Mikill fjöldi var á fundi Lean faghópsins í morgun í KPMG. Þórunn M. Óðinsdóttir, stjórnunarráðgjafi og starfsmaður KPMG hóf kynninguna á góðri kynningu á Stjórnvísi. Þórunn var í hópi þeirra sem stofnuðu faghóp um Lean hjá Stjórnvísi og var formaður hópsins í nokkur ár. Hún var í varastjórn félagsins og er nú í aðalstjórn þess. Þórunn segir Lean Management vera hugmyndafræði. Kjarninn er að veita viðskiptamanninum nákvæmleg þá vöru/þjónustu í þeim gæðum á því verði á þeim tíma sem hann óskar eftir með því að virkja alla starfsmenn til stöðugra umbóta. Þórunn tók góða dæmisögu um muninn á umferðaljósum og hringtorgum. Umferðaljósin stjórna en hringtorgin setja stjórnina á bílstjórana sem aka í umferðinni.
Til er frábær tékklisti til að sjá hvar við bætum flæði sem Þórunn nefnir 7 tegundir sóunar. 1 „Bið“. Bið er sóun. 2. Gallar; gallar eru t.d. tölvupóstur sem er ekki nægilega skýr. Upplýsingar sem eru ekki nægilega skýrar. 3. Hreyfing (þrátt fyrir að hreyfing sé góð þá þarf að passa upp á að hún sé ekki of mikil). 4. Flutningur (prentari sem er staðsettur á annarri hæð en viðkomandi er) Passa þarf sig á að vera ekki með sóun í því að láta fólk vera að hlaupa upp og niður. 5. Offramleiðsla. Það er þegar verið er að framleiða of mikið af gögnum, upplýsingum. (passa sig á að hlaða ekki of miklum upplýsingum á fólk) einungis senda það sem þarf. 6. Birgðir. Birgðir er tölvupóstur sem bíður eftir að vera svarað, rusl í tunnu 7. Vinnsla. Vinnsla er þegar tólin og tækin eru ekki nógu góð þannig að við þurfum að vera að gera miklu meira en þarf. Stundum eru tölvurnar orðnar of hægar eða kerfin virka ekki nægilega vel.
En síðan er það mannauðurinn. Vannýttur mannauður eru starfsmenn sem eru ekki að fá að njóta sín sem best. Þau vantar þjálfun og þarna liggja mikil tækifæri. Ástæðan getur verið að álagi er ekki rétt dreift, starfsþróun vantar.
Hvar er biðtími á heimilinu; uppþvottavélin er biðtími vegna þess að leirtau er sett í vask eða við vél því hún er að þvo.
Í lean er leitað að umbótatækifærum í allri starfsemi fyrirtækisins; ferlum, stjórnstrúktúr, stjórnarháttum, starfsumhverfi og tenginum við birgja og viðskiptavini. Í lean er líka áhersla á að stytta tímann frá því að fyrirtæki þarf að greiða fyrir vörur sínar þar til að það fær greitt frá viðskiptavininum. Ætlast er til að gerð séu mistök í vinnunni? Lykilhugtök við umbótavinnu eru 1.stöðugar umbætur 2. Flæði 3.Sóun 4.Gæði 5.Stöðlun 6. „Pull system“. (t.d. í prenthylkjum setja miða þegar þau eru keypt á næst aftasta þar sem stendur „panta meira“.) Í lean eru tvenns konar viðskiptavinir, innri og ytri. Ef ég afhendi einhverjum eitthvað hvort heldu er innan/utan vinnustaðarins þá er hann orðinn viðskiptavinur af t.d. gögnum.
Í leanheiminum er fullt af aðferðafræðum. VMS töflur er yfirleitt það verkfræði sem byrjað er að nota. Töflurnar eru gott fyrirbæri til að byrja á. Þeir sem eru komnir lengst vita nákvæmlega hvað skiptir máli að sé mælt daglega. Þá funda allir einu sinni á dag í 15mín. Tekin er staða á lykilatriðum, skoða hvort við erum græn,gul eða rauð. Mikilvægt er að finna réttu mælikvarðana og að upplýsingar að baki þeim séu réttar. Mikil vinna fer stundum í upphafi í að vinna gögnin að baki mælikvörðunum. Mikilvægt er að hafa árangurslista og muna eftir að hrósa. Langflest fyrirtæki koma frekar illa út úr hrósi og því er mikilvægt að setja upp hrósblað. Kanban tafla - hún sýnir flæði verkefna. Dæmi: Undirbúningur - hönnun (á að halda áfram) - útboð/samningar (ef haldið er áfram er farið í útboð, ef það er samþykkt þá er gerður samningur)-framkvæmd-í uppgjöri - árangur. Kanban tafla er til að gera sér grein fyrir hvert verkefnið okkar er. Töflurnar gefa einstaka yfirsýn á meðan að excel-töflurnar eru oft gríðarlega flóknar. Virðing fyrir starfsfólki felst m.a. í því mikilvægi að geta rætt á opin og hreinskilin hátt um stöðuna eins og hún er. Value Stream Mapping - umbótavinna á ferlum. VSM er notað þegar fyrirtækið er komið langt. Þetta er umbótavinna á ferlum. Mesta áskorunin fyrir fyrirtæki er þegar verið er að skoða hvar er hægt að vinna í ferlum. Kaizen: Kai=taka í sundur ferli og breyta Zen: íhuga, gera gott. 5S-aðferðafræði. Hún byggir á að taka til, flokkað dót sem ekki þarf að nota og það sem við þurfum. Þetta er tiltektin. Síðan fer alltaf allt í drasl. Því þarf að staðla hvar á skila hverjum hlut, hvert og hvenær. Ef þetta eru göng er gengið frá þeim strax, innan dagsins, innan mánaðarins? 5S=1.sort 2.stabilize 3.shine 4. standardize 5.sustain. 5S á við alls staðar. Þórunn endaði fyrirlesturinn á einstaklega skemmtilegum leik sem fékk alla til að skilja hversu mikilvægt umbótatæki Lean er.