Val á bókhalds- og upplýsingakerfi
Að velja nýtt bókhalds- og upplýsingakerfi er vandasamt verk og í raun er það eitt af grundvallaratriðum fyrir velgengni fyrirtækisins. Því miður eru enn of margir stjórnendur sem líta á bókhalds- og upplýsingakerfið sitt sem kostnaðarlið sem ber að halda í lágmarki. Þeir einblína fyrst og fremst á verð umfram getu og sitja þ.a.l. uppi með kerfi sem einungis er nýtt sem bókhaldskerfi, en ekki sem upplýsingakerfi. Slík hugsun og fjárfesting verður því aldrei annað en kostnaður. Dæmi eru líka um stjórnendur sem hafa offjárfest í slíkum kerfislausnum og keypt kerfi sem fyrirtækið hefur ekki þörf fyrir. Slík fjárfesting getur líka endað uppi sem kostnaður.
Kúnstin er að velja rétta kerfið fyrir reksturinn, þ.e.a.s. kerfi sem tekur ekki bara við upplýsingum heldur getur einnig unnið úr og birt verðmætar upplýsingar til baka. Rétt bókhalds- og upplýsingakerfi er það kerfi sem hentar stærð og starfssemi fyrirtækisins, getur vaxið með fyrirtækinu og getur fallið að stefnu þess. Rétt bókhalds- og upplýsingakerfi borgar sig upp með því að geta gefið til baka verðmætar upplýsingar um reksturinn svo að hægt sé að taka réttar ákvarðanir á réttum tíma.
Það er til hafsjór af lausnum á þessu sviði og alls ekki sjálfsagt mál að stjórnendur fyrirtækja séu færir um að velja rétta kostinn einir og óstuddir. Til þess eru til óháðir ráðgjafar sem hafa sérþekkingu á þessum hlutum, eru með menntun og jafnvel áratuga reynslu sem þeir geta miðlað til stjórnenda. Sú fjárfesting að fara í markvissa þarfagreiningu og fá rétta ráðgjöf getur ráðið úrslitum um það hvort val á bókhalds- og upplýsingakerfi verði bara kostnaður eða hagsældarskref.
Halldór Kr Jónsson
Viðskipta- og kerfisfræðingur
Sérfræðingur í upplýsingatæknimálum
