðurstöður lokaritgerðar sinnar um Sjálfsvitund stjórnenda. Umfjöllun um sjálfsvitund stjórnenda er fremur ný af nálinni í stjórnendafræðum en lengi hefur verið fjallað um mikilvægi tilfinningagreindar stjórnenda.
Í ritgerðinni er rakið hvers vegna sjálfsvitund stjórnenda er sérlega mikilvæg fyrir vinnustaði sem og stjórnendurna sjálfa. Farið er yfir hversu mikil áhrif stjórnendur hafa á starfsmenn sína, bæði verkefnalega séð sem og tilfinningalega og það kemur fram að í raun hafa stjórnendur miklu meiri áhrif á starfsfólk en oft hefur verið talið. Þess vegna skiptir framkoma og hugarheimur stjórnenda svo gríðarlegu miklu máli, þ.e. sjálfsvitund þeirra. Það sem ritgerðin snýst um í grunninn er að því meiri sjálfsvitund sem stjórnandi hefur því meiri ánægja er hjá starfsmönnum hans sem leiðir til betri frammistöðu þeirra. Þetta samþættast svo í betri árangri fyrir vinnustaðinn. Það er því til alls að vinna að gera stjórnendur meðvitaða um betri sjálfsvitund.
Í ritgerðinni er gerð grein fyrir niðurstöðu könnunar sem gerð var meðal stjórnenda á Íslandi en þar kemur meðal annars fram að flestir stjórnendur telja sig hafa góða sjálfsvitund . Hins vegar er fjallað um það í umræðukafla hvers vegna ástæða er til að draga það sjálfsmat að einhverju leyti í efa. Bent er á umfangsmikla rannsókn sem gerð var í Bandaríkjunum þar sem fram kom að 95% fólks telja sig hafa góða sjálfsvitund en að raunin sé sú að einungis 12-15% hafi raunverulega góða sjálfsvitund. Það er því raunverulega ástæða til að efla frekar þekkingu á sjálfsvitund.
Um fyrirlesara:
Sóley er lögfræðingur í grunninn og fór svo í mastersnám í verkefnastjórnun hjá Háskóla Íslands þaðan sem hún útskrifaðist sl. vor með MSc gráðu. Í náminu lagði hún sérstaka áherslu á mannauðs- og stjórnendafræði sem leiddu til skrifa um sjálfsvitund stjórnenda.
Sóley starfar nú sem deildarstjóri á skrifstofu forstjóra hjá Lyfjastofnun.
Click here to join the meeting
Dagskrá:
09:00 – 09:05 Bryndís Pjetursdóttir, stjórnarmeðlimur faghóps um breytingastjórnun kynnir faghópinn og stýrir fundinum
09:05 – 09:20 Ágúst Kristján Steinarrsson, stjórnunarráðgjafi hjá Viti ráðgjöf, segir frá leit sinni að breytunni þ.e. leit hans að lyklinum að árangri í breytingum og lærdómi sem hefur hlotist á 20 ára starfsferli. Hugleiðingar hans eru einfaldar en á sama tíma praktískar og hugvekjandi.
09:20 – 09:50 Brynjar Már Karlsson, forstöðumaður Project Delivery Center hjá Icelandair, segir frá hvernig breyttar áherslur í verkefnastjórnun hefur haft gríðarleg áhrif á árangur og niðurstöður verkefna hjá fyrirtækinu. Hann veitir innsýn í hvernig skipulag, forgangsröðun og aðhald í verkefnum fer fram við innleiðingu þverfaglegra breytinga hjá Icelandair.
09:50 – 10:00 Umræður og spurningar
Því miður þarf að fresta þessum viðburði sem verður aftur á dagskrá seinna. Áslaug Ármannsdóttir Markþjálfi fjallar um það hvernig markþjálfun getur ýtt undir persónulegan vöxt og aukið seiglu starfsmanna í stjórnun verkefna.
Vegna óviðráðanlegra aðstæðna er þessum viðburði frestað.
Just over one year on from start of the global pandemic, what are the lessons learned for agile professionals? This presentation takes a critical look at the practice of agile project management; its pre-pandemic strengths and weaknesses, and the blueprint for Agile 4.0 which is emerging as we enter a new hybrid team and organisational reality. How far will distance be an enabler and disabler for agile performance? What will hybrid leadership look and feel like in practice?
In this presentation, Bob Dignen, an international leadership coach, and Jaroslaw Walaszek, Head of IT at Ringier Axel Springer in Poland, go head to head to explore the lessons we need to learn from the pandemic experience and the opportunities for both leadership and agile practice to evolve to meet the demands of a hybrid future.
Bob Dignen, international leadership coach, International Leadership Performance (UK)
Jaroslaw Walaszek, Head of IT, Ringier Axel Springer (Poland)
Stjórn faghóps um verkefnastjórnun boðar hér til aðalfundar fyrir starfsárið 2021-2022. Farið verður yfir ýmis málefni er varðar faghópinn ásamt því að kjósa nýja stjórn og formann.
Dagskrá fundar:
Þeir sem hafa áhuga á að taka að sér formennsku stjórnar eða fara í stjórn geta haft samband við Önnu Kristínu Kristinsdóttur, formann stjórnar faghópsins, í gegnum netfang annakk86@gmail.com eða í síma 692-5252.
