Verklagsreglur faghópa

Verklagsreglur faghópa

Hvað felst í að vera í stjórn faghóps?  
Stjórnvísi eru grasrótarsamtök leidd áfram af kraftmiklum og metnaðarfullum einstaklingum í tuttugu og fimm virkjum faghópum.  Stjórnir faghópanna boða til funda að jafnaði einu sinni í mánuði þar sem tiltekið málefni er tekið til umfjöllunar í fyrirlestra- og umræðuformi eða á annan hátt. Fundirnir skapa vettvang fyrir stjórnendur til umræðna, auka þekkingu og styrkja tengslanetið. Árlega eru haldnir yfir 100 fræðslufundir og ráðstefnur á vegum félagsins. Flestir fundir eru stuttir og hnitmiðaðir, haldnir að morgni frá kl.08:30-09:45 og í hádegi frá kl.12:00-13:00. Faghópastarfið er vettvangur umræðu og miðlun þekkingar milli einstaklinga og fyrirtækja og tengslanet styrkist.  

Ábyrgð og hlutverk stjórnar faghópa

• Stjórn faghóps ber ábyrgð á að aðalfundur sé haldinn og að á aðalfundi sé kosin stjórn faghóps og ber ásamt framkvæmdastjóra Stjórnvísi ábyrgð á að verklagsreglu þessari um stjórnun viðburða sé fylgt.
• Stjórn faghóps útbýr dagskrá fyrir komandi starfsár faghópsins. Mikilvægt er að setja fundi sem fyrst inn á dagatal
• Stjórnarmeðlimir faghóps séu  virkir í starfi Stjórnvísi, þ.e.
• Innan faghóps, við undirbúning og framkvæmd viðburða
• Í faghópasamfélagi/samstarfi við aðra faghópa
• Innan Stjórnvísi, s.s. vegna skipulagsfunda, þjálfunar og öðru á vegum Stjórnvísi.
• Upplýsa aðila faghópsins um áhugaverða viðburði innanlands sem utan 

Ábyrgð og hlutverk formanna faghópa

• Formaður faghóps boðar til aðalfundar faghóps. Aðalfundur skal haldinn á tímabilinu mars-apríl ár hvert. Á aðalfundi sé a.m.k. eftirfarandi tekið fyrir:

1. Kosning stjórnar
2. Viðmiðunarfjöldi í stjórn, þ.e. í stjórn faghóps geta verið allt frá 4-10 manns
3. Samsetning í stjórn, þannig að í henni séu aðilar frá ólíkum fyrirtækjum/stofnunum/háskólasamfélaginu
4. Dagskrá faghópsins sl. starfsár.

• Formaður faghóps í samstarfi við stjórn faghóps, annast upplýsingastreymi til stjórnar og skrifstofu Stjórnvísi.
• Þjálfi nýja aðila í stjórn í að stofna sína fyrstu viðburði og sjá til að bæta inní Teams, Facebook hjá Stjórnvísi. 

Stjórnun viðburða 

Þegar óskað er eftir fyrirlesara er gott að senda stuttan póst. Þegar búið er að staðfesta viðburð við fyrirlesara skal senda honum póst sem inniheldur helstu upplýsingar um hvar fundurinn verður haldinn, tímalengd, hvar viðburðurinn verður auglýstur, fyrirkomulag, upphafsglæru o.fl.  

1. Fundarboð
2. Auglýsing á viðburði 
3. Undirbúningur fyrir fund
4. Fundur haldinn
   1. Býður fundargesti velkomna, minnir á að hægt sé að bóka viðburði í staðfestingarpósti.  
   2. Kynnir tilgang og hlutverk Stjórnvísi ásamt því að kynna hvaða faghópur/ar halda fundinn 
   3. Kynnir fyrirlesara, tímalengd og efni fundar 
   4. Biður þátttakendur um að kynna sig með nafni og fyrirtæki þegar þeir varpa fram spurningum.
   5. Þakka fyrirlesara  
   6. Þakka fundargestum fyrir þátttöku  
   7. Minna á næsta fund hjá faghópnum.
   8. Frágangur fundar

• Ábyrgðaraðili viðburðar stofnar viðburð á heimasíðu Stjórnvísi í samræmi við fyrirliggjandi dagskrá vetrarins.
• Þegar dagsetning og tímasetning er ákveðin er góð vinnuregla að athuga hvort viðburður stangist nokkuð á við annan viðburð innan Stjórnvísi og ef svo er velja aðra dagsetningu og/eða tímasetningu ef möguleiki er. 
• Sjá „Leiðbeiningar fyrir stjórnendur faghópa". 
• Ábyrgðaraðili ræðir við fyrirlesara hvort veitingar verði í boði á viðburðinum, í það minnsta vatn og aðgangur kaffi.
• Þegar viðburður er stofnaður skal setja inn eftirfarandi upplýsingar á www.stjornvisi.is (allir stjórnendur í faghópum geta stofnað viðburði á www.stjornvisi.is)  og einnig á Facebook síðu Stjórnvísi (einungis formenn faghópa geta sett inn viðburði á Facebook). 
• Nafn viðburðar 
• Taka fram ef viðburði er streymt
• Lýsing á viðburði: Um hvað er fundurinn og fyrir hverja
• Nafn/nöfn fyrirlesara 
• Hámarksfjöldi þátttakenda (ef við á) 
• Staður  
• Dagsetning.

