Opinber stjórnsýslu: Fréttir og pistlar

Gríðarlegur fjöldi alls staðar úr heiminum var á þessum fundi í gær og mikið var ánægjulegt að sjá Íslendinga á meðal þeirra. Það var faghópur um framtíðarfræði sem vakti athygli Stjórnvísifélaga á þessum fundi sem nálgast má hér. 

Fjölmenni var í morgun í Fjármála-og efnahagsráðuneytinu á fundi um stafræna vegferð á vegum faghóps um þjónustu-og markaðsstjórnun. Það var Guðlaug Dröfn Þórhallsdóttir verkefnastjóri sem fór yfir helstu verkefni, aðferðafræði og áskoranir. Með tækni er í dag hægt að gera hluti sem okkur áður óraði ekki fyrir.  Krafa hjá almenningi er sú að afgreiða sig sjálft á netinu.  Bankar, tryggingarfélag og sprotafyrirtæki eru á fullu að bjóða stafræna þjónustu.  Mikilvægt er að tryggja að það sem gert er á netinu sé jafn öruggt og venjulega afgreiðslu.  Í dag eru rafræn skilríki og Íslykillinn.  83% starfsmanna vilja geta notað stafræna þjónustu og þá er verk að vinna.  Við Íslendingar erum í 43 sæti þjóða hvað varðar stafræna opinbera þjónustu.  Ríkisstjórnin veit að við höfum dregist aftur úr og hefur sett sér stefnuyfirlýsingar.  „Að Ísland búi sig undir að mæta þeim áskournum og nýta þau tækifæri sem felast í sífellt örari tæknibreytingum“ o.fl.  Verkefnið er umfangsmikið og ástandið mismunandi. Við erum að koma okkur úr fortíð yfir í nútíð.  Hlutverk verkefnastofu er vel skilgreint og er notandinn ávallt í forgrunni. Stofnanirnar eru 160  og starfsmenn eru 9 í verkefnastofu.  Skilgreint er hvaða vandamál er nákvæmlega verið að leysa. Það er gert með því að horfa á notandann, ryðja úr huga öllu sem er í veginum, virkja hugmyndaflugið og setja allar hugmyndir fram á borðið.  Varðandi vinnustofur að greina ferlið, þá eru þar sérfræðingar, notendur, lögfræðingar, tölvunarfræðingar. Mikilvægt er að hafa lögfræðinginn nálægt sér.  Lausnir eru búnar til sem þjóna notandanum.  Tekin eru viðtöl og gerðar kannanir til að sjá hvað er verið að leysa.  Í dag þurfa notendur að fara á marga staði sem er kaótískt.  Notandinn treystir því að með því að nota rafræna þjónustu þá sé allt á sama stað.  Nú er verið að vinna í 3 verkefnum til 2010.  Það fyrsta er miðlæg þjónustugátt, allir geti fengið allar upplýsingar um sig á einum stað.  Þar er pósthólf sem hefur að geyma allt sem kemur frá hinu opinbera.  En forsendan fyrir því að svo sé hægt er að tengja alla inn á þessa sömu síðu.  Áskorunin í dag er að finna leið til að tengja þetta allt saman.  Mikilvægt er að allir fari inn á Island.is og kíki í pósthólfið sitt.  Sú vefsíða hefur verið til í 10 ár.  Verið er að endurhanna þennan vef bæði útlitslega og í innihaldi.  Stefnt er að því að ekki þurfi aftur og aftur að slá inn sömu upplýsingum í kerfið. Búið er að gera samstarfssamning við Strauminn sem er þróaður af Eistum og Finnum. Á www.stafraent.island.is er hægt að fylgjast með á næstunni hvað er að gerast og voru allir hvattir til að fylgjast þar með.  

Stafræn vegferð Reykjavíkurborgar – með upplifun notandans að leiðarljósi var yfirskrift fundar á vegum faghópa um lean, þjónustu-og markaðsstjórnun og verkefnastjórnun hjá Reykjavíkurborg í morgun.

Þröstur Sigurðsson deildarstjóri kynnti starfsemi Rafrænnar þjónustumiðstöðvar Reykjavíkurborgar og hvernig unnið er gegn sílómyndunum og hvatt til þátttöku fleiri aðila í rafvæðingu ferla með það að leiðarljósi að skapa jákvæða upplifun fyrir notendur, bæði borgarbúa og starfsfólk borgarinnar.  Þröstur upplýsti að Rafræn þjónustumiðstöð tók til starfa 2.janúar 2017 og er hún hluti af Snjallborgarvæðingu borgarinnar. Þröstur sýndi áhugavert myndband og vísaði í Paul Boag og bækurnar hans „User Experience Revolution og Digital.  Lykilorðin sem þau vinna eftir eru: einfalt, smart, praktískt og upplýsandi.   Gov.uk er vefuri sem allir ættu að skoða því hann er einstaklega notendavænn.  Þröstur kynnti einstaklega áhugavert verkefni „Indriði“ sem er húsvarðakerfi Reykjavíkurborgar.  Indriði er alltaf á vakt í gegnum workplace og sameinar allt starfskerfi borgarinnar.  Hann spyr hvert vandamálið sé, hvar þú sért staðsettur og setur verkefnið á húsverði borgarinnar.  Vinnan verður einfaldari með workplace.  Ýmsar áskoranir eru varðandi workplace sem felast í því að ná öllum með.  Með workplace urðu til ýmsir áhugaverðir hópar t.d. fjallgönguhópar, blak o.fl.  sem færa starfsfólkið nær hvert öðru.  Einnig sagði hann frá snjöllu ruslatunnunum sem tala (Jón Gnarr). Komnar eru nokkrar tunnur í miðbæinn sem senda skilaboð hvenær á að tæma þær.  Í dag eru 400 starfseiningar og því mikilvægt að brjóta niður síló, fólk vill vera með þeim sem það þekkir.  Með því að brjóta niður síló þá berast upplýsingar hraðar á milli og verður meira skapandi.  Einnig hafa starfsmenn verið hvattir til að koma með lélegar hugmyndir því með því að gera það koma góðar hugmyndir.  Gluggar eru notaðir til að teikna á og krota og alltaf verið að leita að rými.  Framtíðarsýnin er meiri sjálfsafgreiða og sjálfvirkni, aukin samstarf við háskóla og frumkvöðlasamfélagið, aukin notkun á IOT eða internet of things, meiri lean rekstur hjá borginni, fleiri rafrænar lausnir fyrir borgarbúa, fleiri botta fyrir ferðamenn „chat bott“ þar er hægt að sjá algengustu spurningarnar ca 30 spurningar, meiri opin gögn.  Ótrúlega margt spennandi er að gerast hjá borginni.   

Arna Ýr Sævarsdóttir, verkefnastjóri hjá Reykjavíkurborg kynnti innleiðingu þjónustustefnu borgarinnar. Arna fjallaði um breytingar á vinnulagi og hvernig notast er við aðferðafræði “design thinking”. Aðferðafræðin byggir á skapandi og stefnumótandi aðferðum til að ýta undir nýsköpun og auka upplifun notendanna.Aðferðafræðin kallar á þverfagleg teymi með aðkomu fleiri hagsmunaaðila og reynt að vinna gegn  því að mengi þátttakenda sé einsleitt.  Áttavitar framúrskarandi þjónustu voru kynntir og meginmarkmið stefnunnar.  Öll þjónustuveiting skal hafa markmiðin að leiðarljósi.  Varðandi innleiðingu stefnunnar þá er stóra myndin 10.000 starfsmenn, 400 starfsstöðvar, 5 svið o 4 miðlægar skrifstofur og óteljandi þjónustuþættir.  Þjónustan er ekki eingöngu gagnvart íbúunum heldur einnig gagnvart starfsmönnum sem starfa á 400 starfsstöðvum.  Ákveðið var að ráða þrjá verkefnastjóra sem bera ábyrgð á innleiðingu stefnunnar ásamt því að vera í stanslausum umbótaverkefnum.  En heimurinn er að breytast stöðugt og kröfur um hæfi starfsmanna sífellt að breytast.  Notandinn er sífellt settur í fyrsta sæti og sérfræðingurinn reiðubúinn til hliðar.  Arna kynnti lykilþætti í Design Thinking sem eru samhygð, nýsköpun, upplifun og samþætting.  Módelið er: greining(hver er staðan), hönnun umbótaverkefna (hvað viljum við gera? Prófun (hvernig viljum við gera það?) innleiðing (hvað virkar). Alltaf þarf að endurskoða stöðugt, stanslausar umbætur.   Áður en verkefnastjórarnir hófu vegferðina var farið í að undirbúa, greina alla starfsemi borgarinnar.  Árið 2020 er það draumurinn að öll þjónusta verði hönnuð út frá notandanum.