• Um leið og viðburður hefur verið stofnaður er hægt að auglýsa hann beint til faghópsins.
• Allir formenn faghópa hafa aðgang að Facebook-síðu Stjórnvísi og geta stofnað viðburðinn einnig þar sem eykur sýnileika og hann nær til miklu fleiri.  Formið er einstaklega auðvelt og tekur stutta stund að fylla út.  Um leið og viðkomandi bókar sig á fund þá fer hann í gegnum slóð sem leiðir hann á Stjórnvísisíðuna www.stjornvisi.is   Mikilvægt er að fram komi í titli á Facebook að um Stjórnvísiviburð sé að ræða og einnig að taka fram í lok lýsingar eftirfarandi:  "Öll eru velkomin á Stjórnvísiviðburði sér að kostnaðarlausu". Í Stjórnvísi eru í dag um 4500 stjórnendur frá 400 fyrirtækjum sem greiða árgjaldið. Stjórnvísi er í eigu síns félagsfólks og rekið án fjárhagslegs ávinnings". 

• Leiðbeiningar varðandi streymi af viðburðum:

  1. Ferð á facebook í símanum þínum.
  2. Leitar að Stjórnvísi
  3. Velur Create a post
  4. Write something:  Skrifar nafnið á fyrirlestrinum
  5. Smellir á „Live video“ og Start Live Video.
  6. Þegar viðburðinum er lokið slekkurðu á streyminu og geymir það.  Þ.e. deilir/póstar því.  Þannig geta allir skoðað það sem misstu af fundinum sjálfum á þeim tíma sem þeim hentar.
  7. Til þess að sambandið sé stöðugt er gott að fá aðgengi að innra neti fyrirtækisins sem streymt er frá. 
• Skrifstofa Stjórnvísi sér um að auglýsa viðburðinn m.a. með tölvupósti með dagskrá vikunnar.

• Ábyrgðaraðili viðburðar sækir sniðmát af glæru af vef Stjórnvísi sjá "Stjórnir faghópa - glærur - sniðmát af glæru 
• Í framhaldi sendir ábyrgðaraðili fyrirlesara glæru sem skal vera sýnileg þegar viðburður hefst. 
• Mikilvægt er að ábyrgðaraðili viðburðar láti fyrirlesara vita um reglur varðandi almenna kynningu á fyrirtækjum og/eða vörum, þ.e. að kynning á viðburði má ekki taka nema örfáar mínútur.  
• Hvatt er til svigrúms til tengslamyndunar að fundi loknum þ.e. gefa tíma til tengslamyndunar.  
• Daginn fyrir viðburð upplýsir ábyrgðaraðili fyrirlesara um fjölda þátttakenda
• Ábyrgðaraðili viðburðar mætir a.m.k. 10 mínútum fyrir auglýstan tíma. 
• Fundur settur með því að ábyrgðaraðili býður fundargesti velkomna. 

• Ábyrgðaraðili slítur fundi með því að:
• Ábyrgðaraðili óskar eftir glærum frá fundinum frá fyrirlesara og vistar það undir viðburðinum á heimasíðu Stjórnvísi.  Hér er hægt að tengjast fyrirlesar á Linkedin. 

• Bestu kveðjur fyrir hönd þjónustu- og markaðshóps Stjórnvísi.

  (Nafn ábyrgðaraðila t.d. á LinkedIn.) 
  
  
• Ef faghópurinn þarf á sal að halda þá er hægt að bóka sali hjá eftirfarandi aðilum:
  • Fræðslumiðstöð Iðunnar,  hildur@idan.is
  • Háskólinn í Reykjavík, sigurlaugs@ru.is
  • Innovation House, gunnhildur@stjornvisi.is 
  • Endurmenntun Háskóla Íslands, solly@hi.is
  • Tæknisetur (áður Nýsköpunarmiðstöð Íslands), 

  • Tæknisetur, Árleyni 8, Guðbjörg Hrönn Óskarsdóttir, agusta@dte.is 

• Texti:  Sæl og blessuð. Eigið þið lausan sal fyrir neðangreindan viðburð á vegum Stjórnvísi? 

Aðkoma stjórnar Stjórnvísi

• Stjórn Stjórnvísi endurskoði árlega á vorfundi þessar verklagsreglur og kynni þær á „kick-off“ fundi faghópa að hausti.

 Stjórnvísi hvetur faghópa ávallt til þess að hafa fjölbreytileika og jafnrétti í fyrirrúmi.